Virtuální sídlo firmy je adresa, na které podnikatel fakticky nesedí, ale má ji zapsanou v rejstříku. Zní to jako obcházení pravidel, přitom je to postup, se kterým zákon výslovně počítá. Problém nevzniká z toho, že je sídlo virtuální. Vzniká ze dvou konkrétních věcí, na které se zapomíná: z konce smlouvy s poskytovatelem a z mlčení o skutečném sídle vůči finančnímu úřadu. Text je informativní, konkrétní situaci proberte s právníkem nebo účetním.
Ve zkratce
- České právo stojí na principu formálního sídla, tedy na adrese zapsané v rejstříku. Proto je virtuální sídlo legální.
- K zápisu stačí písemné prohlášení vlastníka s úředně ověřenými podpisy, ne starší tří měsíců. Nájemní smlouva nutná není.
- Právní důvod užívání musí trvat po celou dobu zápisu, ne jen v okamžiku zápisu.
- Konec smlouvy spouští řetězec, který může skončit zrušením společnosti s likvidací.
- Plátce daně z přidané hodnoty musí skutečné sídlo nahlásit správci daně, liší-li se od zapsaného.
- Objekt se sídlem odlišným od bydliště musí být viditelně označen jménem a identifikačním číslem.
- Služba nikdy nenahradí provozovnu ani datovou schránku.
Proč je virtuální sídlo vůbec přípustné
Občanský zákoník říká, že sídlo podnikatele se určí adresou zapsanou ve veřejném rejstříku. Rovnou pak počítá s tím, že se zapsané sídlo může lišit od skutečného. Kdo takovou adresu uvádí, musí strpět, že se každý může dovolat i jeho sídla skutečného. Sám se ale rozdílu dovolávat nemůže. Zákon tedy situaci nezakazuje, jen z ní vyvozuje důsledek.
Nejvyšší soud to potvrdil výslovně: úprava sídla právnické osoby vychází z principu formálního sídla a princip skutečného sídla byl opuštěn už v roce 2009. Sídlo přitom zůstává jedním ze základních identifikátorů firmy. Tohle je právní jádro celého tématu a většina textů na trhu ho neuvádí.
Drobnost, která ušetří notáře
Zapisuje-li se právnická osoba do rejstříku, stačí, když zakladatelský dokument uvede jen název obce. Plnou adresu firma navrhne zapsat do rejstříku. Kdo má ve společenské smlouvě jen „Praha“, může měnit konkrétní adresu uvnitř téže obce bez zásahu do zakladatelského dokumentu. Sídlo může být i v bytě, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě.
Co se dokládá při zápisu
Navrhovatel doloží právní důvod užívání prostor, ve kterých je sídlo umístěno. Odpadá to jen tehdy, když je právní důvod zjistitelný z veřejné evidence. Postačí písemné prohlášení, nájemní smlouvu zákon nevyžaduje.
| Náležitost | Co požaduje zákon |
|---|---|
| Forma | písemné prohlášení, že vlastník s umístěním sídla souhlasí |
| Kdo podepisuje | vlastník, nebo osoba oprávněná s prostorem jinak nakládat |
| Podpisy | úředně ověřené |
| Stáří listiny | nejvýše tři měsíce |
| Doba trvání | právní důvod musí trvat po celou dobu zápisu |
Tříměsíční lhůta se počítá k okamžiku podání návrhu na zápis, ne k podpisu smlouvy s poskytovatelem. Prohlášení vystavené dopředu tedy může do podání návrhu zestárnout. Poslední řádek tabulky je nejdůležitější a vrátíme se k němu níž.
Živnostník a společnost to nemají stejné
Fyzická osoba nezapsaná ve veřejném rejstříku má sídlo tam, kde má hlavní obchodní závod, případně kde má bydliště. Živnostenský zákon k tomu přidává povinnost, na kterou se zapomíná pravidelně: má-li podnikatel sídlo odlišné od bydliště, musí být objekt viditelně označen jménem a identifikačním číslem. Na žádost živnostenského úřadu musí navíc prokázat právní důvod užívání prostor.
U společnosti je adresa zapsaná v rejstříku a mění se rejstříkovým zápisem. Postup založení včetně náležitostí popisuje článek o tom, jak založit s.r.o.. V obou případech ale platí, že sídlo není provozovna. Kde se živnost skutečně provozuje, tam je provozovna se samostatnými povinnostmi, tedy oznámením živnostenskému úřadu a trvalým označením.
Skutečné sídlo pro daň z přidané hodnoty
Tohle je nejpřehlíženější past celého tématu. Daňové právo pracuje s jiným pojmem sídla než právo rejstříkové. Pro účely daně z přidané hodnoty je sídlem místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí a kde se schází vedení. Pouhá poštovní adresa podle stanoviska daňové správy nestačí.
Kdo je plátcem a jeho zapsané sídlo se od skutečného liší, musí skutečné sídlo nahlásit správci daně jako samostatný registrační údaj. Změnu registračních údajů je nutné oznámit ve lhůtě patnácti dnů. Nesplnění může vést k pokutě, k označení za nespolehlivého plátce, případně ke zrušení registrace.
Shrnuto do jedné věty: problém není virtuální sídlo, problém je mlčení o skutečném. Kdy se člověk plátcem stává, rozebírá text o tom, kdy se stát plátcem DPH.
Kdy může soud firmu zrušit
Spouštěčem není fiktivnost adresy, ale odpadnutí právního důvodu užívání. Firma s platnou a placenou smlouvou tímhle řetězcem neprochází. Firma, které smlouva skončila a která nic neudělala, ano.
Postup je jednoznačný. Skončí smlouva a zanikne právní důvod užívání prostor. Zápis v rejstříku tím začne odporovat donucujícímu ustanovení zákona. Firma má povinnost rozhodnout o změně sídla. Dozví-li se o tom rejstříkový soud, vyzve ke zjednání nápravy a stanoví lhůtu. Nezjedná-li firma nápravu, soud rozhodne o zrušení společnosti s likvidací.
Nejvyšší soud k tomu dodal dvě věci, které stojí za pozornost. Sama ztráta právního důvodu ještě nezakládá povinnost podat návrh na zápis, rozhodnou skutečností je až rozhodnutí orgánu společnosti o změně sídla. A vlastník prostor se výmazu sídla sám nedomůže, může jen dát soudu podnět. Zájem na ochraně třetích osob tu převažuje nad zásahem do vlastnického práva.
Doručování se přesunulo do datové schránky
Argument, že na virtuální adrese přijdete o soudní obsílku, byl silný do konce roku 2022. Od povinného zřizování datových schránek pro podnikající fyzické i právnické osoby doručují orgány veřejné moci přednostně datovou schránkou. Fikce doručení nezmizela, jen se přesunula jinam. U listovní pošty a u doručování mezi účastníky zůstává riziko nevyzvednuté zásilky, která se po deseti dnech považuje za doručenou. Jak schránka funguje, shrnuje článek o tom, co obnáší datová schránka pro OSVČ.
Co služba obsahuje a co nenahradí
Rozsah služby neupravuje žádný předpis, je to čistě smluvní věc. Oporu v zákoně má poskytnutí adresy s prohlášením o právním důvodu užívání, trvání toho právního důvodu po celou dobu zápisu, označení objektu a přebírání zásilek. Všechno ostatní, tedy přeposílání pošty, skenování, telefonní číslo nebo jednací místnost, je nadstavba, kterou si strany sjednají nebo ne.
Tři věci služba nenahradí nikdy. Provozovnu, pokud se na adrese skutečně provozuje živnost. Skutečné sídlo pro účely daně z přidané hodnoty. A datovou schránku, kterou zřizuje stát a do které by přístup poskytovatele neměl mít. Kdo potřebuje adresu i místo k práci, měl by spíš porovnat coworking, kancelář a home office.
Šest věcí, které ověřit před podpisem
- Kdo je vlastníkem prostor. Poskytovatel nemusí být vlastník, ale musí mít oprávnění s prostorem nakládat. Vlastníka zjistíte v katastru nemovitostí.
- Jestli poskytovatel není sám jen nájemcem. Skončí-li jeho nájem, zanikne právní důvod i vám a rozjede se řetězec ke zrušení společnosti.
- Výpovědní dobu a možnost ukončit smlouvu ze dne na den. Krátká lhůta znamená, že se o změnu sídla musíte postarat velmi rychle.
- Jestli vás poskytovatel na povinnost změnit sídlo upozorní. Zákon mu to neukládá, je to jen otázka smlouvy.
- Stav poskytovatele v rejstříku. Likvidace nebo insolvence znamenají blížící se konec právního důvodu užívání.
- Kolik firem na adrese sídlí. Právní důsledek to nemá, ale pro protistrany i pro správce daně je to signál. Zjistíte to v rozšířeném vyhledávání veřejných rejstříků.
Časté otázky
Je virtuální sídlo legální?
Ano. České právo vychází z principu formálního sídla, tedy z adresy zapsané v rejstříku, a občanský zákoník výslovně počítá s tím, že se zapsané sídlo může lišit od skutečného.
Potřebuji k zápisu sídla nájemní smlouvu?
Nepotřebujete. Postačí písemné prohlášení vlastníka nebo osoby oprávněné s prostorem jinak nakládat, s úředně ověřenými podpisy a ne starší tří měsíců.
Co se stane, když smlouva s poskytovatelem skončí?
Zanikne právní důvod užívání prostor a firma má povinnost rozhodnout o změně sídla. Pokud nekoná ani po výzvě rejstříkového soudu, může soud rozhodnout o zrušení společnosti s likvidací.
Musím virtuální sídlo hlásit finančnímu úřadu?
Jste-li plátcem daně z přidané hodnoty a skutečné sídlo se od zapsaného liší, musíte skutečné sídlo nahlásit jako registrační údaj. Změnu je nutné oznámit do patnácti dnů.
Může být sídlo firmy v bytě?
Může, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě. I tady ale platí, že musíte doložit právní důvod užívání prostor a udržet ho po celou dobu zápisu.
Nahradí virtuální sídlo provozovnu?
Nenahradí. Kde se živnost skutečně provozuje, je provozovna se samostatnými povinnostmi, tedy oznámením živnostenskému úřadu a trvalým viditelným označením.
Zdroje: zákon č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, zákon č. 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících, zákon č. 455/1991 Sb. živnostenský zákon, zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech, usnesení Nejvyššího soudu sp. zn. 27 Cdo 2277/2020, informace a upozornění Generálního finančního ředitelství k registračním údajům.
