Cloudové úložiště pro firmu: Google Drive, OneDrive, nebo Dropbox

Disk Google, OneDrive i Dropbox umějí to podstatné: uložit firemní soubory mimo počítač, synchronizovat je mezi zařízeními a sdílet je s kolegy i klienty. Liší se v tom, jak s daty zacházejí. Disk Google má úložiště společné pro celou firmu a sdílené disky pro týmy, OneDrive dává každému uživateli 1 TB pro osobní pracovní soubory a Dropbox je samostatné úložiště s delší historií verzí a hromadnou obnovou.

Firemní úložiště se obvykle řeší ve chvíli, kdy se dokumenty válí v přílohách e-mailů, na flešce a na jediném notebooku, který jednou nenastartuje. Ztráta dat se většinou nepozná hned, ale až když někdo přepíše smlouvu, smaže složku nebo počítač zašifruje ransomware. Pak rozhoduje, jak dlouho služba drží staré verze a jestli jde vrátit celý disk najednou.

Článek srovnává tři služby jen z pohledu souborů: úložiště, synchronizace, sdílení, verze, obnova, záloha a data. Vychází jen z údajů na webech a v nápovědě výrobců. Ceny neuvádíme, protože se mění, a místo nich popisujeme, čím se tarify liší. Další nástroje pro provoz najdete v přehledu softwaru pro malé firmy.

Co firemní úložiště řeší

Firemní cloudové úložiště drží soubory na jednom místě, ke kterému má přístup celý tým z počítače, telefonu i prohlížeče. Úprava na jednom zařízení se sama projeví na ostatních, takže odpadá posílání verzí e-mailem. Soubory přitom zůstávají firmě, i když zaměstnanec odejde.

Druhý přínos je méně vidět, ale bývá větší: ochrana před ztrátou dat. Služby drží starší verze souborů, koš se smazanými položkami a některé umějí vrátit celý disk ke dni před útokem. Na rozdíl od externího disku v kanceláři přežijí data i krádež nebo požár.

Třetí vrstvou je řízení přístupu. Správce určuje, kdo vidí které složky, jestli lze sdílet odkazem mimo firmu a co se stane s daty odcházejícího člověka. U soukromých účtů zaměstnanců tuhle kontrolu firma nemá, a proto se vyplatí firemní tarif i pro tým o třech lidech.

Tři služby, tři přístupy

Disk Google pro firmy je součástí balíku Google Workspace spolu s e-mailem, kalendářem a dokumenty. Samostatně ho nekupujete, platíte celý balík v tarifu Business Starter, Standard nebo Plus. Čím se liší celé balíky včetně pošty a schůzek, rozebírá srovnání Google Workspace a Microsoft 365.

OneDrive je součástí plánů Microsoft 365 a podle Microsoftu ho lze koupit i samostatně. Microsoft ho popisuje jako místo pro osobní pracovní soubory jednotlivce. Data oddělení, týmů a systémové zálohy na něj podle dokumentace nepatří, na to slouží SharePoint ve stejném předplatném.

Dropbox je samostatné úložiště, které nezávisí na tom, jaký e-mail a kancelářský balík firma používá. Pro firmy nabízí tarify Standard, Advanced a Enterprise, smluvní stranou pro zákazníky mimo Severní Ameriku je irská Dropbox International Unlimited Company. Web Dropboxu nemá českou verzi, stránky a nápověda jsou v angličtině a dalších jazycích. Umí i podepisovat PDF, žádosti o podpis ale omezuje na tři měsíčně, takže pro smlouvy se hodí spíš samostatná služba pro podpis dokumentů.

Kolik místa firma dostane

Každá služba počítá místo jinak, a to rozhoduje víc než samotné číslo. Google Workspace dává úložiště společné pro celou firmu: v tarifu Business Starter 30 GB na uživatele, ve Standard 2 TB a v Plus 5 TB. Do tohoto místa se ale počítá i e-mail a fotky, nejen soubory na Disku.

Microsoft 365 dává v plánech pro firmy 1 TB na OneDrivu každému uživateli zvlášť, pošta má vlastní schránku mimo tento limit. Týmové soubory v SharePointu mají vlastní úložiště organizace. Kdo potřebuje víc, může u Microsoftu i Googlu místo dokoupit.

Dropbox počítá místo pro celý tým: tarif Standard začíná na 3 TB a je pro jednoho a více uživatelů, Advanced začíná na 15 TB a je od tří uživatelů. Historie verzí se do úložiště Dropboxu nepočítá, což u souborů, které se často přepisují, ušetří místo. Základní verze Dropbox Basic bez předplatného má 2 GB a pro firmu nestačí.

Práce se soubory v týmu

Synchronizace s počítačem

Všechny tři služby mají aplikaci pro Windows a macOS, která zobrazí cloudové soubory v Průzkumníku nebo Finderu. Důležité je, jestli se soubory do počítače stahují celé, nebo jen tehdy, když je otevřete. Na notebooku s malým diskem je to rozdíl mezi plným a volným diskem.

Disk Google pro počítače nabízí dva režimy. Při streamování zůstávají soubory v cloudu a lokálně se ukládají jen ty, se kterými pracujete, při zrcadlení je v počítači i v cloudu úplná kopie. Soubory ze sdílených disků jde podle nápovědy jen streamovat, zrcadlit lze Můj disk a místní složky.

OneDrive má funkci Soubory na vyžádání: v Průzkumníku vidíte všechny soubory, ale místo zabírají jen ty, které si stáhnete nebo označíte jako vždy dostupné offline. Dropbox rozlišuje soubory jen online a dostupné offline a navíc umí selektivní synchronizaci celých složek. Pro práci bez internetu si u každé služby označte složky, které budete potřebovat na cestách.

Týmové složky a oprávnění

U firemního úložiště je zásadní, komu soubory patří. Když má dokumenty zákazníků uložené jeden obchodník ve svém osobním prostoru a odejde, firma řeší přístup k jeho účtu. Proto všechny tři služby nabízejí týmové prostory, kde soubory patří týmu, ne jednotlivci.

Disk Google má sdílené disky ve všech tarifech Business, rozšířené nastavení sdílení, přístupu a limitů úložiště od tarifu Standard. Jeden sdílený disk pojme nejvýš 500 tisíc položek včetně koše. U Microsoftu slouží pro týmové soubory SharePoint, zatímco OneDrive zůstává osobním prostorem každého uživatele.

Dropbox má týmové složky, skupiny a konzoli správce ve všech firemních tarifech, v Advanced navíc víceúrovňové role správců, audit logy a jednotné přihlašování. Zamykání souborů a vodoznaky jsou v obou tarifech, což se hodí u výkresů a návrhů, na kterých pracuje víc lidí. Vzdálené vymazání dat z ukradeného zařízení nabízí Dropbox také ve všech firemních tarifech.

Sdílení s klienty a velké soubory

Sdílení odkazem umějí všechny tři služby, liší se ale v tom, jak ho jde omezit. Disk Google nabízí přístup omezený na konkrétní lidi, pro všechny s odkazem nebo veřejný, s oprávněním zobrazit, komentovat a upravit. Datum konce platnosti přístupu je dostupné u pracovních účtů, které splňují požadavky.

OneDrive umí u odkazu nastavit datum vypršení a heslo, u složek ale jen u odkazu pro kohokoli. Správce může odkazy pro kohokoli úplně zakázat, aby se firemní soubory nedaly přeposlat mimo organizaci. Dropbox nabízí ve všech firemních tarifech heslo, datum vypršení a zákaz stahování u sdíleného odkazu.

U velkých souborů rozhodují limity. Disk Google přijme soubor do 5 TB, přičemž jeden uživatel nahraje nejvýš 750 GB za 24 hodin, OneDrive má limit 250 GB na soubor a Dropbox 2 TB, v prohlížeči ale nad 375 GB doporučuje desktopovou aplikaci. Dropbox Transfer navíc pošle soubory do 100 GB i příjemci bez účtu, s heslem, datem vypršení a vlastním logem.

Verze, koš a ransomware

Historie verzí je pojistka proti přepsání souboru, koš proti smazání. Disk Google u souborů mimo formáty Google drží verzi 30 dní nebo do stovky novějších verzí, důležitou verzi lze označit Zachovat navždy. Koš se vysype po 30 dnech a správce pak může položky obnovit ještě 25 dní.

U OneDrivu s pracovním účtem se koš maže po 93 dnech, pokud správce nastavení nezmění. Počet a stáří uchovávaných verzí nastavuje správce na úrovni organizace, webu nebo knihovny. Funkce Obnovit OneDrive vrátí zpět všechny změny za posledních 30 dnů a graf denní aktivity pomůže najít okamžik, kdy do souborů zasáhl malware.

Dropbox drží historii verzí i smazané soubory 180 dní v tarifu Standard a rok v Advanced. Nástroj Dropbox Rewind vrátí složku nebo celý účet k vybranému dni, detekci ransomwaru a upozornění na podezřelou aktivitu má tarif Advanced. Google uvádí detekci ransomwaru na Disku od tarifu Business Standard, s okamžitou obnovou souborů v Disku pro počítače.

Záloha počítače do cloudu

Synchronizace není totéž co záloha. Co smažete v synchronizované složce, zmizí i v cloudu a zůstane jen v koši. Záloha naopak ukládá kopii složek z počítače, aby se daly obnovit po poruše disku nebo při přechodu na nový notebook.

OneDrive umí zálohovat standardní složky Windows, tedy Plochu, Dokumenty, Obrázky, Hudbu a Videa, takže jsou dostupné i na dalších zařízeních. Disk Google pro počítače zálohuje místní složky zrcadlením do cloudu. Microsoft přitom v dokumentaci upozorňuje, že systémové zálohy na OneDrive nepatří.

Dropbox Backup je součástí všech tarifů a zálohuje vybrané složky počítače i externí disky. Zálohy ukládá odděleně od sdílených souborů, takže je nepřepíšete při běžné práci, a umí je obnovit na nový počítač. Firma s více notebooky tak dostane zálohu oddělenou od běžné práce se soubory.

Data, GDPR a podpora

Ve firemních souborech jsou osobní údaje zaměstnanců i klientů, takže rozhoduje, kde data leží a kdo je zpracovává. Google umožňuje od tarifu Business Standard zvolit pro data v klidu region Evropská unie. Microsoft se v rámci datové hranice EU zavázal ukládat a zpracovávat data Microsoft 365 v Evropské unii, s omezenými výjimkami.

Dropbox ukládá data standardně v USA, pro způsobilé týmy i v EU. Přesun týmových dat do EU vyžaduje aspoň deset licencí, roční fakturaci a žádost přes podporu. U firemních tarifů je podle Dropboxu zákazník správcem a Dropbox zpracovatelem osobních údajů, tarify Standard a Advanced se hlásí k Evropskému kodexu chování pro cloud. Co z toho plyne pro firmu, shrnuje článek GDPR pro malé firmy.

Podpora se liší kanálem. Dropbox nabízí ve firemních tarifech e-mail, chat a telefon v pracovní době, nonstop telefon jen v tarifu Enterprise. Microsoft uvádí u plánů pro firmy nepřetržitou podporu po telefonu a na webu, Google standardní podporu ve všech tarifech Business.

Jak vybrat a přejít

Srovnání v jedné tabulce

Tabulka shrnuje parametry, které rozhodují v malém týmu. Název v závorce označuje tarif, od kterého funkce platí. Stav odpovídá webům a nápovědě výrobců.

Parametr	Disk Google	OneDrive	Dropbox
Jak se kupuje	v balíku Google Workspace	v Microsoft 365 i samostatně	samostatně
Úložiště	30 GB, 2 TB, 5 TB na uživatele, sdílené	1 TB na uživatele	od 3 TB pro tým (Standard)
Týmový prostor	sdílené disky	SharePoint	týmové složky
Největší soubor	5 TB	250 GB	2 TB
Synchronizace bez stahování	streamování	Soubory na vyžádání	soubory jen online
Historie verzí	30 dní nebo 100 verzí	nastavuje správce	180 dní, rok (Advanced)
Koš u firemního účtu	30 dní, správce dalších 25	93 dní	180 dní, rok (Advanced)
Hromadná obnova	detekce ransomwaru (Standard)	Obnovit OneDrive, 30 dní	Rewind
Záloha složek počítače	zrcadlení složek	Plocha, Dokumenty, Obrázky	Dropbox Backup i externí disky
Data v EU	datový region (Standard)	datová hranice EU	od 10 licencí na žádost
Web v češtině	ano	ano	ne

Jak vybrat podle provozu

Nejrychleji k výběru vede otázka, co dnes se soubory nejvíc drhne. Tabulka převádí typické situace na funkce, které je řeší, a ukazuje, kde je výrobci popisují.

Co řešíte	Co potřebujete	Kde to hledat
Firma už platí Google Workspace	sdílené disky pro týmy	Disk Google
Firma už platí Microsoft 365	osobní úložiště a týmové knihovny	OneDrive a SharePoint
Soubory si omylem přepisujete	delší historie verzí	Dropbox, rok v Advanced
Bojíte se ransomwaru	hromadná obnova ke dni	Dropbox Rewind, Obnovit OneDrive
Posíláte klientům velká videa	přenos bez účtu příjemce	Dropbox Transfer
Potřebujete zálohovat notebooky	záloha složek a disků	Dropbox Backup, OneDrive
Chcete data uložená v EU	volba regionu	Google od Standard, Microsoft

Přechod na firemní úložiště

Nastavení zabere odpoledne, úklid souborů několik týdnů. Nejvíc práce dá rozhodnout, co kam patří, a naučit tým ukládat do týmových složek místo na plochu. Postup, který se osvědčuje:

1. Sepište, kde dnes soubory leží: notebooky, externí disky, přílohy e-mailů a soukromé cloudy zaměstnanců.
2. Podle mapy složek založte týmové prostory a nastavte, kdo do nich smí.
3. Přesuňte nejdřív aktivní zakázky, archiv až potom, aby se práce nezastavila.
4. Na všech počítačích nainstalujte aplikaci pro synchronizaci a zapněte zálohu složek Plocha a Dokumenty.
5. Nastavte pravidla sdílení odkazem mimo firmu a zapněte dvoufázové ověření.
6. Po měsíci si vyzkoušejte obnovu smazaného souboru a starší verze, dokud to není naostro.

Co si z toho odnést

Pět bodů, které rozhodují víc než velikost úložiště:

1. Disk Google vybírejte, když už firma používá Google Workspace a chce týmové sdílené disky.
2. OneDrive vybírejte s Microsoft 365 pro osobní soubory a týmová data ukládejte do SharePointu.
3. Dropbox vybírejte, když potřebujete delší historii verzí, hromadnou obnovu a zálohu nezávislou na balíku.
4. Srovnávejte lhůty koše a verzí, ne jen počet terabajtů.
5. Obnovu souborů si vyzkoušejte dřív, než ji budete potřebovat.

Recenze a zkušenosti uživatelů

Recenze všech tří služeb najdete v hodnocení aplikací Disk Google, OneDrive a Dropbox na Google Play a App Store a v komunitních fórech výrobců. Při čtení recenzí sledujte, jestli pisatel používá firemní, nebo osobní tarif, protože lhůty koše, verze i sdílení se mezi nimi liší.

Časté otázky

Které cloudové úložiště je vhodné pro malou firmu?

Záleží na kancelářském balíku. S Google Workspace dává smysl Disk Google, s Microsoft 365 OneDrive a SharePoint. Dropbox se hodí jako samostatné úložiště nebo doplněk, pokud potřebujete delší historii verzí a zálohu počítačů.

Jaký je rozdíl mezi synchronizací a zálohou?

Synchronizace drží stejné soubory na všech zařízeních, takže smazání se projeví všude. Záloha ukládá kopii složek zvlášť, aby šla obnovit po poruše nebo útoku.

Kolik místa dostane jeden uživatel?

OneDrive v Microsoft 365 dává 1 TB na uživatele. Google Workspace má úložiště sdílené pro firmu, 30 GB na uživatele ve Starteru, 2 TB ve Standard a 5 TB v Plus. Dropbox počítá místo pro celý tým, od 3 TB v tarifu Standard.

Jak dlouho se drží smazané soubory?

Disk Google drží soubory v koši 30 dní a správce je může obnovit ještě 25 dní. OneDrive s pracovním účtem 93 dní, pokud správce nastavení nezmění. Dropbox 180 dní v tarifu Standard a rok v Advanced.

Jak dlouho se drží starší verze souborů?

Disk Google drží u běžných souborů verze 30 dní nebo do stovky novějších verzí. U OneDrivu nastavuje limity správce. Dropbox 180 dní ve Standard a rok v Advanced, bez započtení do úložiště.

Pomůže cloud při útoku ransomwaru?

Ano, pokud služba drží starší verze. Obnovit OneDrive vrátí změny za 30 dní, Dropbox Rewind vrátí složku k vybranému dni a Google uvádí detekci ransomwaru na Disku od tarifu Business Standard.

Dá se OneDrive použít jako týmové úložiště?

Microsoft popisuje OneDrive jako prostor pro osobní pracovní soubory jednotlivce. Pro týmová a firemní data doporučuje SharePoint, který je ve stejném předplatném.

Jak velký soubor lze nahrát?

Disk Google přijme soubor do 5 TB, OneDrive do 250 GB a Dropbox do 2 TB. Dropbox pro soubory nad 375 GB doporučuje desktopovou aplikaci místo prohlížeče.

Můžu sdílet soubor s heslem?

U OneDrivu a Dropboxu ano, oba umějí heslo a datum vypršení odkazu. Disk Google nabízí datum konce platnosti přístupu u pracovních účtů, které splňují požadavky.

Kde jsou data uložená?

Google umožňuje od tarifu Business Standard zvolit region EU, Microsoft ukládá data Microsoft 365 v rámci datové hranice EU. Dropbox standardně v USA, do EU přesune data týmům od deseti licencí na žádost.

Je Dropbox v češtině?

Web Dropboxu českou verzi nemá, stránky a nápověda jsou v angličtině a dalších jazycích. Disk Google i OneDrive mají web i nápovědu česky.

Zálohuje cloud celý počítač?

OneDrive zálohuje složky jako Plocha, Dokumenty a Obrázky, Disk Google zrcadlí vybrané složky. Dropbox Backup zálohuje vybrané složky i externí disky a umí je obnovit na nový počítač.

Dá se úložiště vyzkoušet?

Ano. Google Workspace nabízí zkušební verzi na 14 dní, Microsoft 365 pro firmy na měsíc a Dropbox zkušební verzi tarifů Standard a Advanced.

Stačí cloud jako jediná záloha?

Pro běžné soubory často ano, pro účetnictví a smlouvy je bezpečnější držet ještě jednu kopii mimo synchronizované úložiště. Smazaný soubor po vysypání koše zmizí i z cloudu.