Propojení e-shopu s účetnictvím: Fakturoid, Pohoda, nebo Money S3

E-shop se s účetnictvím propojuje doplňkem nebo pluginem, který sám přenáší faktury, objednávky, zákazníky a u skladových programů i stav zásob. U Shoptetu se takové doplňky instalují z katalogu, u WooCommerce jde o pluginy, které obvykle dodávají třetí strany. Konec ručního přepisování znamená méně chyb a účetní dostane podklady včas.

Srovnáváme tři zavedené české systémy: online fakturaci Fakturoid a účetní programy POHODA a Money S3. Kritéria výběru byla tři: český výrobce, hotové napojení na Shoptet i WooCommerce a popis propojení na webu výrobce. Každý z nich se hodí pro jinou velikost obchodu a jiný způsob vedení skladu.

Článek vychází jen z informací výrobců, nápovědy Shoptetu, katalogu doplňků a stránek autorů pluginů. Ceny neuvádíme, protože se mění a skládají z tarifu účetního programu i poplatku za doplněk. Obecné povinnosti prodejce shrnuje stránka E-shop: založení, provoz a povinnosti prodejce.

Proč e-shop propojit s účetnictvím

Každá objednávka z e-shopu jednou skončí jako doklad v účetnictví. Dokud chodí pár objednávek týdně, dá se faktura přepsat ručně. S desítkami objednávek denně ale ruční přepis znamená hodiny práce, překlepy ve variabilních symbolech a faktury, které v účetnictví chybějí.

Propojení řeší tři věci najednou. Doklady se do účetnictví dostanou samy, platby se spárují s objednávkami a stav skladu je stejný v e-shopu i v účetním programu. Účetní pak pracuje s kompletními daty a nemusí dohledávat, co se prodalo a kdy přišly peníze.

Samotný výběr účetního programu je samostatné rozhodnutí, které rozebírá srovnání účetních programů Pohoda, Money a ABRA. Tento článek se zaměřuje na to, jak program s e-shopem propojit a co od napojení čekat. Nejdřív se proto domluvte s účetní, v jakém programu chce data dostávat.

Co se mezi systémy přenáší

Rozsah přenosu se liší podle doplňku, ne jen podle účetního programu. Nejčastěji jde o vydané faktury, zálohové faktury a dobropisy, dále o objednávky a zákazníky. Skladové programy navíc přenášejí produkty, ceny a počty kusů.

Doplněk Pohoda od Shoptetu podle popisu přenáší produkty, skladové zásoby, objednávky a zákazníky a exportuje daňové doklady, zálohové faktury i dobropisy. Money S3 by Seyfor synchronizuje kategorie, zásoby, objednávky, hlavní ceník, zákazníky a doklady. Doplněk pro Fakturoid přenáší doklady a adresář a sklad podle SKU jen volitelně.

Důležitý je i směr. Některá data jdou jen z e-shopu do účetnictví, jiná oběma směry, třeba zásoby nebo stav zaplacení. Před instalací si sepište, co má jít kam, a porovnejte to s popisem doplňku v katalogu.

Kdo určuje stav zásob

Stav skladu smí mít jen jeden hlavní zdroj, jinak se čísla v e-shopu a účetnictví rozejdou. Money S3 to říká na svém webu přímo: zdrojem pravdy má být účetní program, který velí, a e-shop poslouchá. Po naskladnění v Money se dostupnost sama propíše na web.

Opačná varianta je řídit sklad v e-shopu a do účetnictví posílat jen doklady. Money S3 na webu popisuje obě cesty a u menšího obchodu bývá ta druhá jednodušší. Shoptet u doplňku Pohoda upozorňuje, že přenos zásob vyžaduje aktivní Skladové hospodářství a přenáší jen zásoby typu Karta.

Pokud máte vlastní sklad s pozicemi a čtečkami, přibývá třetí systém. Pak je potřeba rozhodnout, jestli zásoby řídí skladový software, nebo účetní program. Jak skladové systémy s e-shopem a účetnictvím spolupracují, popisuje článek skladový systém pro e-shop.

Nástroje a konektory podle systému

Fakturoid: fakturace s napojením

Fakturoid je online fakturace pražské firmy Fakturoid s.r.o., která funguje už přes patnáct let. Není to plné účetnictví se skladem v každém tarifu, ale nástroj na doklady, platby a přehledy. Účetní dostane vlastní přístup a doklady si exportuje do svého programu.

Export do účetních programů Pohoda, Money S3, ABRA Flexi, Ježek DUEL, EKONOM, Harmonik a Premier je podle ceníku od tarifu Na lehko. Automatické párování plateb a upomínky jsou od tarifu Na každý den, sklad a víc číselných řad až v tarifu Na maximum. Výběr tarifu tak závisí na tom, co od napojení čekáte.

Napojení na e-shopy Fakturoid sám nevyvíjí, v katalogu aplikací ale uvádí doplňky pro Shoptet, WooCommerce, Shopify a PrestaShop. Při chybě napojení se proto obracíte na autora doplňku, ne na Fakturoid. Jak se Fakturoid liší od jiných fakturačních služeb, rozebírá srovnání Fakturoidu, iDokladu a Vyfakturuj.

Pohoda: e-shop přes XML

POHODA je účetní program jihlavské firmy STORMWARE, který si s e-shopy vyměňuje data přes rozhraní XML. Podle výrobce z ní jde nabízet zboží ze skladové evidence, přijímat objednávky a doplňovat adresář. Na jednu Pohodu lze napojit víc e-shopů, i když mají jinou nabídku.

Stejné rozhraní slouží i pro skladové a pokladní systémy, jedním z řešení je POHODA mServer. Sklady a funkce pro internetové obchody nejsou v nejnižších variantách Pohody a automatické spouštění XML komunikace mají jen vybrané vyšší varianty. Než doplněk koupíte, ověřte si variantu v konfigurátoru na webu výrobce.

Homebanking Pohody načte elektronický výpis z banky, spáruje platby s doklady a zaúčtuje je. Právě tady se ušetří nejvíc času, protože dobírky a převody od zákazníků se nemusí párovat ručně. Seznam podporovaných bank a formátů je na webu STORMWARE.

Money S3: E-shop konektor

Money S3 se s e-shopem propojuje modulem E-shop konektor, který podle výrobce obsahuje i základní verze Money S3 Start. Konektor přenese zboží s popisy a fotkami do e-shopu a objednávky zpět do účetnictví. Data jdou ve formátu XML, takže je musí podporovat i e-shopová platforma.

V základu se výměna dat spouští ručně několika kliknutími. Plnou automatizaci na pozadí zajistí modul S3 Automatic, který podle výrobce stahuje objednávky a aktualizuje zásoby v pravidelných intervalech. Pro pokročilejší napojení nabízí Money samostatný modul API s rozhraním GraphQL.

Money S3 uvádí přímé napojení na Shoptet a mezi dalšími platformami Upgates, FastCentrik, Webnode nebo Shopify. U WooCommerce, PrestaShopu a Magenta píše, že napojení jde často přes konektory integrátorů. U vlastního řešení e-shopu mohou vývojáři využít veřejnou dokumentaci XML rozhraní.

Shoptet: doplňky pro účetnictví

Katalog doplňků Shoptetu nabízí v kategorii Účetnictví přes dvacet napojení. Kromě Fakturoidu, Pohody a Money S3 v něm jsou například ABRA Flexi, iÚčto, Trivi, Premier, Vario nebo SuperFaktura. U většiny programů existuje víc doplňků od různých autorů.

Pro Pohodu je doplněk přímo od Shoptetu a vedle něj napojení Pohoda by Dominik Prajzler se synchronizací každých pět minut a Pohoda by ShopSync. Pro Money S3 je doplněk Money S3 by Seyfor, který se nastavuje přímo v účetním programu, a doplněk Napojení na účetnictví MS3 od firmy Napojse. Fakturoid napojuje doplněk vývojáře Tomáše Kulhánka.

Doplňky se liší rozsahem, frekvencí přenosu a tím, kdo je podporuje. U doplňku od Shoptetu řešíte potíže se Shoptetem, u partnerských doplňků s jejich autorem. Samoinstalace některých můstků pro Pohodu vyžaduje vlastní server, proto si u menšího obchodu zvažte odborné napojení.

WooCommerce: pluginy třetích stran

WooCommerce nemá vestavěné napojení na české účetní programy, řeší se pluginy. Fakturoid ve svém katalogu uvádí dva: plugin od Toret a plugin od WPify. K propojení potřebujete přístupové údaje k API Fakturoidu a zapnuté webhooky.

Plugin Toret pro Fakturoid podle popisu vystaví fakturu, proformu i dobropis ručně nebo automaticky podle stavu objednávky. Pravidla jde nastavit zvlášť pro každou platební metodu, takže při platbě kartou vznikne faktura hned a u dobírky až po vyřízení. Když doklad nevznikne, plugin pošle upozornění e-mailem.

Pro Pohodu nabízí Toret plugin Woo Pohoda, který exportuje produkty, kategorie a objednávky. U Money S3 výrobce odkazuje na konektory integrátorů, konkrétní plugin nejmenuje. U každého pluginu si ověřte, kdo ho vyvíjí a jak rychle reaguje na aktualizace WordPressu.

Párování plateb s objednávkami

Párování plateb je místo, kde propojení ušetří nejvíc práce. Platba převodem se spáruje podle variabilního symbolu a částky a objednávka se sama označí jako zaplacená. Fakturoid podle katalogu umí párovat příchozí i odchozí platby s většinou českých bank.

Shoptet doporučuje pro párování službu Propojení s bankou v rámci Shoptet Pay, která zvládne víc bank a účtů a spáruje i platby bez variabilního symbolu. Druhou možností je ruční nahrání výpisu ve formátu ABO, kdy číslo objednávky nesmí obsahovat písmena. Nedoplatky a přeplatky Shoptet barevně označí a lze na ně navázat stav objednávky a e-mail.

U pluginu Toret pro WooCommerce se zaplacení přenáší z Fakturoidu zpět do e-shopu a objednávka přejde do zvoleného stavu. Pohoda a Money S3 párují platby z výpisu v modulech homebankingu. Vyberte jedno místo, kde se párování děje, aby platba nebyla označená dvakrát.

OSS, dobropisy a číselné řady

Při prodeji spotřebitelům do jiných zemí EU se uplatní režim OSS s DPH podle země doručení. Money S3 uvádí, že konektor přenese objednávku tak, aby program rozpoznal zemi a použil správnou sazbu. Plugin Toret pro Fakturoid podporuje OSS i přenesenou daňovou povinnost.

Číselné řady rozhodují o tom, kde doklad vzniká. Doplněk pro Fakturoid na Shoptetu nabízí dva režimy: přenos dokladu vystaveného v Shoptetu i s číslem, nebo vytvoření dokladu až ve Fakturoidu podle stavu objednávky. První režim potřebuje vlastní řadu pro každý typ dokladu, a tedy nejvyšší tarif Fakturoidu.

Dobropisy při vratkách a reklamacích se přenášejí stejně jako faktury, u všech tří napojení výrobci dobropisy výslovně zmiňují. Hlídejte, aby dobropis odkazoval na původní fakturu a měl stejnou sazbu DPH. Jak má vypadat správně vystavená faktura, shrnuje článek o náležitostech faktury.

Jak vybrat a propojit

Srovnání v jedné tabulce

Tabulka shrnuje, jak se tři systémy napojují na e-shop. „Nepopisuje“ znamená, že údaj na webu výrobce ani v popisu doplňku není. Stav odpovídá webům výrobců v době psaní článku.

Parametr	Fakturoid	POHODA	Money S3
Výrobce	Fakturoid s.r.o., Praha	STORMWARE s.r.o., Jihlava	Seyfor, Brno
Typ programu	online fakturace	účetní program	účetní program, i v online hostingu
Doplněk pro Shoptet	od třetí strany	od Shoptetu i třetích stran	od Seyforu i třetích stran
WooCommerce	pluginy Toret a WPify	plugin Woo Pohoda od Toret	přes konektory integrátorů
Formát výměny	API	XML	XML, samostatný modul API
Přenos zásob	volitelně podle SKU	ano	ano
Párování plateb z banky	ano, vyšší tarif	ano, homebanking	ano, modul Banka a pokladna
Automatický přenos	ano	vyšší varianty	modul S3 Automatic
Export pro účetní	Pohoda, Money S3 a další	nepotřebuje	nepotřebuje

Jak vybrat podle provozu

Nejrychleji k výběru vede otázka, kdo vede účetnictví a kde chcete řídit sklad. Tabulka převádí typické situace na to, co napojení musí umět.

Co řešíte	Co potřebujete	Kde to hledat
Jste OSVČ a účetnictví vede externí účetní	faktury a export pro účetní	Fakturoid
Účetní pracuje v Pohodě	přenos dokladů a zásob do Pohody	doplněk Pohoda pro Shoptet, Woo Pohoda
Sklad chcete řídit z účetního programu	synchronizace zásob a cen do e-shopu	Money S3 s E-shop konektorem, POHODA
Ručně párujete převody	párování plateb z banky	Fakturoid, Shoptet Pay, homebanking
Prodáváte do jiných zemí EU	podpora OSS	Money S3, plugin Toret pro Fakturoid
Máte víc e-shopů	víc obchodů na jeden účet	Money S3, POHODA, doplněk pro Fakturoid
E-shop běží na WooCommerce	hotový plugin	Toret nebo WPify pro Fakturoid, Woo Pohoda

Postup propojení krok za krokem

Samotná instalace doplňku zabere minuty, nastavení a kontrola dokladů několik dní. Nejvíc chyb vzniká v číselných řadách, sazbách DPH a párování doprav a plateb. Postup, který se osvědčuje:

1. Domluvte se s účetní, v jakém programu a v jakém rozsahu chce data dostávat.
2. Rozhodněte, který systém je hlavním zdrojem zásob, cen a čísel dokladů.
3. Vyberte doplněk nebo plugin a přečtěte si v katalogu, co přesně přenáší a jakým směrem.
4. Nastavte číselné řady, sazby DPH a párování způsobů dopravy a platby.
5. Ve zkušební době pošlete několik testovacích objednávek včetně dobropisu a nechte je zkontrolovat.
6. Zapněte automatický přenos a první měsíc porovnávejte tržby v e-shopu s účetnictvím.

Co si z toho odnést

Pět bodů, které rozhodují víc než značka programu:

1. Fakturoid zvažte jako fakturaci s párováním plateb, když účetnictví vede externí účetní.
2. Pohodu zvažte, když v ní už účtujete a chcete propojit sklad i doklady přes XML.
3. Money S3 zvažte, když chcete řídit zásoby a ceny z účetního programu a propisovat je do e-shopu.
4. Vždy určete jeden hlavní zdroj zásob, jedno místo vystavení dokladů a jedno místo párování plateb.
5. Každé napojení otestujte ve zkušební době a nechte výsledek zkontrolovat účetní.

Recenze a zkušenosti uživatelů

Recenze napojení najdete hlavně v katalogu doplňků Shoptetu, kde se u každého doplňku zobrazuje hodnocení e-shopařů, a u pluginů pro WooCommerce na webech jejich autorů. Fakturoid má na webu sekci ohlasů zákazníků. Při čtení recenzí sledujte, jaký účetní program a jaký rozsah přenosu pisatel používá, protože zkušenost s přenosem faktur neříká nic o synchronizaci skladu.

Časté otázky

Jak propojit Shoptet s účetnictvím?

Nainstalujte z katalogu doplňků Shoptetu napojení na svůj účetní program, například Pohoda, Money S3 by Seyfor nebo Fakturoid by Kulhánek. V doplňku nastavíte, jaké doklady a data se přenášejí a jakým směrem.

Jak propojit WooCommerce s Fakturoidem?

Přes plugin třetí strany, Fakturoid uvádí plugin od Toret a od WPify. Ve Fakturoidu vygenerujete přístupové údaje k API, povolíte webhooky a uložíte bankovní účet.

Existuje plugin pro WooCommerce a Pohodu?

Ano, Toret nabízí plugin Woo Pohoda pro export produktů, kategorií a objednávek. Oficiální plugin od výrobce Pohody na webu STORMWARE uvedený není.

Co se přenáší z e-shopu do účetnictví?

Obvykle faktury, zálohové faktury, dobropisy, objednávky a zákazníci. U skladových programů navíc produkty, ceny a stav zásob, přesný rozsah ale určuje konkrétní doplněk.

Musím mít sklad v účetním programu?

Nemusíte. Sklad můžete řídit v e-shopu a do účetnictví posílat jen doklady, nebo naopak řídit zásoby z účetního programu. Důležité je mít jen jeden hlavní zdroj.

Jak funguje párování plateb?

Systém načte bankovní výpis a podle variabilního symbolu a částky přiřadí platbu k objednávce nebo faktuře. Ta se pak označí jako zaplacená a e-shop může změnit stav objednávky.

Umí Shoptet párovat platby sám?

Ano. Shoptet doporučuje službu Propojení s bankou v rámci Shoptet Pay a nabízí i ruční nahrání výpisu ve formátu ABO. Párování probíhá podle variabilního symbolu.

Stačí Fakturoid místo účetního programu?

Pro fakturaci, párování plateb a podklady pro účetní ano, nejvyšší tarif má i sklad a přiznání k DPH. Podvojné účetnictví ale Fakturoid nevede, doklady se exportují do účetního programu.

Jak často se data přenášejí?

Podle doplňku. Pohoda by Dominik Prajzler uvádí synchronizaci každých pět minut, Money S3 s modulem S3 Automatic přenáší data v pravidelných intervalech. Bez automatizace se přenos spouští ručně.

Umí napojení řešit OSS?

Money S3 uvádí, že konektor rozpozná zemi doručení a použije správnou sazbu DPH. Plugin Toret pro Fakturoid podporuje OSS i přenesenou daňovou povinnost.

Můžu napojit víc e-shopů na jedno účetnictví?

Ano. Pohoda i Money S3 podle výrobců zvládnou víc e-shopů na jeden program a doplněk pro Fakturoid na Shoptetu umí víc e-shopů na jeden účet s vlastní číselnou řadou.

Kdo řeší chyby v napojení?

Autor doplňku nebo pluginu. U doplňku Pohoda od Shoptetu je to Shoptet, u doplňků třetích stran jejich tvůrce, ne výrobce účetního programu.

Co když e-shop i účetní program vystaví fakturu?

Vzniknou duplicitní doklady a rozpadne se číselná řada. Nastavte proto vystavování dokladů jen v jednom systému a druhý nechte doklady přijímat.

Dá se napojení vyzkoušet?

U řady doplňků v katalogu Shoptetu je zkušební doba a Fakturoid má také zkušební období. Vyzkoušejte přenos na testovacích objednávkách a nechte ho zkontrolovat účetní.