Cestovní náhrady zaměstnance kompenzují výdaje, které zaměstnanci vzniknou na pracovní cestě: jízdné, ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje. Zákoník práce stanoví, kdy na ně vzniká nárok a jaké je minimum, sazby pro kilometrovné a stravné vyhlašuje každý rok ministerstvo práce vyhláškou. Firmy mohou dát víc, stát jako zaměstnavatel má pevnější pravidla. Jak náhrady fungují a kdy podléhají dani, shrnuje tento přehled.
Ve zkratce
- Na pracovní cestu lze zaměstnance vyslat jen na základě dohody s ním.
- Povinné náhrady jsou jízdní výdaje, ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje.
- Stravné se platí ve třech pásmech podle délky cesty, od 5 hodin.
- Kilometrovné za vlastní auto náleží jen při jízdě na žádost zaměstnavatele.
- Vyúčtování se předkládá do 10 pracovních dnů po skončení cesty.
- Náhrady v zákonném limitu nejsou předmětem daně ani pojistného.
Co je pracovní cesta
Podle § 42 zákoníku práce je pracovní cesta časově omezené vyslání zaměstnance mimo sjednané místo výkonu práce. Vyslat ho lze jen na dobu nezbytné potřeby a jen na základě dohody, často už v pracovní smlouvě. Za pracovní cestu se pro účely náhrad považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště, tedy mimo obec, kde zaměstnanec obvykle začíná práci, a mimořádná cesta mimo rozvrh směn.
Kdy je potřeba souhlas pro každou cestu
Těhotné zaměstnankyně, rodiče dětí mladších devíti let, osamělí rodiče dětí do patnácti let a lidé pečující o osobu závislou musí souhlasit s každou cestou mimo obec pracoviště nebo bydliště. Obecný souhlas v pracovní smlouvě u nich nestačí. Podmínky cesty, tedy čas, místo, způsob dopravy a ubytování, má zaměstnavatel určit předem, zpravidla písemně.
Jaké náhrady náleží
Zaměstnanci náleží náhrada jízdních výdajů, výdajů za ubytování, stravné a nutné vedlejší výdaje, například parkovné nebo poplatky. Při delších cestách také jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny. Ubytování a vedlejší výdaje se hradí v prokázané výši, pokud odpovídají podmínkám cesty. Zaměstnavatel může dát i další náhrady, za cestovní náhrady se ale považují jen ty, které uvádí zákon.
| Náhrada | Jak se počítá |
|---|---|
| Jízdné hromadnou dopravou | v prokázané výši |
| Vlastní auto na žádost zaměstnavatele | základní náhrada za kilometr a náhrada za pohonné hmoty |
| Vlastní auto jen se souhlasem | cena jízdenky za určený hromadný spoj |
| Ubytování | v prokázané výši |
| Stravné | podle délky cesty ve třech pásmech |
| Nutné vedlejší výdaje | v prokázané nebo obvyklé výši |
Stravné
Stravné se poskytuje za každý kalendářní den cesty ve třech pásmech: při cestě od 5 do 12 hodin, déle než 12 a nejvýš 18 hodin a déle než 18 hodin. Zákon a vyhláška stanoví u firem minimum, vyšší stravné lze sjednat. Pokud zaměstnanec dostane jídlo zdarma, stravné se za každé jídlo krátí až o 70, 35, nebo 25 procent podle pásma. Nižší krácení musí zaměstnavatel určit předem.
Zahraniční cesty
U zahraniční cesty náleží zahraniční stravné v sazbě podle státu, kde zaměstnanec v daném dni strávil nejvíc času. Plná sazba platí při pobytu v zahraničí nad 18 hodin, dvě třetiny nad 12 hodin a třetina při kratší době. Sazby pro jednotlivé státy vyhlašuje ministerstvo financí. Kapesné je možné, ale ve firmách na něj není zákonný nárok.
Cesta vlastním autem
Když zaměstnavatel zaměstnance požádá, aby jel vlastním autem, náleží mu základní náhrada za každý kilometr a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Cena paliva se počítá podle dokladu o tankování, a když ho zaměstnanec nemá, podle průměrné ceny z vyhlášky. Když auto použije jen se souhlasem místo hromadné dopravy, dostane pouze cenu jízdenky. Sazby se vyhlašují každý rok a při velké změně cen paliv i během roku.
Záloha a vyúčtování
Zaměstnavatel musí poskytnout zálohu až do předpokládané výše náhrad, pokud se nedohodnou jinak. Zaměstnanec do 10 pracovních dnů po skončení cesty předloží doklady a vrátí nevyčerpanou zálohu. Zaměstnavatel pak do 10 pracovních dnů od předložení dokladů náhrady vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty lze dohodou změnit. Co všechno zaměstnanec firmu stojí, popisuje článek o nákladech na zaměstnance.
Daně a odvody
Cestovní náhrady v limitu stanoveném pro zaměstnance placené platem nejsou podle zákona o daních z příjmů předmětem daně a nezapočítávají se ani do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění. Co firma vyplatí nad tento limit, se zdaní jako mzda. Podnikatelé, kteří si cesty uplatňují sami v daňovém přiznání, mají vlastní pravidla.
Firmy a státní sféra
Firmy smějí dát vyšší kilometrovné i vyšší stravné a nižší krácení za jídlo. Ve veřejné sféře je stravné dané rozpětím, krácení za jídlo je pevné a při dvou nebo třech bezplatných jídlech stravné vůbec nenáleží. Náhrady lze také paušalizovat, tedy určit pevnou měsíční nebo denní částkou podle průměrných podmínek.
Dohody o práci
Lidé na dohodu o provedení práce nebo o pracovní činnosti mají nárok na cestovní náhrady jen tehdy, když je v dohodě sjednané právo na ně a pravidelné pracoviště. Rozdíly mezi dohodami popisuje článek DPP, nebo DPČ.
Sedm omylů o cestovních náhradách
- Na cestu mě zaměstnavatel může poslat kdykoli. Je potřeba dohoda.
- Stravné se platí až od 12 hodin. U zaměstnanců od 5 hodin, 12 hodin platí pro podnikatele.
- Za vlastní auto mám vždy kilometrovné. Jen když jedu na žádost zaměstnavatele.
- Jídlo zdarma na stravné nemá vliv. Stravné se za ně krátí.
- Na vyúčtování mám neomezeně času. Doklady se předkládají do 10 pracovních dnů.
- Náhrady se vždy zdaní. V zákonném limitu nejsou předmětem daně.
- Dohodář má náhrady automaticky. Musí je mít sjednané v dohodě.
Časté otázky
Musím na pracovní cestu jet?
Jen pokud jste se na tom se zaměstnavatelem dohodli, často už v pracovní smlouvě. Těhotné zaměstnankyně, rodiče dětí do devíti let a osamělí rodiče dětí do patnácti let musí souhlasit s každou cestou mimo obec pracoviště nebo bydliště zvlášť.
Od kolika hodin mám nárok na stravné?
Zaměstnanec má nárok na stravné při cestě trvající aspoň 5 hodin. Stravné se platí ve třech pásmech, od 5 do 12 hodin, nad 12 do 18 hodin a nad 18 hodin. Firma může dát víc, než stanoví vyhláška, ne méně.
Kolik dostanu za cestu vlastním autem?
Když jedete na žádost zaměstnavatele, náleží vám základní náhrada za kilometr a náhrada za palivo podle dokladu, případně podle průměrné ceny z vyhlášky. Když jedete jen se souhlasem místo hromadné dopravy, dostanete cenu jízdenky.
Co když dostanu na cestě jídlo zdarma?
Stravné se za každé bezplatné jídlo krátí až o 70, 35, nebo 25 procent podle délky cesty. Ve firmách může zaměstnavatel předem určit nižší krácení. Ve veřejné sféře je krácení pevné a při dvou nebo třech jídlech zdarma stravné nenáleží.
Do kdy musím cestu vyúčtovat?
Doklady a nevyčerpanou zálohu předložte do 10 pracovních dnů po skončení cesty. Zaměstnavatel pak do 10 pracovních dnů náhrady vyúčtuje a doplatí. Obě lhůty se dají dohodou zkrátit i prodloužit.
Platí se z cestovních náhrad daň?
Náhrady do limitu stanoveného pro zaměstnance placené platem nejsou předmětem daně ani pojistného. Co zaměstnavatel vyplatí nad tento limit, se zdaní a pojistí jako mzda.
Úraz na pracovní cestě může být pracovním úrazem. Co dělat a jaké náhrady vám náleží, vysvětluje článek o pracovním úrazu.
Za směnu, ve které zaměstnanci vznikne stravné, už nelze uplatnit osvobozený příspěvek na stravování ve formě stravenek ani paušálu, obě plnění se za stejnou směnu nesčítají.
Mohlo by vás zajímat
Zdroje
- Zákoník práce, Zákony pro lidi (zakonyprolidi.cz)
- Cestovní náhrady při tuzemské pracovní cestě, Ministerstvo práce a sociálních věcí (mpsv.cz)
