Účetní program se vybírá na roky, ne na jeden rok. U OSVČ, která překročí zákonný obrat, se navíc k daňové evidenci nedá vrátit dřív než po pěti letech. A zákon o účetnictví obsahuje jednu větu, která je pro výběr důležitější než celý ceník: po celou archivační dobu musíte být schopni nečitelný záznam převést do čitelné podoby. Konec předplatného tuhle povinnost neruší. Text je informativní přehled, ne doporučení konkrétního produktu.
Souvislosti s dalším firemním softwarem popisuje rozcestník o softwaru pro malé firmy.
Ve zkratce
- Nejdřív si ujasněte, jestli vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci. Rozhoduje to o typu programu.
- OSVČ se po překročení zákonného obratu stává účetní jednotkou a zpátky nemůže dřív než po pěti letech.
- Program musí umět generovat přesnou strukturu elektronických podání, jinak je podání neúčinné.
- Zákon vyžaduje schopnost číst archivované záznamy po celou dobu archivace.
- Z porovnávané trojice má jeden výrobce nezměněného vlastníka od devadesátých let.
- Další dva prošli přejmenováním nebo změnou vlastníka, u jednoho i změnou právní formy.
- Skutečně webový cloud má z té trojice jen jeden produkt, ostatní řeší hosting instalované verze.
Nejdřív otázka, kterou většina návodů přeskočí
Program se vybírá podle toho, co musíte vést. Právnická osoba se sídlem v Česku je účetní jednotkou vždy a vede účetnictví. Fyzická osoba se jí stává za vymezených podmínek, zejména při zápisu do obchodního rejstříku nebo po překročení zákonného obratu, jinak vede jen daňovou evidenci, případně pouhou evidenci příjmů při paušálních výdajích.
Podstatný je jeden často opomíjený detail: po překročení obratu se z daňové evidence stane účetnictví a zpátky se nedá přejít dřív než po pěti letech. Výběr programu je tedy rozhodnutí na roky, ne na sezónu. Kdo teprve zvažuje, jestli si účetnictví dělat sám, najde vodítko v článku o tom, jak vybrat účetní pro firmu.
Co po programu chce zákon
Účetní software není jen kalkulačka. Musí generovat elektronická podání v přesně dané struktuře, protože podání ve špatném formátu je neúčinné. Týká se to přiznání k dani z přidané hodnoty, kontrolního hlášení i souhrnného hlášení. Právě proto je rozdíl mezi programem, který umí vytisknout formulář, a programem, který umí odeslat správně strukturovaný soubor.
Archivace a věta, která rozhoduje o vendor lock-inu
Zákon o účetnictví ukládá, že účetní jednotka musí po celou dobu archivace disponovat prostředky, jimiž převede nečitelný záznam do čitelné formy. Jinými slovy: pokud vaše data leží v uzavřeném formátu a vy přestanete platit předplatné, povinnost vám nezmizí. Daňové doklady se navíc uchovávají deset let.
Z toho plyne konkrétní otázka na dodavatele: co přesně zůstane, když skončím? Odpověď typu vytiskneme vám sestavy je nedostatečná. Potřebujete strojově čitelný export dat a přístup k archivu dokladů.
Krabice, pronájem, nebo cloud
Jednorázová licence znamená, že program vlastníte, ale aktualizace na nový rok se obvykle dokupují. Bez nich program po čase přestane odpovídat legislativě, takže úspora je jen zdánlivá. Předplatné zahrnuje aktualizace i podporu, ale platíte pořád a po skončení ztrácíte přístup k programu, byť ne k datům, pokud je máte lokálně.
Cloud je třetí věc a je potřeba se ptát přesně. Rozdíl je mezi skutečně webovou aplikací a mezi instalovaným programem provozovaným u partnera na vzdálené ploše. Obojí se prodává jako cloud, ale chová se jinak, hlavně v rychlosti, v dostupnosti z různých zařízení a v tom, kdo řeší zálohy.
Co je za těmi třemi jmény
Vlastnická historie není klep, ale vodítko k tomu, jak stabilní je zázemí a jak pravděpodobná je změna cenové politiky.
Kontinuita proti sérii přejmenování
Z porovnávané trojice je jeden výrobce beze změny vlastníka od poloviny devadesátých let, což je v českém softwaru výjimka. Druhý prošel dvěma přejmenováními skupiny a jeho rejstříkový záznam vypisuje desítky pohlcených firem včetně zániku původního vývojáře. Třetí se ocitl pod zahraniční investiční skupinou a změnil i právní formu, obojí velmi nedávno. Kdo čte starší srovnání, čte neplatné údaje o vlastnících.
Edice se liší i tím, co neumí
Tohle je nejčastější past při výběru. Označení nejnižší edice neznamená plný program se slabší podporou, ale program bez některých agend. U jednoho z produktů nejnižší varianta neumí účetnictví, jiná neumí mzdy ani sklady a další neumí ani daně. U jiného produktu je dražší edice bez skladu, zatímco levnější ho má. Ceník se proto nedá číst shora dolů, musí se číst jako matice funkcí.
Na co se ptát před nákupem
První otázka míří na agendy: účetnictví nebo daňová evidence, sklad, fakturace, mzdy, majetek, kniha jízd, maloobchodní prodej. Druhá na počet uživatelů a na to, jestli je licence na počítač, nebo na osobu. Třetí na napojení: banka, e-shop, pokladní systém, datová schránka a existence aplikačního rozhraní, přičemž u některých produktů je rozhraní placený modul navíc.
Čtvrtá a nejdůležitější otázka je na cestu ven. Existuje popsaná struktura exportu? Jsou schémata veřejná? Dostanu doklady i účetní data, nebo jen sestavy? U jednoho z porovnávaných produktů jsou schémata pro výměnu dat veřejně dokumentovaná, což při přechodu jinam znamená podstatný rozdíl.
Kdy program nestačí a je potřeba účetní
Software rozhodne o formě, ne o obsahu. Nezvolí za vás způsob odpisování, neposoudí, co je daňově uznatelný náklad, a nepozná chybně zaúčtovaný doklad. U jednoduché daňové evidence si ho podnikatel obsluhuje sám bez problémů, u účetnictví s několika zaměstnanci a skladem se úspora za účetní obvykle vrátí v první chybě, kterou nikdo neudělá.
Rozumné dělení bývá takové, že podnikatel v programu pořizuje doklady a účetní je kontroluje a uzavírá období. K tomu je ale potřeba, aby účetní zvolený program uměla, což je kritérium, na které se při výběru zapomíná úplně nejčastěji.
| Parametr | Na co se dívat |
|---|---|
| Co vlastně potřebujete | účetnictví, daňová evidence, nebo jen evidence příjmů |
| Návrat k jednodušší evidenci | po překročení obratu nejdřív po pěti letech |
| Elektronická podání | přesná struktura, jinak je podání neúčinné |
| Archivace | schopnost číst záznamy po celou archivační dobu |
| Model licence | jednorázová s dokupovanými aktualizacemi, nebo předplatné |
| Cloud | rozlišujte webovou aplikaci a hostovanou instalaci |
| Edice | nižší varianta nemusí umět celou agendu, čtěte jako matici |
| Cesta ven | veřejně popsaná struktura exportu, ne jen tiskové sestavy |
Šest věcí, které stojí za pozornost
- Vyberte podle toho, co musíte vést. Ne podle počtu funkcí v ceníku.
- Přechod na účetnictví je na pět let. Zpátky to hned nejde.
- Ptejte se na export dat. Zákon po vás chce čitelnost i po letech.
- Cloud není jedno slovo. Webová aplikace a hostovaná instalace se chovají jinak.
- Nižší edice něco neumí. Ceník čtěte jako matici agend, ne jako žebříček.
- Zeptejte se své účetní. Program, který neumí, vás bude stát víc než licence.
Časté otázky
Musím vést účetnictví, nebo stačí daňová evidence?
Právnická osoba vede účetnictví vždy. Fyzická osoba se stává účetní jednotkou zejména při zápisu do obchodního rejstříku nebo po překročení zákonného obratu, jinak jí stačí daňová evidence.
Můžu se z účetnictví vrátit zpátky?
Ne hned. Zákon návrat k daňové evidenci umožňuje až po uplynutí pěti let, takže je přechod dlouhodobé rozhodnutí a program se vybírá s tímhle horizontem.
Proč musí program umět elektronická podání?
Protože podání ve špatné struktuře je neúčinné. Nejde jen o vytištění formuláře, ale o vygenerování souboru v přesně předepsaném formátu.
Co se stane s daty, když přestanu platit?
Povinnost uchovávat účetní záznamy a doklady trvá dál a zákon po vás chce, abyste je uměli převést do čitelné podoby. Proto je nutné mít strojově čitelný export, ne jen tiskové sestavy.
Je cloudová verze totéž jako webová aplikace?
Nemusí být. Někteří dodavatelé nabízejí jako cloud instalovaný program provozovaný u partnera na vzdálené ploše, což se chová jinak než skutečná webová aplikace.
Umí nejlevnější edice všechno?
Zpravidla ne. U některých produktů nejnižší varianta neumí účetnictví, jiná mzdy nebo sklady. Ceník je proto potřeba číst jako matici agend, ne jako žebříček podle ceny.
Mohlo by vás zajímat
- srovnání fakturačních nástrojů, které se na účetní programy napojují
- co se OSVČ vyplatí u vedení účetnictví, když zvažujete externí pomoc
- kdy se stát plátcem daně z přidané hodnoty, což nároky na program zvýší
Zdroje: zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví v částech o účetních jednotkách, o způsobu vedení účetnictví, o účetních záznamech a o jejich uchovávání a čitelnosti, zákon č. 586/1992 Sb. v části o daňové evidenci, zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty v částech o elektronických podáních, o kontrolním hlášení a o uchovávání dokladů, daňový řád v části o formě podání, informace Finanční správy ke struktuře elektronických podání a oficiální weby, ceníky a dokumentace výrobců porovnávaných programů spolu s výpisy z obchodního rejstříku prostřednictvím systému ARES.
Doklady v programu jsou jen půl práce. jak probíhá kontrola u podnikatele a jak dlouho se archivuje, popisuje samostatný text.
