Pro malou firmu do dvaceti lidí dávají smysl tři české mzdové programy: PAMICA, Money S3 s modulem Mzdy a personalistika a OKbase start. Všechny tři spočítají mzdu, vytisknou výplatní pásky, připraví podklady pro úřady a jsou připravené na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele. Liší se tím, jak se program pořizuje a provozuje: PAMICA je samostatný mzdový systém v počítači, Money S3 má mzdy jako modul účetního programu a OKbase start je odlehčená verze HR systému s měsíční licencí.
Mzdy jsou agenda, kde se chyba pozná rychle a draze. Špatně spočítaná srážka, zapomenuté hlášení nebo chybějící identifikátor zaměstnance znamenají opravná podání, dotazy z úřadů a nespokojené lidi. Proto se vyplatí vybírat program podle toho, co vaše firma opravdu řeší, a ne podle délky seznamu funkcí.
Článek srovnává programy podle výpočtu mezd, srážek, hlášení pro ČSSZ, zdravotní pojišťovny a finanční úřad, eNeschopenky, výplatních pásek a způsobu provozu. Vychází jen z údajů výrobců na jejich webech, v příručkách a návodech. Ceny ani zákonné sazby neuvádíme, protože se mění, a popisujeme místo nich, čím se varianty liší. Další nástroje najdete v přehledu softwaru pro malé firmy.
V kostce
- PAMICA: samostatný personální a mzdový systém od výrobce POHODY, pro Windows, s variantou Mini pro jednu firmu do dvaceti zaměstnanců.
- Money S3: mzdy jako modul účetního programu od Seyforu. Elektronické podání JMHZ a výpočet exekucí přidává doplňkový modul Mzdy a personalistika PLUS.
- OKbase start: odlehčený HR systém od OKsystemu pro malé firmy do osmdesáti zaměstnanců, s měsíční licencí a volitelnými moduly jako docházka nebo zaměstnanecký portál.
- JMHZ řeší všechny tři, ale jinak: PAMICA má vlastní agendu Měsíční hlášení, Money S3 odesílá přímo až s modulem PLUS a OKbase má pro přímé podání nadstavbový modul.
- eNeschopenku načítá PAMICA do vlastní agendy a Money S3 stahuje oznámení přes propojenou datovou schránku.
- Rozhoduje hlavně provoz: jestli chcete program v kanceláři, mzdy u účetnictví, nebo systém s webovou samoobsluhou pro zaměstnance.
Co mzdový program řeší
Mzdový program převádí docházku, smlouvy a mzdové složky na výplatu, odvody a hlášení. Z karty zaměstnance ví, jakou má mzdu, slevy na dani a srážky, a z docházky nebo ručního zadání zjistí odpracované dny a nepřítomnosti. Výsledkem je mzda, výplatní páska, příkaz k úhradě a podklady pro zaúčtování.
Druhá polovina práce je komunikace s úřady. Zaměstnavatel posílá hlášení na ČSSZ, zdravotní pojišťovny a finanční úřad a nově k tomu přibylo jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, zkráceně JMHZ. Dobrý program data pro tato podání připraví sám, zkontroluje je a ideálně je rovnou odešle.
Třetí vrstvou je personalistika: pracovní poměry, dohody, dovolené, lékařské prohlídky nebo uchazeči o práci. Tady se programy liší nejvíc. Malé firmě často stačí evidence zaměstnanců a smluv, rostoucí firma ocení hlídání termínů a samoobsluhu pro zaměstnance.
Kdo za programy stojí
PAMICA vyvíjí jihlavská společnost STORMWARE, která od roku 1996 stojí i za ekonomickým systémem POHODA. Podle vlastního webu má přes 180 zaměstnanců a pobočky v několika krajských městech a na Slovensku. PAMICA je na trhu patnáct let a výrobce ji nabízí malým firmám i živnostníkům a díky síťové verzi i větším podnikům.
Money S3 dodává brněnská společnost Seyfor, a. s. Program je určený živnostníkům a malým a středním firmám a podle provozovatele ho používá dvacet tisíc zákazníků. Mzdy a personalistika jsou jedním z modulů účetního systému, takže se kupují jako součást kompletu.
OKbase je produkt pražské společnosti OKsystem, která software vyvíjí od roku 1990. Začínala systémy pro úřady práce, pak vydala program OKmzdy a později systém OKbase. Reference má hlavně u velkých firem a institucí, pro malé firmy ale vznikla odlehčená varianta OKbase start.
Mzdy v účetním programu, nebo zvlášť
První rozhodnutí je, jestli mzdy povedete v účetním programu, nebo v samostatném mzdovém systému. Pohoda i Money S3 umějí mzdy přímo v sobě, což je pohodlné pro firmu s několika lidmi na hlavní pracovní poměr. Jak se tyto programy liší jako celek, rozebírá srovnání účetních programů Pohoda, Money a ABRA.
Samostatný mzdový program se vyplatí, jakmile přibudou složitější situace. STORMWARE ve vlastním srovnání uvádí, že POHODA na rozdíl od PAMICY nezvládá souběh více pracovních poměrů u jednoho zaměstnance, nerovnoměrné a turnusové rozvrhy, exekuční srážky s výpočtem nezabavitelné částky ani import docházky. U JMHZ se souběhy v POHODĚ řeší ručně a program nad ručními úpravami nedělá automatické kontroly.
Money S3 jde jinou cestou: základní mzdy má v kompletu a pokročilejší věci přidává doplňkový modul Mzdy a personalistika PLUS. OKbase start stojí úplně mimo účetnictví a do účetního programu předává platební příkazy a účetní doklady. Pro firmu, která účetnictví svěřuje externí účetní, je proto důležité, v čem pracuje ona.
Co program spočítá a odešle
Výpočet mzdy a podklady
Samotný výpočet mzdy zvládnou všechny tři programy automaticky podle údajů na kartě zaměstnance. Money S3 popisuje zpracování v pěti krocích: karta zaměstnance, měsíční zadání odpracovaných dní a jednorázových složek, tiskové sestavy, odeslání výplatnic a zaúčtování. Karta se vyplňuje jednou a každý měsíc se doplňují jen změny.
PAMICA přidává kontrolu správnosti a úplnosti podkladů, neomezený počet vlastních mzdových složek a rozúčtování mezd na střediska, činnosti a zakázky. Docházku umí importovat z docházkového systému přes XML a pro stravenkový paušál si nově dopočítá odpracované dny sama. Pokud docházku teprve vybíráte, podívejte se na srovnání docházkových systémů pro malé firmy.
OKbase start hlídá vstupy z docházky a personalistiky a opravy do minulosti automaticky zúčtuje v aktuálním období. Systém podle výrobce brání chybnému uzavření mezd, hlídá zákonné limity u dohod o provedení práce a pracovní činnosti a ukládá celou historii dat. Podklady umí načíst i z excelových tabulek bez úprav.
Srážky, exekuce a souběhy
Exekuce jsou oblast, kde se ruční výpočet nevyplácí. PAMICA automaticky počítá základní nezabavitelnou částku, hlídá předepsané pořadí srážek a rozlišuje přednostní a nepřednostní pohledávky. Umí i insolvenční srážky a ověření zaměstnance v insolvenčním rejstříku.
V Money S3 počítá exekuce a insolvence až modul Mzdy a personalistika PLUS, který má pro každou exekuci přednastavené způsoby srážení podle platné legislativy. Pořadí pohledávek určuje datum doručení rozhodnutí a na kartě mzdy vidíte zákonné částky pro výpočet srážek. OKbase uvádí zpracování exekucí a insolvencí jako součást mzdové agendy. Co v této oblasti platí, vysvětluje článek o srážkách ze mzdy a nezabavitelné částce.
Souběh pracovních poměrů je druhé místo, kde se programy liší. PAMICA spáruje data ze všech poměrů jednoho zaměstnance pro měsíční hlášení automaticky. Money S3 podle návodu podává JMHZ i při více poměrech, každý ale musí mít vlastní identifikátor. U malé firmy s brigádníky na dohodu a hlavním úvazkem u stejného člověka to rozhoduje.
★ Sepište si svoje tři nejtěžší výplaty
Než začnete programy zkoušet, vyberte z posledního roku tři nejsložitější výplaty, například zaměstnance s exekucí, souběh hlavního poměru a dohody nebo mzdu s dlouhou nemocí. Každou si pak přepočítejte ve zkušební verzi. Za odpoledne zjistíte víc než z porovnávacích tabulek.
JMHZ a hlášení úřadům
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele spojuje několik dosavadních podání do jednoho elektronického hlášení na ČSSZ. Posílá se každý měsíc do dvacátého dne a podle výrobců obsahuje pracovní vztahy, příjmy, pojistné a slevy na dani. Podat ho lze jen elektronicky přes datovou schránku, portál ČSSZ nebo datové rozhraní.
PAMICA má pro JMHZ novou agendu Měsíční hlášení, hromadný import identifikátorů zaměstnanců z CSV souboru od ČSSZ, registraci zaměstnanců, storno i opravná hlášení a ověření stavu podání. Money S3 v základním modulu vytvoří JMHZ jen jako tiskovou sestavu, kterou je nutné ručně přepsat do portálu ČSSZ. Přímé elektronické odeslání přináší až modul PLUS.
OKbase má nadstavbový modul JMHZ, který s modulem ePodání odešle hlášení přímo a sám načte zpětnou vazbu o přijetí nebo chybách. Bez něj systém data eviduje a vyexportuje XML pro odeslání datovou schránkou. Zdravotní pojišťovny podle návodu Money zatím do JMHZ zapojené nejsou, takže přehledy pro ně program dál připravuje zvlášť.
eNeschopenka a nemocenské dávky
Pracovní neschopnost zaměstnance se zaměstnavateli oznamuje elektronicky přes eNeschopenku. Mzdový program pak potřebuje údaje o nemoci pro výpočet náhrady mzdy a pro podklady k dávkám. Čím méně se musí přepisovat ručně, tím menší je riziko chyby.
PAMICA má samostatnou agendu eNeschopenka, do které načítá XML soubory z notifikací v datové schránce nebo ze služby ČSSZ pro data zaměstnavatelům. Při odeslaném požadavku umí soubory stáhnout automaticky a vedle toho vede agendu eDávky pro mateřskou, otcovskou nebo ošetřovné. Všechny neschopnosti tak máte přehledně na jednom místě.
Money S3 po propojení s datovou schránkou stáhne oznámení o vzniku pracovní neschopnosti samo a pošle vám upozornění e-mailem. OKbase na webu eNeschopenku zmiňuje hlavně jako téma seminářů pro zákazníky, samostatnou agendu nepopisuje. Jak se nemocenská počítá, shrnuje článek jak se počítá nemocenská.
Výplatní pásky a zaměstnanci
Výplatní pásku vytiskne každý program, rozdíl je v tom, jak se dostane k zaměstnanci. Money S3 posílá pásky přímo z programu e-mailem v PDF a každou může zamknout heslem, které nastavíte na kartě zaměstnance. PAMICA odesílá PDF přes vlastní poštovní agendu, kde si e-maily před odesláním zkontrolujete.
PAMICA navíc tiskne diskrétní výplatní pásky a nově i přehled pásek jednoho zaměstnance za více měsíců nebo celý rok. Pro zahraniční pracovníky má část tiskových sestav v angličtině. Hodí se to firmám, které zaměstnávají lidi z více zemí.
OKbase start jde dál k samoobsluze. Se Zaměstnaneckým portálem si lidé sami stáhnou výplatní lístek, vyplní prohlášení poplatníka daně nebo požádají o roční zúčtování či potvrzení o příjmu. Mzdová účetní tak odpovídá na méně dotazů a papíry se nemusí nosit tam a zpět.
Instalace, provoz a licence
PAMICA i Money S3 jsou programy, které se instalují do počítače s Windows. PAMICA má základní řadu a řadu SQL s daty na serveru Microsoft SQL a síťové verze pro více počítačů. Licence se kupuje jednou a legislativní aktualizace zajišťuje roční služba SERVIS, v roce nákupu je součástí licence.
Money S3 se kupuje jako komplet s jednorázovou platbou a aktualizacemi na první rok, pak se dokupuje služba Aktualizace. Na Macu nebo mimo kancelář jde provozovat přes cloudový přístup, na který výrobce odkazuje. Pozor na komplet Economy, který má roční limit čtyřiceti zpracovaných výplat a jednu účetní jednotku.
OKbase start se platí měsíční licencí ve dvou pásmech podle počtu zaměstnanců. OKbase jako celek jde provozovat interně ve firmě, nebo v cloudu jako službu, kde provoz, aktualizace a denní zálohy zajišťuje výrobce s garancí dostupnosti a zálohami čtrnáct dní zpět. Mzdová účetní podle výrobce pracuje v instalovaném klientovi s plnými funkcemi, zaměstnanci ve webovém rozhraní, které funguje i na mobilu.
Jak vybrat a přejít
Srovnání v jedné tabulce
Tabulka shrnuje rozdíly, které pro malou firmu rozhodují nejčastěji. Údaj „nepopisuje“ znamená, že funkci výrobce na svém webu ani v nápovědě neuvádí. Stav odpovídá informacím výrobců.
| Funkce | PAMICA | Money S3 | OKbase start |
|---|---|---|---|
| Výrobce | STORMWARE s.r.o., Jihlava | Seyfor, a. s., Brno | OKsystem a.s., Praha |
| Provoz | instalace ve Windows | instalace ve Windows nebo cloudový přístup | interně nebo jako služba v cloudu |
| Model licence | jednorázová licence a roční SERVIS | komplet a roční Aktualizace | měsíční licence |
| Varianta pro malou firmu | Mini do 20 zaměstnanců, 1 firma | komplety Economy, Advanced, Unlimited | do 80 zaměstnanců |
| Elektronické podání JMHZ | ano, agenda Měsíční hlášení | s modulem PLUS | s modulem JMHZ a ePodání |
| Exekuce a insolvence | ano | s modulem PLUS | ano |
| Souběh pracovních poměrů | ano, automaticky pro JMHZ | ano, každý poměr zvlášť | nepopisuje |
| eNeschopenka | agenda s importem XML | stažení přes datovou schránku | nepopisuje |
| Výplatní pásky e-mailem | PDF e-mailem | PDF s heslem | e-mailem nebo na webu |
| Portál pro zaměstnance | nepopisuje | nepopisuje | ano, modul |
| Import docházky | ano, XML | nepopisuje | vlastní modul Docházka |
Jak vybrat podle firmy
Nejrychleji k výběru vede otázka, co vás dnes u mezd nejvíc zdržuje. Tabulka převádí typické situace malé firmy na funkce, které je řeší. Ukazuje také, u kterého programu je výrobce popisuje.
| Co řešíte | Co potřebujete | Kde to hledat |
|---|---|---|
| Účetnictví i mzdy dělá jedna účetní | mzdy v účetním programu | Money S3, u POHODY přechod na PAMICU |
| Zaměstnanec má exekuci | výpočet nezabavitelné částky a pořadí | PAMICA, Money S3 s PLUS, OKbase |
| Hlavní úvazek a dohoda u stejného člověka | souběh poměrů v jednom hlášení | PAMICA |
| JMHZ zabírá každý měsíc hodiny | přímé odeslání a načtení odpovědi | PAMICA, Money S3 s PLUS, OKbase s modulem |
| Nemoci se přepisují ručně | načítání eNeschopenek | PAMICA, Money S3 |
| Zaměstnanci chodí pro pásky a potvrzení | zaměstnanecký portál | OKbase start |
| Pracujete z více míst | provoz v cloudu | Money S3 přes cloudový přístup, OKbase jako služba |
Přechod na nový program
Mzdy se nejlépe převádějí k začátku roku nebo čtvrtletí, kdy se uzavírají přehledy. OKsystem nabízí přechod na OKbase start od listopadu se třemi semináři a zkušebními uzávěrkami, aby firma začala nový rok v jednom systému. Postup, který se osvědčuje:
- Vyberte měsíc přechodu a domluvte se s účetní, kdo zpracuje poslední mzdy ve starém programu.
- Vyzkoušejte si zkušební verzi nebo demo na třech nejsložitějších výplatách z posledního roku.
- Převeďte zaměstnance, pracovní poměry a trvalé mzdové složky. Z POHODY lze data přenést do PAMICY a Money S3 importuje data v XML nebo z Excelu.
- Doplňte identifikátory zaměstnanců od ČSSZ, které JMHZ vyžaduje. PAMICA je umí načíst hromadně ze souboru.
- První měsíc spočítejte mzdy v obou programech a porovnejte výsledky po korunách.
- Nastavte odesílání pásek, datovou schránku a zaúčtování a teprve pak starý program vypněte.
⚠ Na co si dát pozor u modulů
U Money S3 ověřte, jestli komplet, který kupujete, mzdy vůbec obsahuje, protože Basic je nemá, a počítejte s modulem PLUS, pokud chcete JMHZ odesílat přímo. U OKbase start si nechte potvrdit, které moduly jsou v základu a které jsou nadstavbou. Rozdíl mezi evidencí dat a přímým odesláním hlášení se projeví každý měsíc.
Co si z toho odnést
Pět bodů, které rozhodují víc než délka seznamu funkcí:
- PAMICU vybírejte, když chcete samostatný mzdový program se souběhy, exekucemi a eNeschopenkou v počítači.
- Money S3 vybírejte, když chcete mzdy a účetnictví v jednom programu a stačí vám běžné pracovní poměry.
- OKbase start vybírejte, když chcete měsíční licenci, zaměstnanecký portál a možnost přidat docházku.
- U JMHZ si ověřte, jestli program hlášení jen připraví, nebo ho i odešle a načte odpověď.
- Každý program si nejdřív vyzkoušejte na třech nejsložitějších výplatách.
Recenze a zkušenosti uživatelů
Recenze mzdových programů najdete hlavně na webech výrobců. PAMICA ukazuje citace uživatelů k JMHZ a případovou studii dopravní firmy, OKbase reference firem a hodnocení svého Service Desku. Při čtení recenzí sledujte velikost firmy pisatele a datum, protože zkušenost velké mzdové účtárny s malou firmou často nesouvisí a hodnocení před zavedením JMHZ už nemusí platit.
Časté otázky
Jaký mzdový program je vhodný pro malou firmu?
Pro firmu do dvaceti lidí dávají smysl PAMICA ve variantě Mini, Money S3 s modulem Mzdy a personalistika a OKbase start. PAMICA se hodí pro složitější mzdy v kanceláři, Money S3 pro mzdy u účetnictví a OKbase start pro měsíční licenci se zaměstnaneckým portálem.
Stačí mi mzdy v účetním programu?
Pokud máte několik zaměstnanců na hlavní pracovní poměr bez exekucí a souběhů, obvykle ano. Jakmile přibudou dohody u stejných lidí, exekuce nebo nepravidelné rozvrhy, výrobce POHODY sám doporučuje samostatnou PAMICU.
Umí mzdové programy odeslat JMHZ?
PAMICA ho odesílá z agendy Měsíční hlášení a umí storno i opravy. Money S3 ho elektronicky odešle až s modulem Mzdy a personalistika PLUS, bez něj ho jen vytiskne. OKbase ho odesílá s nadstavbovým modulem JMHZ a ePodáním.
Co je JMHZ?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele je elektronické podání na ČSSZ, které spojuje několik dosavadních hlášení do jednoho. Posílá se každý měsíc do dvacátého dne a obsahuje pracovní vztahy, příjmy, pojistné a slevy na dani.
Posílají se ještě přehledy zdravotním pojišťovnám?
Podle návodu Money nejsou zdravotní pojišťovny zatím do JMHZ zapojené a hlášení pro ně se dál podávají měsíčně elektronicky. Všechny tři programy přehledy pro pojišťovny připravují.
Jak program pracuje s eNeschopenkou?
PAMICA má agendu eNeschopenka, do které načítá XML z datové schránky nebo služby ČSSZ. Money S3 po propojení s datovou schránkou stáhne oznámení o neschopnosti samo a upozorní vás e-mailem.
Umí mzdový program počítat exekuce?
PAMICA počítá nezabavitelnou částku a hlídá pořadí srážek. Money S3 to umí s modulem PLUS a OKbase uvádí zpracování exekucí a insolvencí ve mzdách.
Jak dostanou zaměstnanci výplatní pásku?
Money S3 posílá pásky e-mailem v PDF zamčené heslem. PAMICA odesílá PDF e-mailem a tiskne i diskrétní pásky. OKbase start je nabízí v Zaměstnaneckém portálu nebo e-mailem.
Funguje mzdový program na Macu?
PAMICA vyžaduje Windows. Money S3 Start běží jen ve Windows a na Apple zařízení výrobce doporučuje cloudový přístup. U OKbase pracují zaměstnanci ve webovém rozhraní, mzdová účetní podle výrobce v instalovaném klientovi.
Mohu mzdový program vyzkoušet?
Money S3 má verzi Start na tři měsíce s limitem dokladů. U PAMICY je na webu demoverze ke stažení. OKbase nejdřív systém předvede a přístup do dema poskytne jako další krok.
Kolik zaměstnanců zvládne varianta pro malé firmy?
PAMICA Mini zpracuje jednu firmu do dvaceti zaměstnanců. OKbase start je určený firmám do osmdesáti zaměstnanců. U Money S3 má komplet Economy roční limit čtyřiceti zpracovaných výplat, vyšší komplety limit nemají.
Dá se přejít z POHODY na PAMICU?
Ano, data se dají přenést z POHODY a STORMWARE pro to nabízí školení s názvem První mzdy v Pamice po přechodu z Pohody. PAMICA umí mzdy i zaúčtovat zpět do POHODY.
Co když zpracování mezd nechci dělat sám?
OKsystem nabízí outsourcing mezd jako samostatnou službu. Jinak se mzdy běžně svěřují účetní kanceláři, která pracuje ve vlastním programu, a je dobré vědět ve kterém.
Kdy je nejlepší program vyměnit?
Nejlépe k začátku roku nebo čtvrtletí. OKsystem nabízí přechod od listopadu se semináři a zkušebními uzávěrkami, aby firma začala nový rok v jednom systému.
