Pro plánování směn v malé firmě se v češtině nabízejí tři různé cesty: Směny.cz jako specializovaná aplikace s volnými směnami, Dayswaps s burzou směn a asistentem AI a Alveno jako modul plánování uvnitř docházkového systému. Všechny tři nahradí tabulku v Excelu a hlídají fond pracovní doby. Liší se tím, kolik si zaměstnanci zařídí sami a jak se plán propojí s docházkou a mzdami.
Rozpis směn se obvykle začne řešit v kavárně, obchodě nebo výrobě ve chvíli, kdy vedoucí tráví neděli večer přepisováním tabulky a telefonováním, kdo může vzít sobotu. Nejvíc času nezabere první rozpis, ale jeho změny: nemoc, výměna mezi kolegy, brigádník, který může jen odpoledne. Nástroj, který změny nezvládá, se proto pozná až po několika týdnech provozu.
Nástroje jsme vybrali podle čtyř kritérií: rozhraní v češtině, český provozovatel, mobilní přístup pro zaměstnance a hlídání pravidel zákoníku práce. Srovnání vychází jen z údajů, které provozovatelé uvádějí na svých webech, v ceníku a v obchodních podmínkách. Ceny neuvádíme, protože se mění, a místo nich popisujeme, čím se tarify liší. Další nástroje pro malé firmy najdete v přehledu softwaru pro fakturaci, CRM a spolupráci.
V kostce
- Směny.cz: česká aplikace z Vestce, ve které zaměstnanci zadávají časové možnosti a sami si berou odemčené volné směny, do pěti uživatelů bez poplatku za licenci.
- Dayswaps: pražská aplikace s burzou a výměnami směn v mobilu, automatickým návrhem rozpisu a meziprovozní výpomocí.
- Alveno: modul plánování v docházkovém systému s vyrovnávacím obdobím, dlouhodobým plánem a exportem plánu do vybraných mzdových programů.
- Výměny směn v mobilu se schválením vedoucího popisují Směny.cz a Dayswaps, u Alvena mění směny plánovač.
- Zákoník práce při plánování nejpodrobněji popisují Směny.cz a Dayswaps, Alveno staví na fondu a vyrovnávacím období.
- Rozhoduje, kdo plán tvoří: jestli ho skládá jen vedoucí, nebo si směny rozebírá i tým.
Co plánování směn řeší
Plánování směn je sestavení rozpisu, ve kterém je u každého zaměstnance a brigádníka jasné, kdy a kde pracuje. Aplikace ho dělá rychleji než tabulka, protože pracuje se šablonami, opakujícími se cykly a přehledem, kolik lidí je na které směně. Hotový rozpis vidí tým okamžitě v mobilu.
Rozvrh směn musí respektovat pravidla zákoníku práce, například délku směny, přestávky, odpočinek mezi směnami a limity pro dohody. Zaměstnanci by měli rozpis znát s dostatečným předstihem a konkrétní požadavky se liší podle druhu úvazku a provozu, proto si je ověřte u účetní nebo mzdové kanceláře. Rozdíly mezi dohodami shrnuje článek DPP, nebo DPČ a jejich limity.
Druhý přínos je komunikace. Žádosti o volno, výměny a volné směny se řeší v aplikaci, ne přes SMS, Messenger a papír na nástěnce. Vedoucí má vše na jednom místě a změna se hned promítne do rozpisu.
Kdo za nástroji stojí
Směny.cz provozuje společnost Směny.cz s.r.o. se sídlem ve Vestci u Prahy. Aplikace běží v češtině, angličtině, němčině, polštině a rumunštině a mezi referencemi uvádí obchodní řetězec i gastro provozy. Cílí na bistra, kavárny, obchody, call centra, personální agentury i výrobu.
Dayswaps vyvíjí pražská společnost Dayswaps CZ, s.r.o., kterou podle webu založil Jakub Mynařík poté, co v obchodě slýchal stížnosti na chybějící nástroj pro směny. Provozovatel uvádí přes sto firemních zákazníků a zaměřuje se na provozy s pěti až třemi sty zaměstnanci. Údaj o počtu zákazníků pochází od provozovatele.
Alveno je brněnský docházkový a HR systém, jehož plánování směn je doplňkový modul. Dává smysl hlavně firmám, které chtějí plán a docházku v jednom systému. Samotnou evidencí příchodů a odchodů se zabývá srovnání docházkových systémů Alveno, Aktion a NejDocházka.
Jak vzniká rozpis směn
Základ je všude stejný: pobočky, pozice, zaměstnanci a šablony směn. Rozdíl je v tom, kolik práce za vedoucího udělá aplikace. U týmu s pravidelnými cykly stačí šablona, u provozu s brigádníky rozhoduje práce s dostupností.
Směny.cz mají plánovací kalendář, ve kterém se směny vytvářejí, kopírují a mažou po jedné i hromadně, přetahováním myší nebo ze šablon. Pro pravidelné cykly slouží pracovní kalendáře, které rozpis rozkopírují i na dlouhé období. Zaměstnance pak na směnu přiřadíte jedním kliknutím.
Dayswaps pracuje se vzory směn, plánovacími cykly a Potřebou dne, kde nastavíte, kolik lidí na jaké pozici který den potřebujete. AutoPlanner navrhne obsazení podle vašich pravidel a priorit a asistent AI připraví rozvrh na pokyn typu „naplánuj příští týden podle minulého“. Návrh vždy zkontroluje a zveřejní vedoucí.
Alveno vychází z vyrovnávacího období, které si zvolíte od jednoho měsíce do jednoho roku, a z týdenního fondu. Do dlouhodobého plánu naplánujete směny na celé období a jedním kliknutím je přenesete do měsíčního plánu, kde děláte změny. Dlouhodobý plán přitom zůstane beze změny pro porovnání.
Dostupnost a přání zaměstnanců
U provozů s brigádníky je nejtěžší zjistit, kdo kdy může. Aplikace to řeší tak, že zaměstnanci zadají dostupnost sami a vedoucí ji vidí přímo při plánování. Odpadá tak obvolávání a dohledávání zpráv.
Ve Směny.cz zadávají zaměstnanci časové možnosti a žádosti o volno v mobilní aplikaci i na webu, pokud jim to vedoucí povolí. Kdo má zadané volno, není při plánování k dispozici, takže ho omylem nenaplánujete. Typy absencí, jako dovolenou, sick day nebo neplacené volno, si nastavíte sami.
V Dayswaps si dostupnosti zadávají zaměstnanci i brigádníci, kteří chodí jen občas, a vedoucí je vidí v kalendáři. Žádost o nepřítomnost může mít přílohu, například potvrzení od lékaře, a schvalovací proces si nastavíte podle provozu. Zadávání dostupnosti zaměstnanci web Alvena u modulu plánování nepopisuje.
★ Než začnete, sepište pravidla provozu
Zapište si, kolik lidí potřebujete na každou část dne, kdo smí dělat kterou pozici a kolik brigádníků máte na dohodu. S tímto seznamem nastavíte šablony za jedno odpoledne a hned uvidíte, jestli aplikace umí vaše nejsložitější situace. Nejlépe to ověříte na skutečném rozpisu minulého měsíce.
Volné směny, výměny a pobočky
Výměny směn jsou místo, kde se aplikace nejvíc liší. Směny.cz umějí směny „odemknout“, aby si je zaměstnanci vybrali sami podle svého úvazku. Přihlášení, odhlášení i výměna směny s kolegou může podléhat schválení manažerem a zaměstnanec vždy uvede důvod zrušení.
Dayswaps má nabídky volných směn, burzu směn a výměny mezi kolegy v mobilu. O volnou směnu může rozhodnout pravidlo „kdo dřív“, nebo si ze zájemců vyberete sami, a u každé nabídky vidíte jmenný přehled, kdo ji přijal nebo odmítl. Jestli výměna potřebuje vaše schválení, určíte v nastavení.
Při více provozovnách pomáhá půjčování lidí. Směny.cz i Dayswaps umějí sdílet zaměstnance mezi pobočkami, Dayswaps navíc spočítá příplatek za výpomoc a vede přehled zápůjček. Alveno podle webu řeší záměnu směn mezi kolegy v měsíčním plánu, kterou provede plánovač, burzu směn ani výměny v aplikaci nepopisuje.
Hlídání zákoníku práce
Aplikace na plánování neudělá z vedoucího právníka, ale upozorní ho na chybu dřív, než rozpis zveřejní. Typicky jde o krátký odpočinek mezi směnami, chybějící přestávku, přesčas nebo překročený limit dohody. Jak přesně se pravidla počítají, záleží na nastavení úvazků, proto je při zavádění dobré mít po ruce účetní.
Směny.cz vyjmenovávají, co při plánování hlídají: délku směny, měsíční a roční fond pro jednosměnné i vícesměnné provozy a nerovnoměrnou dobu, odpočinky mezi směnami a v týdnu, přestávky a výši úvazku. Pravidla podle webu platí pro dospělé i mladistvé, kmenové zaměstnance i brigádníky. Kontrola je přímo součástí plánování.
Dayswaps zobrazí u problémové směny varování s vysvětlením, co nesedí a jak to opravit. Limity si můžete nastavit podle provozu a kontrola běží i při úpravě docházky pro mzdy. Alveno u modulu plánování zdůrazňuje hlavně vyrovnávací období a fond hodin, automatické hlídání odpočinků při plánování na webu nepopisuje.
Mobilní aplikace pro tým
Rozpis dělá vedoucí obvykle na počítači, zaměstnanci ho ale čtou v telefonu. Proto je mobilní aplikace pro tým stejně důležitá jako plánovací kalendář. Rozhoduje, co v ní zaměstnanec zařídí sám.
Směny.cz mají nativní aplikaci pro iOS a Android, ve které zaměstnanci vidí své směny a docházku, dostávají upozornění na nové směny, přihlašují se na volné směny a žádají o dovolenou, zrušení nebo výměnu. Aplikace slouží zároveň jako docházkový terminál a přihlášení lze omezit jen na firemní Wi-Fi. Terminál běží i v prohlížeči na tabletu nebo pokladně.
Dayswaps má aplikaci pro iOS a Android, která je pro zaměstnance bez poplatku a podle webu funguje i bez signálu. V jedné aplikaci je rozvrh, žádosti, výměny, docházka i týmový chat. Alveno má mobilní aplikaci hlavně pro docházku, schvalování výjimek a vykazování zakázek.
Tarify a způsob placení
Všechny tři nástroje se platí průběžně, liší se ale tím, za co. Směny.cz a Dayswaps účtují podle počtu uživatelů, Alveno podle pásma počtu zaměstnanců v docházkovém systému, ke kterému se modul plánování přidává. U provozů se sezónními brigádníky proto rozhoduje, jak snadno jde počet uživatelů během roku měnit.
Směny.cz mají základní verzi bez poplatku za licenci pro nejvýš pět uživatelů, což stačí malé kavárně nebo prodejně. Placená verze se hradí z předplaceného kreditu, ze kterého se denně odečítá za každého uživatele včetně administrátorů, a obsahuje všechny funkce včetně terminálu. Nevyčerpaný kredit se po ukončení smlouvy nevrací.
Dayswaps má tarify Základ, Komplet a Enterprise. Plánování, burza směn, nepřítomnosti, mobilní aplikace, terminál a hlídání zákoníku jsou už v Základu, docházka, mzdové podklady, reporty, export plánu a API až v Kompletu. Alveno nabízí plánování jako modul k balíčkům S až XL, kde nejmenší pokrývá jednoho až padesát zaměstnanců, a standardní zkušební verzi nemá.
Data, export a podpora
Rozpis směn obsahuje jména, pracovní doby a u nepřítomností i citlivé údaje, například potvrzení od lékaře. Firma je jejich správcem a dodavatel aplikace zpracovatelem. Proto je dobré vědět, kde data leží a co se s nimi stane po ukončení smlouvy.
Směny.cz uvádějí servery hostované v Česku a podle obchodních podmínek po ukončení smlouvy data v účtu smažou. Dayswaps má datové centrum ve Frankfurtu a otevřeně uvádí, že při použití asistenta AI zpracovává část dat subdodavatel mimo EU. Alveno hostuje databázi docházky u ČRA a smlouvu o zpracování má přímo v obchodních podmínkách.
Export se liší podle toho, kam plán míří. Alveno umí poslat měsíční i dlouhodobý plán přímo do mzdových programů Helios Orange, DC1 a DC2, FLUXPAM5, Kvasar a KelEXPRESS. Dayswaps exportuje mzdové podklady z docházky do KS Portálu, Pamici, Heliosu, HH a MRP, Směny.cz nabízejí export do Excelu a oboustranné napojení přes API. Jak vybrat program, do kterého podklady poputují, rozebírá srovnání mzdových programů pro malou firmu.
Jak vybrat a přejít
Srovnání v jedné tabulce
Tabulka shrnuje funkce, které jsou pro malý provoz rozhodující. Údaj „nepopisuje“ znamená, že ho provozovatel na svém webu neuvádí, ne že funkce neexistuje. Stav odpovídá informacím na webech provozovatelů.
| Funkce | Směny.cz | Dayswaps | Alveno |
|---|---|---|---|
| Provozovatel | Směny.cz s.r.o., Vestec | Dayswaps CZ, s.r.o., Praha | ALVENO s.r.o., Brno |
| Podoba | samostatná aplikace | samostatná aplikace | modul docházkového systému |
| Šablony a cykly | ano, pracovní kalendáře | ano, vzory a cykly | vyrovnávací období a dlouhodobý plán |
| Automatický návrh rozpisu | nepopisuje | AutoPlanner a asistent AI | nepopisuje |
| Dostupnost od zaměstnanců | ano | ano | nepopisuje |
| Volné směny pro tým | ano, odemčení směn | ano, nabídky a burza | nepopisuje |
| Výměna směn v mobilu | ano, se schválením | ano, schválení volitelné | záměna v plánu vedoucím |
| Hlídání zákoníku práce | ano, podrobný výčet | ano, nastavitelné limity | fond a vyrovnávací období |
| Docházkový terminál | v ceně, web i mobil | tablet s PINem | čtečky, tablet i mobil |
| Export pro mzdy | Excel a API | KS Portál, Pamica, Helios, HH, MRP | plán i docházka do mezd |
| Umístění dat | Česko | Frankfurt, AI mimo EU | ČRA |
Jak vybrat podle provozu
Nejrychleji k výběru vede otázka, co vás dnes na rozpisu nejvíc zdržuje. Tabulka níž převádí typické situace na funkce, které je řeší, a ukazuje, kde je provozovatelé popisují.
| Co řešíte | Co potřebujete | Kde to hledat |
|---|---|---|
| Brigádníci mohou jen někdy | zadávání dostupnosti v mobilu | Směny.cz, Dayswaps |
| Někdo onemocní a chybí záskok | nabídka volné směny celému týmu | Dayswaps, Směny.cz |
| Lidé si směny vyměňují přes SMS | výměny v aplikaci se schválením | Směny.cz, Dayswaps |
| Rozpis zabere celé odpoledne | šablony a automatický návrh | Dayswaps |
| Máte nerovnoměrnou pracovní dobu | vyrovnávací období a dlouhodobý plán | Alveno |
| Chcete plán i docházku u jednoho dodavatele | plánování jako modul docházky | Alveno |
| Malý tým do pěti lidí | základní verze bez poplatku za licenci | Směny.cz |
Přechod z Excelu krok za krokem
Nastavení zabere odpoledne, zaběhnutí jeden až dva rozpisy. Nejvíc práce je s tím, aby si tým zvykl hledat směny v aplikaci, ne ve skupinovém chatu. Postup, který se osvědčuje:
- Sepište pobočky, pozice, typické směny a úvazky všech lidí včetně brigádníků na dohodu.
- Vyzkoušejte nástroj na rozpisu minulého měsíce: Směny.cz i Dayswaps nabízejí čtrnáct dní na vyzkoušení, u Alvena si domluvte ukázku.
- Nastavte šablony a nechte zaměstnance zadat dostupnost dřív, než začnete plánovat.
- Zveřejněte první rozpis v aplikaci a starý papír z nástěnky sundejte, aby existovala jen jedna verze.
- Výměny a volné směny od začátku řešte jen přes aplikaci a schvalujte je tam.
- Po prvním měsíci porovnejte plán se skutečností a upravte šablony a upozornění.
⚠ Hlídejte počet uživatelů
Směny.cz i Dayswaps účtují podle počtu uživatelů, u Směny.cz se počítají i administrátoři. Když někdo odejde nebo skončí sezóna, uživatele smažte nebo snižte jejich počet, jinak za ně platíte dál. Historická data podle webu Směny.cz po smazání uživatele zůstávají.
Co si z toho odnést
Pět bodů, které rozhodují víc než délka seznamu funkcí:
- Směny.cz vybírejte, když chcete jednoduchou českou aplikaci s odemčenými směnami a malý tým začne bez poplatku za licenci.
- Dayswaps vybírejte, když se rozpis často mění a chcete burzu směn, výměny v mobilu a automatický návrh.
- Alveno vybírejte, když máte nerovnoměrnou pracovní dobu a chcete plán, docházku i mzdy u jednoho dodavatele.
- Náklady počítejte podle skutečného počtu uživatelů včetně brigádníků a administrátorů.
- Aplikaci vyzkoušejte na nejhorším měsíci roku, ne na klidném týdnu.
Kolik zaměstnanec firmu stojí včetně odvodů, rozebírá text o nákladech na zaměstnance.
Recenze a zkušenosti uživatelů
Recenze aplikací na plánování směn najdete u mobilních aplikací na Google Play a App Store, Směny.cz mají i vlastní stránku recenzí zákazníků a Dayswaps a Alveno zveřejňují reference na svých webech. Při čtení recenzí sledujte obor a velikost pisatele, protože zkušenost obchodního řetězce se u kavárny se čtyřmi brigádníky často nepotvrdí.
Časté otázky
Která aplikace na plánování směn je v češtině?
Všechny tři: Směny.cz, Dayswaps i Alveno mají české rozhraní a českého provozovatele. Směny.cz navíc nabízejí angličtinu, němčinu, polštinu a rumunštinu, což se hodí u týmů se zahraničními pracovníky.
Dá se plánování směn používat bez poplatku?
Směny.cz mají základní verzi bez poplatku za licenci pro nejvýš pět uživatelů. Dayswaps nabízí čtrnáct dní na vyzkoušení bez platební karty. Alveno se platí jako modul k docházkovému systému.
Mohou si zaměstnanci vyměnit směnu sami?
Ve Směny.cz i Dayswaps ano, přímo v mobilní aplikaci. Směny.cz umožňují nastavit, že výměna podléhá schválení manažerem, Dayswaps nechává schválení na nastavení schvalovacího procesu. Alveno popisuje záměnu směn, kterou provede plánovač.
Jak se v aplikaci obsadí volná směna?
Směny.cz směnu odemknou a zaměstnanci si ji vyberou sami podle úvazku. Dayswaps nabídne směnu vybraným lidem nebo celému týmu a rozhodne pravidlo „kdo dřív“, nebo vedoucí.
Hlídá aplikace zákoník práce?
Směny.cz i Dayswaps upozorňují na délku směn, přestávky, odpočinky a výši úvazků, Dayswaps výslovně i na limity dohod. Alveno při plánování pracuje s fondem a vyrovnávacím obdobím. Konečnou odpovědnost za rozpis ale nese zaměstnavatel.
Umí aplikace naplánovat směny automaticky?
Dayswaps má AutoPlanner, který navrhne obsazení podle pravidel, a asistenta AI, který připraví rozvrh jako koncept. Směny.cz a Alveno pracují se šablonami a opakovanými cykly, automatický návrh na webu nepopisují.
Co je vyrovnávací období?
Je to období, ve kterém se u nerovnoměrně rozvržené pracovní doby musí vyrovnat naplánované hodiny s týdenním fondem. Alveno ho umožňuje zvolit od jednoho měsíce do jednoho roku, Dayswaps ho zmiňuje u nepřítomností a fondu hodin.
Zvládne aplikace brigádníky na dohodu?
Ano. Směny.cz i Dayswaps výslovně počítají s brigádníky, kteří zadávají dostupnost, Dayswaps navíc hlídá limity dohod. Alveno uvádí plánování pro HPP i DPP u gastro provozů.
Dá se plánovat pro více poboček?
Ano, všechny tři pracují s pobočkami nebo pracovišti. Směny.cz a Dayswaps navíc umějí půjčovat zaměstnance mezi pobočkami, Dayswaps k tomu počítá příplatek za výpomoc.
Funguje mobilní aplikace i bez signálu?
Dayswaps podle webu ano, rozvrh má zaměstnanec k dispozici i offline. U Směny.cz a Alvena práci bez připojení weby nepopisují.
Je součástí plánování i docházka?
Směny.cz mají docházkový terminál v ceně, Dayswaps terminál v Základu a plnou docházku s mzdovými podklady v Kompletu. Alveno je primárně docházkový systém, ke kterému se plánování přidává jako modul.
Lze rozpis směn vytisknout na nástěnku?
Dayswaps umožňuje tisk a export plánu od tarifu Komplet. Směny.cz nabízejí export dat do Excelu. U Alvena se plán exportuje hlavně do mzdových programů.
Kde leží data z plánování směn?
Směny.cz uvádějí servery v Česku, Dayswaps datové centrum ve Frankfurtu a část dat asistenta AI u subdodavatele mimo EU, Alveno hostuje docházku u ČRA. Se všemi je potřeba mít smlouvu o zpracování osobních údajů.
Jak dlouho trvá přechod z Excelu?
Nastavení poboček, pozic a šablon zabere odpoledne a Směny.cz i Dayswaps nabízejí pomoc s importem zaměstnanců. Zaběhnutí trvá obvykle jeden až dva rozpisy, než si tým zvykne řešit změny jen v aplikaci.
