Zálohová faktura je výzva k zaplacení části nebo celé ceny dřív, než dodavatel dodá zboží nebo poskytne službu. Daňovým dokladem není a odběratel si z ní neuplatní odpočet DPH ani ji nezaúčtuje jako náklad. Níže najdete, co se změní ve chvíli, kdy záloha dorazí na účet, kdy musí plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté platbě a do kdy, jak vypadá vyúčtovací faktura, jak postupuje neplátce a jak se záloha zaúčtuje.
Ve zkratce
- Výzva k platbě zálohy je jen žádost o peníze předem, zákon o DPH ji neupravuje a daňovým dokladem není.
- U plátce DPH vzniká povinnost přiznat daň ze zálohy dnem jejího přijetí, pokud je plnění v tu chvíli známo dostatečně určitě.
- Daňový doklad k přijaté platbě musí plátce vystavit do 15 dnů ode dne, kdy povinnost přiznat daň vznikla.
- Vyúčtovací faktura po dodání odečte zálohu a daň se z ní počítá jen z rozdílu.
- Neplátce na zálohové faktuře DPH neuvádí, jinak by ji musel přiznat.
- Samotná výzva k platbě se neúčtuje, účtuje se až skutečně přijatá nebo odeslaná platba.
Co je zálohová faktura a co není
Tento pojem v zákoně nenajdete. Zákon o dani z přidané hodnoty mluví o úplatě přijaté před uskutečněním zdanitelného plnění, tedy o penězích, které přijdou dřív než zboží nebo služba. Zálohová faktura je v praxi dokument, kterým dodavatel o takovou platbu žádá. Obsahuje obvykle částku, číslo účtu, variabilní symbol a splatnost, ale samotným vystavením nevzniká žádná daňová povinnost ani nárok na odpočet. Rozhodující je až okamžik, kdy peníze skutečně přijdou.
Proč není daňovým dokladem
Daňový doklad podle zákona o DPH dokládá plnění, které se uskutečnilo, nebo platbu, která byla přijata. Proforma v okamžiku vystavení nedokládá ani jedno, protože zboží ještě nebylo dodáno a peníze nebyly zaplaceny. Odběratel, který je plátcem, si proto z ní daň neodečte a zaplacenou zálohu musí podložit až dokladem, který mu dodavatel vystaví po přijetí platby.
Záloha a závdavek nejsou totéž
Občanský zákoník zná vedle zálohy také závdavek podle § 1808. Záloha je jen část ceny zaplacená předem a když ke smlouvě nedojde, vrací se. Závdavek má navíc zajišťovací funkci: kdo smlouvu nesplní, závdavek ztrácí, a pokud ji nesplní ten, kdo závdavek přijal, vrací ho dvojnásobně. Když tedy po odběrateli chcete platbu, která má fungovat jako jistota, je potřeba to ve smlouvě výslovně sjednat, samotný název zálohová faktura na to nestačí.
Kdy vzniká povinnost přiznat DPH ze zálohy
Základní pravidlo je v § 20a zákona o DPH. Povinnost přiznat daň vzniká ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Pokud ale plátce přijme úplatu dřív, vzniká povinnost přiznat daň z této úplaty ke dni jejího přijetí. Neplatí to, pokud plnění v den přijetí úplaty není známo dostatečně určitě. Velká novela zákona o DPH, vyhlášená jako zákon č. 461/2024 Sb. a účinná převážně od 1. 1. 2025, tento princip zachovala, takže záloha na konkrétní zakázku se u plátce zdaňuje dnem, kdy dorazí na účet.
Co znamená dostatečně určité plnění
Zákon v § 20a odst. 3 říká, že plnění je známo dostatečně určitě, když jsou známy alespoň tři věci: jaké zboží se dodá nebo jaká služba se poskytne, jaká sazba daně se uplatní a kde je místo plnění. U běžné zakázky, kde je jasné, co dodáte, za kolik a kam, jsou tyto podmínky splněné téměř vždy. Typickou výjimkou je platba, u které ještě není rozhodnuto, za co přesně bude použita, například předplacený kredit na budoucí, dosud neurčené nákupy.
Jak se ze zálohy spočítá daň
Přijatá záloha se považuje za částku včetně daně. Podle § 36 odst. 2 je základem daně částka přijaté úplaty snížená o daň, takže se daň počítá shora. Když plátce přijme zálohu 12 100 Kč na plnění v základní sazbě 21 %, je základ daně 10 000 Kč a daň 2 100 Kč. Tuto daň uvede v přiznání k DPH za období, ve kterém peníze přijal, i když zboží dodá až v dalším měsíci nebo čtvrtletí.
Daňový doklad k přijaté platbě
Jakmile plátci vznikne povinnost přiznat daň ze zálohy, musí podle § 28 zákona o DPH vystavit daňový doklad. V praxi se mu říká daňový doklad k přijaté platbě nebo k přijaté záloze. Má stejné povinné údaje jako běžný daňový doklad, jen místo dne uskutečnění plnění uvádí den přijetí úplaty, jak vyžaduje § 29 odst. 1 písm. h). Co všechno na doklad patří, rozebírá podrobněji článek o tom, jak vystavit fakturu správně.
Lhůta 15 dnů
Podle § 28 odst. 8 zákona o DPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň. U zálohy se lhůta tedy počítá ode dne, kdy platba dorazila, ne ode dne vystavení zálohové faktury ani od data splatnosti. Pokud odběratel zaplatí třeba až po splatnosti, posune se s tím i lhůta pro vystavení dokladu.
Co z dokladu plyne pro odběratele
Odběratel, který je plátcem, má nárok na odpočet daně ze zaplacené zálohy. Generální finanční ředitelství k tomu uvádí, že nárok vzniká okamžikem uskutečnění plnění, případně dnem přijetí úplaty, pokud dodavateli vznikla povinnost přiznat daň podle § 20a. K uplatnění odpočtu je ale potřeba mít daňový doklad. Když dorazí až v pozdějším období, uplatní se odpočet po jeho obdržení. Od roku 2025 navíc platí, že nárok lze uplatnit nejpozději do konce druhého kalendářního roku po roce, kdy vznikl.
Vyúčtovací faktura po dodání
Po dodání zboží nebo dokončení služby vystaví dodavatel konečný daňový doklad, kterému se v praxi říká vyúčtovací nebo konečná faktura. Uvede na něm celkovou cenu plnění a odečte zálohy, které už zdanil. Podle § 37a zákona o DPH je základem daně při uskutečnění plnění rozdíl mezi celkovým základem daně a souhrnem základů daně z přijatých záloh. Daň se tedy znovu přizná jen z doplatku, ne z celé ceny, protože z části zaplacené předem už byla přiznána.
Příklad vyúčtování
Celá zakázka stojí 60 500 Kč včetně DPH 21 %, tedy 50 000 Kč bez daně. Odběratel předem zaplatil zálohu 12 100 Kč, ze které dodavatel přiznal daň 2 100 Kč ze základu 10 000 Kč. Na vyúčtovací faktuře proto zbývá základ daně 40 000 Kč a daň 8 400 Kč, k doplacení je 48 400 Kč.
Když k plnění nedojde
Pokud zakázka padne a dodavatel zálohu vrátí, nejde už o úplatu za plnění, které by se mělo uskutečnit. Plátce, který ze zálohy přiznal daň, proto opraví základ daně a vystaví opravný daňový doklad, čímž se přiznaná daň sníží. Pravidla pro opravy základu daně upravila velká novela od roku 2025. U nestandardních situací, například u zálohy, kterou si dodavatel ponechá jako odstupné nebo smluvní pokutu, je rozumné se poradit s daňovým poradcem.
Záloha u neplátce DPH
Neplátce může zálohovou fakturu vystavit úplně stejně jako plátce, jen na ni nesmí uvádět DPH. Kdo daň na doklad napíše, přestože plátcem není, je povinen ji přiznat a zaplatit. Daňový doklad k přijaté platbě neplátce nevystavuje, protože mu povinnost přiznat daň nevzniká. Po dodání vystaví běžnou fakturu s odečtením zaplacené zálohy. Kdy se z neplátce stává povinně plátce a co to obnáší, vysvětluje přehled kdy se stát plátcem DPH.
Neplátce jako odběratel
Pokud neplátce platí zálohu dodavateli, který plátcem je, dostane od něj daňový doklad k přijaté platbě, ale odpočet si z něj uplatnit nemůže. Doklad si přesto uschovejte, protože slouží jako potvrzení platby a podklad pro daňovou evidenci nebo účetnictví. Po dodání obdrží vyúčtovací fakturu, na které je zaplacená záloha odečtena.
Jak zálohu zaúčtovat a evidovat
V podvojném účetnictví
Samotná výzva k platbě zálohy se neúčtuje, nejvýš se eviduje mimo účetní knihy. Účtuje se až platba. Dodavatel při přijetí zálohy účtuje na vrub bankovního účtu 221, případně pokladny 211, a ve prospěch účtu 324 Přijaté provozní zálohy, plátce zároveň zaúčtuje daň na účet 343. Odběratel účtuje zaplacenou zálohu na vrub účtu 314 Poskytnuté provozní zálohy. Po dodání se zálohy zúčtují proti výnosům, respektive nákladům, a doplatek se účtuje přes pohledávku nebo závazek z vyúčtovací faktury.
V daňové evidenci
OSVČ, která vede daňovou evidenci, zapisuje příjmy a výdaje podle toho, kdy byly skutečně zaplaceny. Přijatá záloha je proto příjmem v okamžiku, kdy peníze dorazí, a zaplacená záloha se obecně zapisuje jako výdaj v okamžiku úhrady. To může posunout příjem do jiného roku, než ve kterém zakázku dokončíte. Volbu nástroje, který zálohy a doklady k platbám zvládne, usnadní srovnání Fakturoidu, iDokladu a Vyfakturuj.
Záloha a evidence tržeb
Elektronická evidence tržeb podle zákona č. 112/2016 Sb. byla zrušena zákonem č. 458/2022 Sb. s účinností od 1. 1. 2023. Ministerstvo financí tehdy uvedlo, že systém nebude provozovat ani pro podnikatele, kteří by chtěli evidovat dobrovolně. Zálohy přijaté v hotovosti nebo kartou se proto podle zrušeného zákona neevidují. Pokud by se evidence tržeb v nějaké podobě vrátila, je potřeba si v novém předpisu ověřit, zda se vztahuje i na platby předem.
Šest chyb, které se u záloh dělají nejčastěji
- Uplatnit odpočet DPH už ze zálohové faktury, ne z dokladu k přijaté platbě.
- Počítat lhůtu 15 dnů od vystavení zálohové faktury místo od přijetí platby.
- Na vyúčtovací faktuře neodečíst zálohu a přiznat daň z celé ceny podruhé.
- Jako neplátce uvést na zálohové faktuře DPH, kterou pak musíte přiznat.
- Zaúčtovat zálohovou fakturu jako výnos nebo náklad dřív, než přijde platba.
- Vydávat zálohu za závdavek bez toho, aby to stálo ve smlouvě.
Časté otázky
Je zálohová faktura daňový doklad?
Není. Jde jen o výzvu k platbě předem a zákon o DPH ji jako daňový doklad nezná. Daňovým dokladem je až doklad k přijaté platbě, který plátce vystaví po připsání peněz, a později vyúčtovací faktura.
Do kdy musím vystavit daňový doklad k přijaté záloze?
Do 15 dnů ode dne, kdy vám vznikla povinnost přiznat daň, u zálohy tedy ode dne, kdy peníze přišly. Rozhodující není datum vystavení zálohové faktury ani její splatnost, ale skutečné přijetí platby.
Musím přiznat DPH z každé přijaté zálohy?
Plátce přiznává daň ze zálohy ke dni jejího přijetí, pokud je plnění v tu chvíli známo dostatečně určitě. To znamená, že je jasné zboží nebo služba, sazba daně a místo plnění. U běžné konkrétní zakázky to tak bývá skoro vždy.
Může zálohovou fakturu vystavit neplátce DPH?
Může, jen na ni nesmí uvést DPH. Kdyby daň na dokladu uvedl, musel by ji přiznat, i když plátcem není. Doklad k přijaté platbě se u neplátce nevystavuje, po dodání stačí běžná faktura s odečtenou zálohou.
Jak se záloha účtuje?
Samotná výzva k platbě se neúčtuje, účtuje se až platba. Dodavatel ji vede na účtu 324 Přijaté provozní zálohy, odběratel na účtu 314 Poskytnuté provozní zálohy. Po dodání se zálohy zúčtují proti vyúčtovací faktuře.
Daň z přijaté zálohy se kromě přiznání promítne i do oddílů pro uskutečněná plnění, podrobněji to vysvětluje přehled o tom, jak se vyplňuje kontrolní hlášení a jak se posuzuje limit dokladu.
Mohlo by vás zajímat
Zdroje
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 20a, 28, 29, 36 a 37a (zakonyprolidi.cz)
- Změny v nároku na odpočet, Generální finanční ředitelství (financnisprava.gov.cz)
- Elektronická evidence tržeb, Ministerstvo financí (mf.gov.cz)
