Pro malou firmu dávají smysl tři české docházkové systémy: Alveno jako cloudové předplatné s exportem do desítek mzdových programů, Aktion jako online služba výrobce terminálů a NejDocházka jako jednorázově koupená licence s terminálem. Všechny tři evidují příchody a odchody z terminálu i z mobilu a připraví podklady pro mzdy. Liší se tím, jak se platí, kde leží data a jak hotový výstup putuje k účetní.
Docházka se obvykle začne řešit, když papírový sešit na vrátnici přestane stačit nebo když účetní na konci měsíce přepisuje hodiny z tabulek. Špatně zvolený systém se pozná až při první uzávěrce, kdy se ukáže, že export nesedí na mzdový program nebo že lidé v terénu nemají jak zapsat příchod. Přechod na jiný nástroj pak znamená znovu nastavit pracovní doby, přeškolit tým a často i vyměnit čtečky.
Vybrali jsme systémy podle čtyř kritérií: český provozovatel, provoz online bez vlastního serveru, záznam z mobilu i z terminálu a výstup pro mzdy. Srovnání vychází jen z údajů, které provozovatelé uvádějí na svých webech, v častých dotazech a v obchodních podmínkách. Ceny neuvádíme, protože se mění, a místo nich popisujeme, čím se modely placení liší. Další nástroje pro malé firmy najdete v přehledu softwaru pro fakturaci, CRM a spolupráci.
V kostce
- Alveno: brněnský cloudový systém se softwarovou čtečkou s GPS, virtuální čtečkou na tablet a exportem do více než padesáti mzdových a účetních programů.
- Aktion: online docházka od výrobce terminálů z Turnova, provozovaná společností EFG CZ, s chytrým snímačem nebo variantou bez terminálu na tabletu a mobilu.
- NejDocházka: pražský systém, který se standardně kupuje jednorázově i s terminálem, bez povinného měsíčního poplatku.
- Mobilní záznam umějí všechny tři, Alveno a NejDocházka k němu ukládají i polohu GPS.
- Export pro mzdy nejpodrobněji popisuje Alveno, Aktion jmenuje konkrétní mzdové programy, NejDocházka nabízí hotové sestavy a výstup do Excelu.
- Rozhoduje způsob práce: dílna s jedním vchodem potřebuje něco jiného než parta na stavbách nebo tým na home office.
Co docházkový systém řeší
Docházkový systém zaznamenává, kdy zaměstnanec přišel, odešel a kdy měl přestávku, a z těchto záznamů spočítá odpracovanou dobu. Záznam vzniká na terminálu u vchodu, na tabletu v provozovně nebo v mobilní aplikaci. Vedoucí pak v prohlížeči vidí, kdo je právě v práci, a na konci měsíce má hotové součty.
Evidenci pracovní doby musí zaměstnavatel vést tak jako tak, docházkový systém jen mění, jak pracná je. Rozsah povinností se řídí zákoníkem práce a v detailech se u zaměstnanců na smlouvu a na dohody liší, proto je dobré si konkrétní požadavky ověřit u účetní nebo mzdové kanceláře. Systém pomůže hlavně s tím, aby záznamy byly úplné, dohledatelné a nešly zpětně nenápadně přepsat.
Druhý přínos je čas. Z evidence se automaticky počítají přesčasy, příplatky, dovolená a nárok na stravenky, takže účetní nepřepisuje čísla z papíru. Všechny tři systémy k tomu přidávají žádosti o dovolenou a jejich schvalování, aby se nepřítomnost nemusela řešit e-mailem nebo lístečkem na nástěnce.
Kdo za systémy stojí
Alveno provozuje brněnská společnost ALVENO s.r.o., která podle obchodního rejstříku funguje od roku 2002. Patří do skupiny IRESOFT a kromě docházky nabízí i HR systém s elektronickým podpisem. Web uvádí, že implementace s konzultantem trvá průměrně čtyři hodiny.
Značku Aktion provozuje pražská EFG CZ spol. s r.o., systém ale vznikl v Turnově, kde se podle webu vyrábí přes třicet let. Firma dělá i přístupové, stravovací a kamerové systémy a velkým podnikům dodává verzi Aktion eNEXT. Pro malé firmy má samostatnou službu Docházka ONLINE, kterou se zabývá tento článek.
NejDocházku vyvíjí pražská HolySoft s.r.o. Podle webu proběhla první zákaznická instalace na jaře před více než deseti lety a systém si od té doby pořídilo přes dva tisíce firem a organizací. Jde o údaj z interní evidence provozovatele, který nejde nezávisle ověřit.
Terminál, tablet, nebo mobil
Způsob záznamu je první věc, kterou je dobré rozhodnout, protože určuje i náklady na hardware. Pevný terminál na zdi se hodí tam, kde všichni chodí jedním vchodem. Tablet v provozovně nahradí terminál bez nákupu dalšího zařízení a mobil řeší lidi v terénu nebo na home office.
Alveno nabízí všechny tři cesty. Virtuální čtečka běží na libovolném tabletu s Androidem nebo iOS a zaměstnanci se na ní identifikují PINem, platí se ale za každé spárované zařízení. K tomu má biometrické čtečky na otisky prstů, které zvládnou i čipy a karty, a při výpadku internetu drží data v paměti.
Aktion staví na vlastním chytrém terminálu eSmart Reader, který se jen připojí k internetu a firma ho podle webu zvládne nainstalovat sama. Variantou bez terminálu je docházka na tabletu nebo telefonu, kdy si firma pořídí vlastní zařízení a platí jen licenci aplikace. Identifikace funguje přes NFC čip, kartu nebo PIN.
NejDocházka prodává terminály přímo ve svém e-shopu: základní US20C a pohodlnější DX-WIFI s otisky prstů a RFID, případně model s rozpoznáním obličeje a ovládáním dveří. Biometrie není podmínkou, stačí karty nebo čipy. Kromě cloudu umí NejDocházka na přání i lokální instalaci ve vlastní síti firmy.
★ Nejdřív si spočítejte vchody a lidi v terénu
Než začnete srovnávat, zapište si, kolik máte pracovišť, kolik lidí chodí jedním vchodem a kolik jich pracuje u zákazníka nebo z domova. Z toho hned vyjde, jestli potřebujete terminál, tablet, nebo stačí mobilní aplikace. U menších provozů často vystačí tablet, který už ve firmě je.
Mobilní docházka a poloha GPS
Mobilní aplikace je dnes pro řemeslníky, obchodní zástupce a úklidové firmy hlavní způsob záznamu. Zaměstnanec zapíše příchod a odchod v telefonu a vedoucí vidí záznam hned. Otázkou je, jak se ověří, že člověk byl opravdu na místě.
Alveno má softwarovou čtečku s potvrzením GPS lokace, kterou lze zpřístupnit jednotlivcům nebo celým skupinám. NejDocházka popisuje práci s polohou nejpodrobněji: souřadnice a jejich přesnost se načtou jen při odeslání konkrétního záznamu a aplikace podle webu zaměstnance průběžně nesleduje. Vedoucí navíc v aplikaci vidí seznam přítomných a může dostávat upozornění na příchody vybraných lidí.
Aktion u mobilní docházky mluví o osobní evidenci pro Android i iOS a o terminálu z telefonu s Androidem. Záznam polohy GPS jeho stránky pro malé firmy nepopisují, proto si ho ověřte při vyzkoušení. U všech tří platí, že sledování polohy je zpracování osobních údajů a zaměstnanci by o něm měli vědět předem.
Opravy, žádosti a schvalování
Nejvíc času u docházky nezabírá samotný záznam, ale opravy zapomenutých příchodů a schvalování nepřítomností. Kdo zapomene pípnout, musí to někde nahlásit a někdo musí opravu potvrdit. Dobrý systém tuhle cestu zkrátí na pár kliknutí.
NejDocházka má editor, který v měsíčním přehledu zvýrazní dny s chybějícím příchodem nebo odchodem a opravy se uloží hromadně. Zaměstnanec může sám navrhnout opravu nebo požádat o dovolenou, lékaře či home office a vedoucí žádost schválí, zamítne, nebo vrátí k doplnění. Alveno řeší žádanky o dovolenou a další výjimky se schvalováním a přístup zaměstnanců k vlastním datům.
Aktion má schvalování jako přídavný modul k základní docházce. Žádosti o dovolenou, sick days, náhradní volno nebo služební cestu se schvalují z mobilu nebo e-mailem a modul přidává bezpapírovou uzávěrku. Všechny tři systémy umějí i základní rozpis směn, podrobněji se jím ale zabývá článek o plánování směn a výměnách mezi kolegy.
Export docházky do mezd
Podklady pro mzdy jsou důvod, proč se docházkový systém vyplatí i firmě s pěti lidmi. Místo přepisování hodin stáhne účetní soubor, který jde rovnou naimportovat. Rozhoduje ale, jestli systém umí právě ten mzdový program, který vaše účetní používá.
Alveno uvádí export do více než padesáti mzdových a účetních systémů od třiceti sedmi dodavatelů, například Pamica, Helios Orange nebo Money S3. Mzdový program se nastaví jednou, na konci měsíce se jen označí zaměstnanci a stáhne soubor ve správném formátu. Export je v ceně, pro nepodporované programy je obecné CSV a přímé napojení bez souborů umí jen na ABRA GEN jako placenou službu.
Aktion na stránce docházkového systému jmenuje export do programů Asseco Helios, Nugget SW, Elanor, Datacentrum, Olymp, SAP a Abra. NejDocházka konkrétní mzdové programy nevyjmenovává, nabízí ale hotové sestavy: měsíční výsledovku, pracovní výkaz a rekapitulaci pro mzdy s dovolenou, nemocí, přesčasy a stravenkami, s výstupem do Excelu. Pokud teprve vybíráte, na čem se budou mzdy počítat, podívejte se na srovnání mzdových programů pro malou firmu.
⚠ Ověřte export na skutečných datech
Název mzdového programu v seznamu ještě neznamená, že import proběhne bez úprav. Před podpisem si nechte vyexportovat jeden zkušební měsíc a pošlete ho účetní, ať ho zkusí naimportovat. U některých mzdových programů si import účtuje i jejich dodavatel, jak upozorňuje Alveno.
Předplatné, nebo jednorázová licence
Tři systémy představují tři různé způsoby placení a to je pro malou firmu často rozhodující rozdíl. Alveno je cloudové předplatné, jehož výše se odvíjí od počtu zaměstnanců v pásmech. Nejmenší balíček S pokrývá jednoho až padesát lidí a při překročení hranice systém sám vystaví fakturu s vyšší sazbou.
Aktion Docházka ONLINE je služba placená na měsíc nebo rok dopředu. Velikost licence jde podle obchodních podmínek kdykoli změnit a zákazník může službu vypovědět k poslednímu dni měsíce, předplacené období se ale nevrací. Terminály se kupují zvlášť v e-shopu, u varianty na tabletu se platí jen licence aplikace.
NejDocházka se standardně pořizuje jednorázově: terminál, software a licence pro prvních pět osob, další licence se dokupují. Povinný měsíční poplatek není, placené jsou ale služby mimo záruku, například vzdálený servis, výjezd technika nebo přístup k API. Kdo chce, může místo jednorázové koupě zvolit měsíční licenci. Jak se tyto náklady promítnou do celkových nákladů na jednoho zaměstnance, spočítáte nejlépe na horizontu tří let.
Data, GDPR a podpora
Docházka obsahuje jména, časy a u mobilní evidence i polohu, u biometrie navíc šablony otisků nebo obličeje. Firma je správcem těchto údajů a dodavatel systému jejich zpracovatelem. Proto rozhoduje, kde data leží a co s nimi bude po skončení smlouvy.
Alveno má smlouvu o zpracování osobních údajů přímo v obchodních podmínkách a uvádí, že databáze docházkového systému hostuje u ČRA a zálohy replikuje na dvě geograficky odlišná místa. Aktion podle podmínek ukládá data výhradně v datových centrech v Evropské unii na platformě Microsoft Azure a slibuje dostupnost 99,9 procenta měsíčně. U NejDocházky web umístění cloudových dat nepopisuje, proto se na něj zeptejte. Co všechno k tomu firma potřebuje, shrnuje článek o GDPR pro malé firmy.
Podpora se liší rozsahem. Alveno ji má v ceně ve všední dny od osmi do patnácti hodin přes web, klientské rozhraní nebo telefon. Aktion nabízí telefon, e-mail a portál eCare v pracovní době, NejDocházka českou telefonickou podporu, která je mimo záruční dobu placená.
Jak vybrat a zavést docházku
Srovnání v jedné tabulce
Tabulka shrnuje údaje, které rozhodují v malém provozu. Údaj „nepopisuje“ znamená, že ho provozovatel na svém webu neuvádí, ne že funkce neexistuje. Stav odpovídá informacím na webech provozovatelů.
| Funkce | Alveno | Aktion | NejDocházka |
|---|---|---|---|
| Provozovatel | ALVENO s.r.o., Brno | EFG CZ spol. s r.o., Praha | HolySoft s.r.o., Praha |
| Model placení | předplatné podle počtu zaměstnanců | měsíční nebo roční služba | jednorázová licence, volitelně měsíční |
| Vlastní terminály | biometrické čtečky, i pronájem | eSmart Reader | US20C, DX-WIFI a další |
| Docházka na tabletu | ano, PIN | ano, NFC, karta, PIN | nepopisuje |
| Mobilní aplikace | iOS a Android | Android a iOS | ano, pro vedoucí i zaměstnance |
| Poloha GPS u záznamu | ano | nepopisuje | ano, jen při zápisu |
| Export do mezd | přes 50 programů, CSV | Helios, Olymp, SAP, Abra a další | sestavy a výstup do Excelu |
| Veřejné API | ano | nepopisuje | ano, placený přístup |
| Umístění dat | ČRA, HR část Microsoft Azure | EU, Microsoft Azure | nepopisuje |
| Vyzkoušení | demo po domluvě | 30 dní zkušební provoz | 14 dní a veřejné demo |
Jak vybrat podle provozu
Nejrychleji k výběru vede otázka, co vás dnes na docházce nejvíc zdržuje. Tabulka níž převádí typické situace na funkce, které je řeší, a ukazuje, kde je provozovatelé popisují.
| Co řešíte | Co potřebujete | Kde to hledat |
|---|---|---|
| Účetní přepisuje hodiny z papíru | export přímo do mzdového programu | Alveno, Aktion |
| Lidé jezdí po stavbách a zákaznících | mobilní záznam s polohou | Alveno, NejDocházka |
| Nechcete měsíční poplatky | jednorázová licence | NejDocházka |
| Máte jeden vchod a hodně lidí | pevný terminál s kartou nebo otiskem | všechny tři |
| Menší provozovna s tabletem | virtuální terminál na tabletu | Alveno, Aktion |
| Lidé zapomínají pípnout | editor chybějících záznamů a žádosti o opravu | NejDocházka |
| Potřebujete otevírat i dveře | přístupový systém v docházce | všechny tři |
Zavedení docházky krok za krokem
Samotné nastavení zabere hodiny, zaběhnutí jeden až dva měsíce. Nejvíc práce je s nastavením pracovních dob a s tím, aby si lidé zvykli zapisovat každý příchod. Postup, který se osvědčuje:
- Sepište pracovní doby, typy nepřítomností a příplatky, které dnes počítáte ručně.
- Vyzkoušejte systém na vlastních datech: Aktion nabízí třicetidenní zkušební provoz, NejDocházka čtrnáct dní a Alveno demo po domluvě s obchodníkem.
- Nechte si vyexportovat zkušební měsíc a ověřte import u účetní.
- Rozhodněte o terminálu, tabletu, nebo mobilu a zaměstnancům předem vysvětlete, jaké údaje se evidují, včetně polohy.
- První měsíc běžte souběžně se starou evidencí a porovnejte součty.
- Po první uzávěrce upravte pravidla zaokrouhlení, přestávek a schvalování podle toho, kde vznikaly opravy.
Co si z toho odnést
Pět bodů, které rozhodují víc než délka seznamu funkcí:
- Alveno vybírejte, když chcete cloud bez starostí a hotový export do konkrétního mzdového programu.
- Aktion vybírejte, když chcete spolehlivý terminál u vchodu nebo docházku na tabletu od výrobce hardwaru.
- NejDocházku vybírejte, když nechcete platit měsíční předplatné a vystačíte si se sestavami a výstupem do Excelu.
- Náklady počítejte na tři roky včetně terminálů, servisu a změn počtu zaměstnanců.
- Export do mezd si vždy ověřte na skutečném měsíci ještě před podpisem.
Recenze a zkušenosti uživatelů
Recenze docházkových systémů najdete hlavně na webech samotných provozovatelů, kde Alveno, Aktion i NejDocházka zveřejňují reference se jménem firmy, a u mobilních aplikací v hodnocení na Google Play a App Store. Při čtení recenzí sledujte velikost firmy a obor pisatele, protože zkušenost výrobního závodu s terminály se u kanceláře na home office často nepotvrdí.
Časté otázky
Musí malá firma evidovat pracovní dobu?
Ano, evidenci pracovní doby vede každý zaměstnavatel, i když má jen jednoho zaměstnance. Docházkový systém není povinný, jen evidenci usnadňuje. Konkrétní rozsah údajů si ověřte u účetní nebo mzdové kanceláře.
Stačí na docházku jen mobilní aplikace?
U menších týmů ano. Alveno i NejDocházka umějí evidenci čistě z mobilu včetně polohy GPS, Aktion nabízí osobní mobilní docházku pro Android i iOS. Terminál se vyplatí tam, kde všichni chodí jedním vchodem.
Který systém se dá koupit bez měsíčního poplatku?
NejDocházka se standardně pořizuje jednorázově s terminálem a licencí pro prvních pět osob. Alveno a Aktion jsou služby placené průběžně, Aktion měsíčně nebo ročně dopředu.
Do kterých mzdových programů jde docházka exportovat?
Alveno uvádí přes padesát programů, například Pamica, Helios Orange nebo Money S3, a obecné CSV. Aktion jmenuje Helios, Olymp, Elanor, Datacentrum, SAP a Abra. NejDocházka nabízí sestavy pro mzdy a výstup do Excelu.
Sleduje mobilní aplikace zaměstnance celý den?
NejDocházka výslovně uvádí, že polohu načte jen při odeslání záznamu a zaměstnance průběžně nesleduje. Alveno má čtečku s potvrzením GPS lokace. U Aktionu záznam polohy stránky pro malé firmy nepopisují.
Co se stane při výpadku internetu?
Alveno uvádí, že čtečka drží data v interní paměti a po obnovení spojení je odešle. U ostatních systémů se na chování při výpadku zeptejte při vyzkoušení, stránky pro malé firmy ho podrobně nepopisují.
Jsou otisky prstů v docházce bezpečné?
Alveno uvádí, že otisky ukládá jako hash, který nejde zpětně rekonstruovat. Aktion u rozpoznávání obličeje pracuje se šablonami bez fotografií. Biometrie je ale citlivý údaj, proto je dobré nabídnout i kartu nebo čip.
Dá se docházkový systém před koupí vyzkoušet?
Aktion nabízí třicetidenní zkušební provoz na vlastních datech, který se sám nepřevede na placený. NejDocházka uvádí čtrnáct dní na vyzkoušení a veřejné demo. Alveno standardní zkušební verzi nemá, demo lze domluvit s obchodníkem.
Může docházkový systém otevírat dveře?
Ano, všechny tři mají přístupovou funkci. Alveno má přístupový systém v ceně docházky, Aktion ho nabízí jako přídavný modul a NejDocházka má terminál s ovládáním dveřního zámku.
Kde leží data z docházky?
Aktion podle obchodních podmínek ukládá data jen v datových centrech v EU na platformě Microsoft Azure. Alveno hostuje databázi docházky u ČRA. NejDocházka umístění cloudových dat na webu nepopisuje.
Potřebuji k docházce vlastní server?
Ne. Všechny tři běží v cloudu přes prohlížeč. NejDocházka umí na přání i lokální instalaci ve vlastní síti firmy, pokud to vyžadují interní pravidla.
Umí docházkový systém i plánování směn?
Ano, v základní podobě. Alveno a Aktion mají plánování jako přídavný modul, NejDocházka měsíční plánovač směn. Výměny směn mezi kolegy a zadávání dostupnosti řeší spíš specializované aplikace.
Jak dlouho trvá zavedení docházky?
Alveno uvádí implementaci s konzultantem obvykle do čtyř hodin. Terminál Aktionu se podle webu jen připojí k internetu a nainstaluje svépomocí, NejDocházka pomáhá se zprovozněním terminálu i s nastavením pravidel. Zaběhnutí u zaměstnanců trvá několik týdnů.
Co se stane s daty po ukončení smlouvy?
Aktion data po ukončení vrátí nebo vymaže a na žádost předtím provede export, za který může požadovat platbu. Alveno ve smlouvě o zpracování počítá s odstraněním údajů po skončení služby. Export si proto vyžádejte včas.
