Pokladní systém pro kavárnu se dnes nevybírá kvůli evidenci tržeb, jak tomu bylo dřív, ale kvůli provozu. Rozhoduje, jestli systém zvládne objednávky na baru i u stolů, jestli funguje, když vypadne internet, a co se stane, až doslouží hardware. Tenhle text srovnává dvě řešení, která jsou na českém trhu nejvíc vidět. Je informativní, funkce a podmínky se mění, před podpisem si je ověřte přímo u dodavatele.
Ve zkratce
- Povinná elektronická evidence tržeb byla zrušena a v tuto chvíli neplatí.
- Nová úprava evidence tržeb je ve schvalovacím procesu, schválená a vyhlášená zatím není.
- Doklad o zaplacení musí prodávající vydat na žádost zákazníka, ne automaticky ke každému nákupu.
- Dotykačka i Storyous mají silné korporátní vlastníky, nejde o dva nezávislé startupy.
- K žádnému spojení mezi nimi nedošlo, jsou to konkurenti pod různými majiteli.
- Pro kavárnu je nejdůležitější chování systému při výpadku připojení.
- Pokladna neřeší hygienu, alergeny ani evidenci obalů, to jsou samostatné povinnosti.
Jak to dnes je s evidencí tržeb
Zákon o evidenci tržeb byl zrušen samostatným zrušovacím zákonem a povinnost evidovat tržby od té doby neplatí. Povolení k evidování ve zjednodušeném režimu pozbyla účinnosti a nevydané bloky účtenek se nevracely. Kdo dnes čte článek tvrdící, že kavárna musí evidovat tržby, čte zastaralý text.
Zároveň ale neplatí, že je téma uzavřené. Vláda předložila nový zákon o evidenci tržeb, sněmovna ho schválila, senát ho vrátil s pozměňovacími návrhy a proces pokračuje. Schválen a vyhlášen ve Sbírce zatím není a navrhovaný start je od ledna následujícího roku. Někteří výrobci pokladen už podporu nové evidence v tarifech avizují.
Pro rozhodování to má jediný praktický dopad. Nemá smysl vybírat systém podle toho, že „umí evidenci tržeb“, protože ta dnes není povinná. Má smysl ptát se dodavatele, jak bude na případnou novou povinnost reagovat a jestli to bude znamenat změnu tarifu.
Co kavárně zůstává i bez evidence tržeb
Zrušení evidence tržeb neznamená, že se tržby neevidují. Zůstává účetnictví nebo daňová evidence, evidence pro účely daně z přidané hodnoty a kontrolní hlášení u plátců. Zůstává také povinnost prokázat příjmy správci daně, což je u hotovostního provozu praktický důvod, proč pokladní systém vůbec mít. Kdy se člověk plátcem stává, popisuje článek o tom, kdy se stát plátcem DPH.
Povinnost vydat doklad o zaplacení existuje, ale je konstruovaná jinak, než se běžně věří. Prodávající je povinen vydat doklad na žádost spotřebitele. Automatická účtenka ke každému nákupu povinná není. Co všechno kolem pokladny dnes platí, shrnuje text o tom, co obnáší online pokladna dnes.
Naopak si nepleťte pokladnu s povinnostmi, které řeší úplně jiné předpisy. Značení alergenů, hygienické postupy, věkové hranice u alkoholu a tabáku nebo nakládání s obaly jsou samostatné věci. Pokladní systém v nich může pomoct, ale sám o sobě je neplní.
Kdo za oběma systémy stojí
Tohle bývá překvapení, protože se oba systémy pořád prezentují jako svěží české nástroje. Dotykačku dnes stoprocentně vlastní česká softwarová skupina, Storyous provozuje česká pobočka mezinárodní platební společnosti. K žádné fúzi mezi nimi nedošlo, jsou to konkurenti pod různými vlastníky.
Vlastník není detail. U Storyousu se tím vysvětluje těsná vazba na platební služby, u Dotykačky širší napojení na účetní a podnikové systémy. Obojí se propíše do toho, co se vám bude nabízet a co se bude cenově zvýhodňovat.
Srovnání pro malou kavárnu
| Hledisko | Dotykačka | Storyous |
|---|---|---|
| Tarifní členění | několik tarifů, funkce rostou s tarifem | individuální nabídka, část funkcí příplatkově |
| Veřejný ceník | ano, včetně konfigurátoru | ne, cena po kontaktu obchodníka |
| Hardware | kupuje se zvlášť k licenci | pronájem i prodej podle dohody |
| Vazba licence | na provozovnu, ne na zařízení | měsíční poplatek podle nabídky |
| Integrace | širší ekosystém včetně účetnictví a e-shopů | těsná vazba na platební služby |
| Dokumentace k provozu | veřejný ceník a podmínky | podrobná nápověda včetně omezení |
Pro jednu pokladnu v kavárně je podstatné, co je v nejnižším tarifu. Mobilní číšník, skladové hospodářství s recepturami, docházka nebo rozhraní pro napojení bývají až ve vyšších úrovních. Právě tady vzniká nejčastější zklamání, protože podnik začne v tarifu, který mu za půl roku nestačí.
Offline provoz je pro kavárnu klíčový
Výpadek připojení v době oběda je test, který rozhodne víc než seznam funkcí. Oba systémy nějaký offline režim mají, ale jeho omezení se liší a je potřeba se na ně ptát konkrétně. Typicky platí, že bez funkční místní sítě pracuje jen hlavní pokladna a další zařízení se od ní odpojí. Omezené bývají i uzávěrky a evidence pohybů hotovosti, tedy přesně to, co se dělá na konci směny.
Praktická otázka na dodavatele proto zní takhle: co přesně přestane fungovat, když vypadne internet, a co když vypadne i wi-fi v provozovně. Odpověď v podobě „systém funguje offline“ nestačí.
Platby kartou a model účtování
U obou řešení se cena provazuje s přijímáním karet, jen jinak. U jednoho je licence levnější při použití vlastního terminálu dodavatele a dál se odvíjí od objemu plateb kartou. U druhého je platební část jádrem podnikání vlastníka. V obou případech to znamená, že nelze porovnávat jen cenu softwaru, ale je nutné počítat i s poplatky za transakce.
Ani jeden z výrobců veřejně neuvádí pevnou délku závazku. U jednoho se licence sjednává na období, které se automaticky prodlužuje, pokud se včas nevypoví. Podpora zakoupeného hardwaru bývá časově omezená a po jejím konci nemusí dodavatel zaručit kompatibilitu. Souvislosti kolem přijímání karet rozebírá text o tom, jak vybrat platební terminál pro malou firmu.
Šest věcí, které ověřit před podpisem
- Co přesně obsahuje nejnižší tarif. Skladové hospodářství, mobilní číšník a napojení bývají výš, než čekáte.
- Co přestane fungovat při výpadku připojení. Ptejte se zvlášť na uzávěrku a na pohyby hotovosti.
- Jestli je licence vázaná na provozovnu, nebo na zařízení. Rozhoduje to při rozšíření o druhou pokladnu.
- Jak dlouho je podporovaný hardware. Po skončení podpory může dodavatel vyžadovat výměnu zařízení.
- Jak se smlouva ukončuje. Automatické prodloužení bez včasné výpovědi je běžné.
- Jak se systém postaví k případné nové evidenci tržeb. Ptejte se, zda to bude znamenat i změnu tarifu.
Rezervace stolů řeší samostatné nástroje, které porovnává text o rezervačním systému pro restaurace.
Časté otázky
Musí dnes kavárna evidovat tržby?
Nemusí. Zákon o evidenci tržeb byl zrušen a povinnost neplatí. Nová úprava je ve schvalovacím procesu, ale schválena a vyhlášena zatím není.
Musím zákazníkovi vždycky dát účtenku?
Doklad o zaplacení jste povinni vydat na žádost zákazníka. Povinnost tisknout účtenku automaticky ke každému nákupu z tohoto pravidla neplyne.
Spojily se Dotykačka a Storyous?
Nespojily. Jsou to konkurenční systémy pod různými vlastníky. Dotykačku vlastní česká softwarová skupina, Storyous provozuje česká pobočka mezinárodní platební společnosti.
Funguje pokladní systém bez internetu?
Oba nabízejí offline režim, ale s omezeními. Bez funkční místní sítě obvykle pracuje jen hlavní pokladna a omezené bývají uzávěrky i evidence pohybů hotovosti.
Řeší pokladní systém alergeny a hygienu?
Neřeší. Značení alergenů, hygienické postupy i nakládání s obaly jsou samostatné povinnosti podle jiných předpisů. Systém v nich může pomoct, ale sám je nesplní.
Podle čeho se pokladní systémy účtují?
Zpravidla měsíčním poplatkem za licenci, k němuž se zvlášť pořizuje hardware. Cena bývá provázaná s přijímáním karet, takže je nutné počítat i s transakčními poplatky.
Zdroje: zákon č. 458/2022 Sb. o zrušení evidence tržeb, sněmovní tisk k novému zákonu o evidenci tržeb, zákon č. 634/1992 Sb. o ochraně spotřebitele, zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, informace Ministerstva financí k elektronické evidenci tržeb, obchodní podmínky a nápověda provozovatelů systémů Dotykačka a Storyous.
