Inventura v e-shopu: povinnost ke konci roku a postup

Inventura v e-shopu znamená spočítat zboží ve skladu, porovnat ho se stavem v evidenci a rozdíly zapsat a vyúčtovat. Kdo vede účetnictví, musí podle § 29 a § 30 zákona o účetnictví inventarizovat k okamžiku účetní závěrky a výsledek zaznamenat v inventurních soupisech. Živnostník v daňové evidenci má podle § 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů zjistit skutečný stav zásob k poslednímu dni zdaňovacího období a udělat o tom zápis.

Pro e-shop přichází inventura v nejhorší možné chvíli. Prosinec je plný objednávek, v lednu se vrací dárky a sklad se hýbe každý den. Přitom právě stav zásob ke konci roku vstupuje do účetní závěrky nebo do základu daně, takže chyba v počítání není jen provozní nepříjemnost.

Článek projde, kdo inventuru dělat musí, co má obsahovat soupis, jak naložit s mankem a přebytkem a jak inventuru prakticky provést v Shoptetu, Upgates a WooCommerce. Navazuje na průvodce založením a provozem e-shopu a patří do série o sezóně v e-shopu. Daňové dopady konkrétních rozdílů vždy proberte se svou účetní, tady najdete rámec a postup.

Kdo musí inventuru dělat

Povinnost se liší podle toho, jak vedete evidenci. Účetní jednotkou je každá právnická osoba, tedy i malá s.r.o. s jedním e-shopem, a dále fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku nebo ta, jejíž obrat přesáhl zákonný limit podle § 1 odst. 2 zákona o účetnictví. Účetnictví může vést i živnostník, který se pro něj sám rozhodne.

Ostatní živnostníci vedou daňovou evidenci, nebo uplatňují paušální výdaje. Pro daňovou evidenci platí vlastní pravidlo v zákoně o daních z příjmů, které je stručnější, ale stav zásob ke konci roku zjistit musíte také. Oba režimy rozebíráme níže.

Pokud si nejste jistí, ve kterém režimu jste, podívejte se do posledního daňového přiznání nebo se zeptejte účetní. Kdo teprve zvažuje formu podnikání, najde souvislosti v článku s.r.o. nebo OSVČ z pohledu daní. Forma podnikání určuje, podle kterého zákona zásoby počítáte.

Inventarizace podle zákona o účetnictví

Zákon o účetnictví v § 6 odst. 3 ukládá účetním jednotkám inventarizovat majetek a závazky. Podle § 29 odst. 1 se inventarizace provádí k okamžiku, ke kterému sestavujete řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku. U kalendářního roku je to jeho konec.

Inventarizace se netýká jen zboží. Zjišťuje se stav veškerého majetku a závazků, tedy i pokladny, bankovních účtů, pohledávek za zákazníky nebo závazků vůči dodavatelům. U věcí, které lze vidět, se dělá fyzická inventura, u ostatních dokladová, jak rozlišuje § 30 odst. 1.

Fyzická inventura podle § 30 odst. 3 znamená počítání, měření, vážení a obdobné způsoby. Zásoby se přitom podle § 25 odst. 1 písm. c) oceňují pořizovacími cenami, ne prodejními, což je důležité při exportu hodnoty skladu z platformy.

Průběžná inventura u zásob

Zboží nemusíte počítat celé najednou na konci roku. Paragraf 29 odst. 2 dovoluje u zásob průběžnou inventarizaci, pokud o nich účtujete podle druhů, míst uložení nebo hmotně odpovědných osob. Termín si stanovíte sami, ale každý druh zásob musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období.

U tisíců položek to bývá rozumnější než jeden velký den počítání. Při průběžné inventarizaci lze soupisy nahradit průkazným záznamem o provedení fyzické inventury a vyúčtování rozdílů, jak uvádí § 30 odst. 8.

Průběžná inventura ale nenahrazuje dokladovou inventuru pohledávek a závazků ke konci roku. Dohodněte se s účetní, které části skladu počítáte průběžně a jak to zdokumentujete. Hodí se k tomu skladový systém s pozicemi a skladovými kartami, který pohyb zásob mezi inventurami spolehlivě eviduje.

Daňová evidence a zápis

Živnostník v daňové evidenci se řídí § 7b zákona o daních z příjmů. Podle odstavce 4 provede zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů k poslednímu dni zdaňovacího období a o zjištění provede zápis. U fyzické osoby je zdaňovacím obdobím kalendářní rok.

Zákon pro daňovou evidenci nepředepisuje takové náležitosti soupisu jako zákon o účetnictví. Zápis ale musí být průkazný, protože podle stejného odstavce o případné rozdíly upravujete základ daně podle § 24 a 25. Rozumné je proto převzít strukturu účetního soupisu: položka, množství, ocenění, kdo počítal a kdy.

Zásoby se v daňové evidenci podle § 7b odst. 3 oceňují pořizovací cenou, pokud jste je koupili. Daňovou evidenci uschovávejte za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně, jak říká § 7b odst. 5. Pokud s evidencí nechcete pracovat sami, porovnání najdete v článku účetní, daňový poradce, nebo paušál.

Paušální výdaje a inventura

Kdo uplatňuje výdaje procentem z příjmů, daňovou evidenci nevede. Zákon mu v § 7 odst. 8 ukládá vést vždy záznamy o příjmech a evidenci pohledávek vzniklých z podnikání. Povinnost podle § 7b odst. 4 se tedy týká těch, kdo daňovou evidenci skutečně vedou.

Přehled o zásobách potřebujete kvůli nákupu, cash flow i dostupnosti na webu, a při přechodu na skutečné výdaje nebo do účetnictví se bude řešit počáteční stav zásob. Kontrolu skladu ke konci roku proto doporučujeme i tady. Pokud jste plátce DPH, nedoložené ztráty zboží mohou ovlivnit i odpočet daně. Kdy se plátcem stáváte, vysvětluje článek kdy se stát plátcem DPH.

Otázka	Účetnictví	Daňová evidence
Předpis	§ 29 a § 30 zákona o účetnictví	§ 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů
K jakému okamžiku	k okamžiku účetní závěrky	k poslednímu dni zdaňovacího období
Co se zjišťuje	veškerý majetek a závazky	zásoby, hmotný majetek, pohledávky a dluhy
Forma záznamu	inventurní soupis s náležitostmi podle § 30 odst. 7	zápis o zjištění stavu
Průběžná inventura	u zásob možná podle § 29 odst. 2	zákon ji zvlášť neupravuje
Rozdíly	vyúčtovat do ověřovaného období, § 30 odst. 11	upravit základ daně podle § 24 a 25
Uchování	soupisy pět let, § 31 odst. 2 písm. b)	po dobu lhůty pro stanovení daně, § 7b odst. 5

Kdy inventuru začít a ukončit

Zákon o účetnictví dává pro periodickou inventuru pevné okno. Podle § 30 odst. 6 ji lze zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm. U kalendářního roku tedy můžete počítat už na podzim a dokončovat v únoru.

Pro e-shop je klíčový institut rozhodného dne podle § 30 odst. 4. Skutečný stav zjistíte k dřívějšímu dni a stav k rozvahovému dni dopočítáte podle záznamů o přírůstcích a úbytcích. Můžete tak spočítat sklad třeba před Black Friday a zbytek roku dopočítat z příjemek a výdejek.

Druhá možnost je počítat až po Novém roce, kdy je provoz klidnější. Pak musíte zpětně odečíst pohyby od rozvahového dne do dne počítání. Tady pomůže, když e-shop propojený s účetním programem přenáší prodeje a naskladnění automaticky, protože ruční dopočet stovek objednávek je zdrojem chyb.

Co musí obsahovat inventurní soupis

Inventurní soupis je podle § 30 odst. 7 průkazný účetní záznam. Musí obsahovat zjištěný stav tak, aby šel majetek jednoznačně určit, u zboží tedy název, kód nebo EAN, variantu a množství. Dále podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavu a osoby odpovědné za provedení inventury.

Soupis dále uvádí způsob zjišťování, ocenění k rozvahovému nebo rozhodnému dni, okamžik účetní závěrky, případný rozhodný den a okamžik zahájení a ukončení inventury. Export z e-shopové platformy je dobrý základ, ale sám o sobě soupisem být nemusí. Chybějící údaje doplňte do hlavičky nebo průvodního listu. Vše uložte spolu, protože provedení inventarizace musíte podle § 29 odst. 3 prokázat po dobu pěti let.

Manko, přebytek a daně

Rozdíl mezi skutečností a evidencí je inventarizační rozdíl. Když je skutečný stav nižší, jde o manko, když vyšší, o přebytek, jak definuje § 30 odst. 10 zákona o účetnictví. Podle odstavce 11 se rozdíly vyúčtují do období, za které stav ověřujete, ne až do dalšího roku.

Daňově je citlivé hlavně manko. Podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona o daních z příjmů nejsou manka a škody přesahující náhrady daňovým výdajem, s výjimkou uvedenou v § 24. Tou je například škoda způsobená neznámým pachatelem podle potvrzení policie nebo škoda z živelní pohromy podle § 24 odst. 2 písm. l).

Zákon v § 25 odst. 2 zároveň říká, že za manko se nepovažují přirozené úbytky zásob a ztratné v maloobchodním prodeji do výše ekonomicky zdůvodněné normy, kterou si stanoví poplatník. Normu může posoudit správce daně. Pokud vám zboží běžně vysychá, láme se nebo mizí, sepište normu předem, nejlépe s účetní. Pokud ji teprve hledáte, pomůže článek jak vybrat účetní pro malou firmu.

Inventura v e-shopových systémech

Inventura v Shoptetu

Shoptet má inventuru jako součást funkce Skladové hospodářství. Najdete ji v sekci Produkty → Sklad pod samostatným tlačítkem Inventura. Produkty můžete vyfiltrovat podle kategorie, dostupnosti nebo výrobce, takže velký sklad jde rozdělit na menší části, a tlačítkem Provést inventuru vytvoříte soupis položek.

V přehledu zadáváte reálný stav a vidíte hodnotu skladu bez DPH i s DPH. Díky skladovým nárokům inventura sama dopočítá kusy rezervované v nevyřízených objednávkách, takže počítáte to, co fyzicky leží na polici. Po vyhodnocení ukáže přebytky a manka a tlačítkem Aktualizovat sklad propíše nové stavy.

Podle nápovědy Shoptetu k inventuře je potřeba jednu inventuru provádět na jednom zařízení, jinak se zadané hodnoty mezi zařízeními nepřenesou. S čtečkou čárových kódů nastavíte sloupec Reálný stav na nulu a každé načtení EAN nebo PLU kódu přičte jeden kus. Hotové soupisy najdete v sekci Statistiky → Sklad, jde je ale i smazat, proto je archivujte mimo platformu.

Upgates a WooCommerce

Upgates popisuje inventuru jako práci s exportem. Podle nápovědy Upgates ke skladu produkty vyexportujete do CSV, v Excelu smažete nepotřebné sloupce, fyzicky spočítáte zboží, zapíšete zjištěný stav do souboru a naimportujete ho zpět. Varianty se hromadně aktualizují jen exportem a importem.

Celkovou hodnotu zásob Upgates ve statistikách nezobrazuje. Spočítáte ji v tabulce tak, že vynásobíte sloupec s počtem kusů nákupní cenou a výsledky sečtete. Pro soupis použijte nákupní cenu, protože zásoby se oceňují pořizovací cenou, ne cenou na webu.

WooCommerce vede stav zásob po zapnutí volby Manage stock a u každého produktu eviduje SKU a množství. Samostatný inventurní modul v dokumentaci nenajdete, ale vestavěný CSV import a export umí aktualizovat existující produkty podle ID nebo SKU. Postup je tedy stejný jako u Upgates, jen pozor na varianty, které mají vlastní SKU.

Příprava skladu před počítáním

Nejvíc chyb vzniká ještě před počítáním. Uzavřete všechny příjemky a vyřiďte nebo pozastavte expedici, aby se během počítání neměnil stav. Balíky k odeslání a vratky dejte stranou a označte.

Vratky jsou v lednu kapitola sama pro sebe. Zboží, které dorazilo zpátky, ale ještě není naskladněné, v systému chybí, a fyzicky na skladě je. Jak lednové vratky dárků zpracovat, rozebírá článek o vánočních vratkách a prodloužené lhůtě.

Zkontrolujte také, že každý produkt a varianta má v platformě kód. Bez EAN nebo interního kódu se zboží těžko páruje se soupisem a čtečka je nepoužitelná. Pokud máte zboží uložené u externího skladu, domluvte si předem, jak a kdy vám inventuru doloží, souvislosti najdete v textu o fulfillmentu pro e-shop.

Inventura krok za krokem

Následující postup platí pro malý e-shop s vlastním skladem a jednou platformou. Upravte si ho podle toho, zda počítáte k rozvahovému, nebo k rozhodnému dni. Způsob a čas zjištění si zapisujte do soupisu.

1. Určete, zda inventuru děláte k rozvahovému dni, nebo k rozhodnému dni, a kdo za ni odpovídá.
2. Uzavřete příjemky, vyřiďte objednávky a označte vratky.
3. Zkontrolujte kódy produktů a variant.
4. V platformě vygenerujte soupis nebo export stavu skladu podle kategorií či pozic.
5. Spočítejte zboží, ideálně ve dvojici, kdy jeden počítá a druhý zapisuje.
6. Zapište reálný stav, nechte systém vyhodnotit rozdíly a velká manka ihned přepočítejte.
7. Aktualizujte sklad a doplňte pohyby mezi rozhodným a rozvahovým dnem.
8. Soupis podepište, oceňte pořizovacími cenami a předejte účetní s vysvětlením rozdílů.
9. Uložte soupis i podklady mimo platformu na dobu, kterou vyžaduje zákon.

Rychlá orientace v jedné tabulce

Pro rychlé rozhodnutí slouží následující přehled. Najděte svou situaci v prvním sloupci a vedle ní odpověď. Paragrafy vycházejí z platného znění zákonů.

Co řešíte	Co potřebujete	Kde to hledat
Mám s.r.o. a nevím, k jakému dni počítat	periodickou inventarizaci k účetní závěrce	§ 29 odst. 1 zákona o účetnictví
Nestihnu počítat na konci roku	rozhodný den a dopočet pohybů	§ 30 odst. 4 a 6 zákona o účetnictví
Mám tisíce položek	průběžnou inventarizaci zásob	§ 29 odst. 2 zákona o účetnictví
Jsem OSVČ s daňovou evidencí	zápis o stavu k poslednímu dni roku	§ 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů
Nevím, co má být v soupisu	náležitosti inventurního soupisu	§ 30 odst. 7 zákona o účetnictví
Chybí zboží a nevím proč	posoudit manko a náhrady	§ 25 odst. 1 písm. n) a § 24 odst. 2 písm. l) ZDP
Zboží běžně ubývá	normu přirozených úbytků	§ 25 odst. 2 zákona o daních z příjmů
Prodávám na Shoptetu	inventuru ve Skladovém hospodářství	nápověda Shoptetu, Produkty → Sklad
Prodávám na Upgates nebo WooCommerce	export a import CSV	nápověda Upgates ke skladu, dokumentace WooCommerce

Co si z toho odnést

Ukáže, kde vám zboží mizí, co leží na skladě zbytečně dlouho a jestli čísla na webu odpovídají realitě. Platí to pro účetnictví i daňovou evidenci. Pět věcí, které si ohlídat:

• Znejte svůj režim: účetnictví se řídí § 29 a § 30 zákona o účetnictví, daňová evidence § 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů.
• Využijte okno: inventuru lze začít čtyři měsíce před rozvahovým dnem a dokončit do dvou měsíců po něm.
• Soupis doplňte: export z platformy potřebuje podpisy, způsob zjištění, ocenění a časové údaje.
• Manko vysvětlete: neobjasněné manko obecně není daňovým výdajem a u plátce DPH může ovlivnit odpočet.
• Archivujte mimo e-shop: soupisy uchovávejte pět let a neberte administraci platformy jako archiv.

Recenze a zkušenosti

Hodnocení skladových nástrojů hledejte v sekcích s recenzemi v katalozích doplňků jednotlivých platforem a na fórech provozovatelů e-shopů. U recenzí čteček kódů a skladových aplikací se dívejte, zda autor píše o stejné platformě a podobném počtu položek. Jen tak zjistíte, jestli jeho zkušenost platí i pro váš sklad.

Časté otázky

Musí malý e-shop dělat inventuru?

Ano, pokud vede účetnictví nebo daňovou evidenci. Účetní jednotka postupuje podle § 29 zákona o účetnictví, živnostník podle § 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů.

K jakému dni se inventura dělá?

V účetnictví k okamžiku účetní závěrky, u kalendářního roku tedy ke konci roku. V daňové evidenci k poslednímu dni zdaňovacího období, u fyzické osoby je to kalendářní rok.

Mohu počítat sklad už v listopadu?

Ano, pokud stanovíte rozhodný den podle § 30 odst. 4 zákona o účetnictví a stav k rozvahovému dni dopočítáte z pohybů. Inventuru lze zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem.

Do kdy musí být inventura hotová?

Periodickou inventuru musíte ukončit nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni, jak stanoví § 30 odst. 6 písm. b) zákona o účetnictví.

Co je průběžná inventura?

Počítání zásob po částech během roku podle § 29 odst. 2 zákona o účetnictví. Každý druh zásob musí přijít na řadu alespoň jednou za účetní období.

Stačí export ze Shoptetu jako inventurní soupis?

Obvykle ne. Soupis musí mít i podpisové záznamy, způsob zjištění, ocenění a časové údaje podle § 30 odst. 7.

Jakou cenou se zboží v soupisu oceňuje?

Nakoupené zásoby se oceňují pořizovací cenou, v účetnictví i v daňové evidenci. Prodejní cena z webu se nepoužívá.

Co je manko a co přebytek?

Manko je stav, kdy je skutečnost nižší než evidence, přebytek opak. Definuje je § 30 odst. 10 zákona o účetnictví.

Je manko daňově uznatelné?

Manka a škody přesahující náhrady obecně nejsou daňovým výdajem podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona o daních z příjmů. Výjimkou je například škoda neznámým pachatelem potvrzená policií podle § 24 odst. 2 písm. l).

Musím dělat inventuru při paušálních výdajích?

Při paušálních výdajích vedete podle § 7 odst. 8 zákona o daních z příjmů záznamy o příjmech a evidenci pohledávek. Kontrolu skladu přesto doporučujeme.

Jak dlouho soupisy uchovávat?

V účetnictví pět let od konce účetního období podle § 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví. Daňovou evidenci uchovávejte po dobu lhůty pro stanovení daně.

Jak v Shoptetu použít čtečku při inventuře?

Ve sloupci Reálný stav nastavte nulu a načítejte kódy EAN nebo PLU, každé načtení přičte jeden kus. Pak zvolte Ukončit a vyhodnotit a případně Aktualizovat sklad.

Jak udělat inventuru ve WooCommerce?

Zapněte správu zásob, exportujte produkty do CSV, doplňte spočítané množství a naimportujte soubor s volbou aktualizace existujících produktů. Párování probíhá podle ID nebo SKU.

Co s vratkami, které ještě nejsou naskladněné?

Dejte je stranou, označte je a postup proberte s účetní, aby se kusy nezapočítaly dvakrát.