Správně vystavená faktura je pro podnikatele obyčejná rutina, dokud nepřijde kontrola nebo dokud odběratel nezačne hledat důvod, proč nezaplatit. Potíž je v tom, že jeden závazný seznam náležitostí faktury v českém právu neexistuje. Na tomtéž papíře se potkávají tři nezávislé režimy a každý z nich chce něco jiného. Tenhle text je informativní, konkrétní povinnosti si ověřte podle znění předpisů platného pro vaši situaci.
Ve zkratce
- Pojem faktura žádný český zákon nedefinuje. Náležitosti plynou ze tří různých předpisů podle toho, kdo doklad vystavuje.
- Každý podnikatel uvádí jméno, sídlo, identifikační číslo a údaj o zápisu do rejstříku. To platí i pro neplátce.
- Plátce DPH má navíc dvanáct povinných údajů daňového dokladu podle zákona o DPH.
- Neplátce nesmí na doklad uvést daň. Kdo ji uvede, je povinen ji přiznat, i když plátcem není.
- Zákon nepředepisuje formát čísla faktury ani nepřerušenou číselnou řadu. To je jen zvyklost.
- Mezi podnikateli je zákonná splatnost třicet dnů ode dne doručení faktury.
- Podpis ani razítko na faktuře odeslané odběrateli povinné nejsou.
Proč neexistuje jeden seznam náležitostí
Slovo faktura se v zákonech objevuje jen okrajově, například v občanském zákoníku jako „faktura nebo jiná výzva podobné povahy“. Neznamená to, že si podnikatel může vystavit cokoli. Znamená to, že se na doklad vrství tři nezávislé sady požadavků a každá má jiné adresáty. Kdo je neplátce DPH a nevede účetnictví, na toho dopadá jen ta třetí.
| Režim | Předpis | Koho se týká |
|---|---|---|
| Obchodní listina | par. 435 občanského zákoníku | každého podnikatele bez výjimky |
| Účetní doklad | par. 11 zákona o účetnictví | účetní jednotky |
| Daňový doklad | par. 26 az 35a zákona o DPH | plátce a osoby povinné k dani |
Co musí uvést úplně každý
Povinnost obchodní listiny je nejširší a nejčastěji se na ni zapomíná. Podnikatel uvádí jméno, sídlo a identifikační číslo, pokud mu bylo přiděleno. K tomu patří údaj o zápisu do veřejného rejstříku. Firma zapsaná v obchodním rejstříku doplní i oddíl a vložku, živnostník uvede zápis v živnostenském rejstříku. Tahle povinnost platí bez ohledu na to, jestli jste plátce DPH a jestli vedete účetnictví.
Co přidává účetnictví
Účetní jednotka potřebuje na dokladu označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, částku nebo cenu za měrnou jednotku s množstvím, okamžik vyhotovení a okamžik uskutečnění, pokud se od vyhotovení liší. Součástí je i podpisový záznam odpovědné osoby. Právě tohle bývá zdrojem mýtu o povinném podpisu: podpisový záznam patří k dokladu ve vašem účetnictví, ne na papír odeslaný odběrateli.
Co navíc musí daňový doklad plátce DPH
Zákon o DPH vyjmenovává dvanáct povinných údajů. Vedle označení a daňového identifikačního čísla obou stran je to evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, den vystavení a den uskutečnění plnění, pokud se od vystavení liší. Následuje jednotková cena bez daně, sleva, pokud není v ceně obsažena, základ daně, sazba daně a výše daně. Daň se vždy uvádí v české měně.
Podle situace přibývají další údaje. U osvobozeného plnění odkaz na ustanovení, které osvobození zakládá. U dokladu vystaveného odběratelem sdělení „vystaveno zákazníkem“. U přenesené daňové povinnosti sdělení „daň odvede zákazník“. Kdy se člověk plátcem vůbec stává, rozebírá článek o tom, kdy se stát plátcem DPH.
Zjednodušený daňový doklad
Do celkové částky deset tisíc korun za plnění lze vystavit zjednodušený daňový doklad, typicky účtenku. Limit se počítá včetně daně a vztahuje se na jeden doklad, ne na položku ani na den. Nelze ho použít u dodání zboží do jiného členského státu osvobozeného s nárokem na odpočet, u prodeje zboží na dálku, u plnění s přenesenou daňovou povinností a u tabákových výrobků za jiné než pevné ceny.
Vypadává z něj jen pět položek: označení a daňové identifikační číslo odběratele, jednotková cena se slevou, základ daně a výše daně. Všechno ostatní na něm být musí, tedy i evidenční číslo, předmět plnění, den vystavení a sazba daně. Neobsahuje-li doklad výši daně, musí obsahovat celkovou částku, kterou dodavatel získal.
Neplátce DPH: co smí a co ne
Neplátce vystavuje jednodušší doklad. Náležitosti daňového dokladu na něj nedopadají, protože povinnost vystavit daňový doklad ukládá zákon plátci. Zůstává mu obchodní listina a povinnosti z účetnictví nebo z daňové evidence.
Jedna věc je ale zásadní a plete se často. Kdo vystaví doklad, na kterém uvede daň, je povinen tuto daň přiznat, i když plátcem není. Uvedená částka se stane splatnou daní. Odběratel z takového dokladu odpočet neuplatní, protože nárok se váže na daň uplatněnou plátcem. Naopak poznámka „nejsem plátce DPH“ povinná není, je to jen zvyklost, která odběrateli ušetří dotaz.
Datum vystavení, uskutečnění plnění a splatnost
Na faktuře se potkávají až tři různá data a každé má jinou funkci. Den vystavení je den, kdy doklad vznikl. Den uskutečnění plnění určuje, do kterého období daň patří, a uvádí se, jen když se od vystavení liší. Splatnost je smluvní údaj, který se od obou předchozích liší úplně.
Mezi podnikateli platí zákonná lhůta třicet dnů ode dne doručení faktury. Delší splatnost lze sjednat, hranici šedesáti dnů ale smí překročit jen výslovné ujednání, a to jen tehdy, není-li to pro věřitele zvláště nevýhodné. U veřejného zadavatele je šedesát dnů strop bez výjimky a odchýlit se lze jen tam, kde to odůvodňuje povaha závazku.
Při prodlení vzniká nárok na úrok ve výši repo sazby České národní banky pro první den příslušného pololetí zvýšené o osm procentních bodů. Vedle úroku náleží věřiteli i paušální náhrada nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Ujednání, které právo na úrok z prodlení vylučuje, je ve vztazích mezi podnikateli neplatné.
Číslování: co je zákon a co jen zvyklost
Tohle je nejrozšířenější omyl v článcích o fakturaci. Zákon o DPH žádá „evidenční číslo daňového dokladu“ a zákon o účetnictví „označení účetního dokladu“. Nic víc. Žádný předepsaný formát, žádný povinný prefix roku, žádná nepřerušená vzestupná řada a žádné resetování k prvnímu lednu.
Souvislá řada má praktický smysl, protože účetnictví musí být průkazné a evidence úplná. Do kontrolního hlášení se navíc vyplňuje evidenční číslo dokladu, takže číslo musí být jednoznačné a dohledatelné. To je požadavek na jednoznačnost, ne na tvar. Jediné místo, kde zákon vazbu mezi čísly opravdu vyžaduje, je opravný doklad: ten musí nést číslo původního i vlastní.
Elektronická faktura a jak dlouho ji schovat
Doklad má elektronickou podobu, je-li elektronicky vystaven i obdržen, a příjemce s tím musí souhlasit. Po celou dobu uchování musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Zajistit se to dá kontrolními mechanismy, které vytvoří spolehlivou vazbu mezi dokladem a plněním, tedy i běžnou objednávkou, dodacím listem a bankovním výpisem. Elektronický podpis není jediná cesta.
Lhůty se liší podle toho, jakou funkci doklad plní. Daňové doklady se uchovávají deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní doklady pět let od konce účetního období. Táž faktura bývá obojím a pak rozhoduje delší lhůta. Doklad lze převést mezi listinnou a elektronickou podobou, při elektronickém uchování se musí uchovat i data zaručující věrohodnost a neporušenost.
Oprava už vystavené faktury
Zákon o DPH slova dobropis ani vrubopis nezná, pracuje s opravou základu daně a s opravným daňovým dokladem. Opravuje se, když po uskutečnění plnění nastane skutečnost měnící základ daně, nebo když se před plněním změní výše přijaté úplaty. Opravný doklad musí obsahovat evidenční číslo původního dokladu i své vlastní. Pokud povinnost vystavit doklad nebyla nebo příjemce není dostatečně známý, provede se oprava jen v evidenci.
Pět chyb, které stojí nejvíc
- Daň na dokladu neplátce. Uvedená částka se stává splatnou daní a odběrateli odpočet stejně nevznikne.
- Chybějící údaj o zápisu do rejstříku. Povinnost obchodní listiny se týká i živnostníka, který nevede účetnictví.
- Záměna dne vystavení a dne uskutečnění plnění. Posune daň do jiného období, což se pozná až při kontrole.
- Splatnost delší než šedesát dnů bez výslovného ujednání. U veřejného zadavatele je to strop, který nelze obejít.
- Domněnka, že neúplný doklad automaticky ruší odpočet. Chybí-li náležitost, lze nárok prokázat i jinak, ale dokazování je na vás.
Časté otázky
Musí být na faktuře podpis a razítko?
Ne. Podpisový záznam je náležitostí účetního dokladu ve vašem účetnictví, ne dokladu odeslaného odběrateli. Zákon podpis ani razítko na odeslané faktuře nevyžaduje.
Jaké údaje musí uvést i neplátce DPH?
Jméno, sídlo, identifikační číslo a údaj o zápisu do veřejného rejstříku nebo jiné evidence. Vede-li účetnictví nebo daňovou evidenci, přidávají se povinnosti z těchto předpisů.
Co se stane, když neplátce uvede na faktuře DPH?
Stává se osobou povinnou tuto daň přiznat, přestože plátcem není. Odběratel si zároveň z takového dokladu nemůže uplatnit odpočet.
Předepisuje zákon formát čísla faktury?
Nepředepisuje. Vyžaduje se jen evidenční číslo dokladu, které musí být jednoznačné a dohledatelné. Formát ani nepřerušená řada povinné nejsou.
Jaká je splatnost faktury, když si ji strany nesjednají?
Mezi podnikateli třicet dnů ode dne doručení faktury. Delší lhůta se dá sjednat, nad šedesát dnů jen výslovným ujednáním a jen tehdy, není-li zvláště nevýhodné pro věřitele.
Jak dlouho se faktury archivují?
Daňové doklady deset let od konce zdaňovacího období, účetní doklady pět let od konce účetního období. Je-li doklad obojím, platí ta delší lhůta.
Když chcete peníze předem, pomůže přehled o tom, jak funguje zálohová faktura a doklad k platbě a proč zálohová faktura sama daňovým dokladem není.
Plátce uvádí faktury nad 10 000 Kč včetně daně jednotlivě v kontrolním hlášení, proto musí evidenční číslo a DIČ odběratele na dokladu sedět s údaji v účetnictví.
Mohlo by vás zajímat
- srovnání fakturačních nástrojů, když chcete náležitosti hlídat automaticky
- jak vybrat účetní, pokud si nejste jistí režimem, do kterého spadáte
- datová schránka pro OSVČ, kterou se dnes doručuje většina úředních písemností
Zdroje: zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, zákon č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, zákon č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích, nařízení vlády č. 351/2013 Sb.
