Google Workspace, nebo Microsoft 365: co vybrat pro malou firmu

Google Workspace a Microsoft 365 dají malé firmě totéž jádro: e-mail na vlastní doméně, sdílený kalendář, dokumenty, videoschůzky a správu uživatelů z jednoho místa. Rozdíl je v tom, jak se s nimi pracuje. Google staví na prohlížeči, společném úložišti pro celou firmu a jednoduché správě, Microsoft na známých aplikacích Word, Excel a Outlook, velké poštovní schránce a v nejvyšším plánu na správě firemních počítačů.

Volba balíku se obvykle řeší ve chvíli, kdy firma přechází z adresy na Seznamu nebo Gmailu na profesionální e-mail, nebo když přibude pár lidí a sdílení přes přílohy přestane stačit. Pozdější přechod mezi balíky je pracný, protože se stěhuje pošta, kalendáře, kontakty i dokumenty a všichni se učí nové prostředí. Rozhodujte proto podle toho, jak firma skutečně pracuje.

Článek srovnává oba balíky v oblastech, které malý tým používá každý den: e-mail, kalendář, dokumenty, schůzky, správa, zabezpečení, AI a data. Vychází jen z údajů na webech, v ceníkech a v nápovědě Googlu a Microsoftu. Ceny neuvádíme, protože se mění, a místo nich popisujeme, čím se tarify liší. Další nástroje pro provoz najdete v přehledu softwaru pro malé firmy.

Co kancelářský balík řeší

Kancelářský balík spojuje pod jeden účet všechno, co firma potřebuje ke komunikaci a práci s dokumenty. Každý zaměstnanec má adresu ve tvaru jmeno@firma.cz, kalendář, do kterého vidí kolegové, úložiště a aplikace na texty, tabulky a prezentace. Správce pak jedním kliknutím přidá nového člověka nebo zablokuje účet toho, kdo odchází.

Oba balíky se platí za uživatele a měsíc a tarify se liší rozsahem funkcí, úložištěm a zabezpečením. Google Workspace i Microsoft 365 mají tarify pro firmy do 300 uživatelů a vyšší řadu Enterprise pro větší organizace. Pro tým do dvaceti lidí tedy stačí firemní tarify a o řadě Enterprise nemusí uvažovat.

Tarify v kostce

Google Workspace má tři tarify pro firmy: Business Starter, Business Standard a Business Plus. Starter pokryje e-mail, kalendář, dokumenty a schůzky, Standard přidává větší úložiště, nahrávání schůzek, rezervační stránky a AI Gemini v dokumentech. Plus přidává archivaci Vault, sledování účasti na schůzkách a rozšířenou správu zařízení.

Microsoft 365 nabízí Business Basic, Business Standard a Business Premium, k tomu Microsoft 365 Apps pro firmy jen s desktopovými aplikacemi a úložištěm. Basic má webové a mobilní verze Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku, Standard přidává jejich desktopové verze a Premium správu zařízení a pokročilou ochranu. Standard a Premium se na českém webu prodávají s AI asistentem Copilot i bez něj.

V Evropském hospodářském prostoru má Microsoft i varianty plánů bez Teams, což se hodí firmám, které na schůzky používají jiný nástroj. Microsoft výslovně umožňuje plány kombinovat, takže účetní může mít vyšší plán a brigádník nižší, s limitem 300 licencí na organizaci. Google kombinování tarifů na stránce s cenami nepopisuje, proto si ho před nákupem ověřte.

Co balíky umí při práci

E-mail a místo na data

Firemní e-mail na vlastní doméně mají oba balíky ve všech tarifech, bez reklam a s filtrem spamu a škodlivého softwaru. Google k tomu nabízí další adresy pro uživatele, třeba obchod@firma.cz, adresy na více doménách a e-mailové skupiny. U Microsoftu běží pošta na serveru Exchange a pracuje se s ní v Outlooku na webu, v telefonu a od plánu Standard i v desktopové aplikaci.

Velký rozdíl je v tom, kam se pošta počítá. Microsoft dává každému uživateli poštovní schránku 100 GB a navíc archiv, v plánech Basic a Standard 50 GB, v Premium 1,5 TB. Google má jedno společné úložiště pro celou firmu, do kterého se počítá e-mail, dokumenty i fotky, v tarifu Starter 30 GB na uživatele, ve Standard 2 TB a v Plus 5 TB.

Gmail jde po ověření domény používat i v aplikaci Outlook nebo přes IMAP, přílohu lze odeslat do 25 MB. Hromadnou korespondenci s oslovením umí Gmail od tarifu Standard, Microsoft ji na srovnávací stránce plánů nepopisuje. Pokud doménu teprve zakládáte, pomůže srovnání webhostingu a domén Wedos, Forpsi a Webglobe.

Pro soubory dává Microsoft 365 každému uživateli 1 TB na OneDrivu a pro týmové dokumenty SharePoint. Google má Disk se sdílenými disky pro týmy a jedno úložiště pro celou firmu, které se rozpočítává podle počtu uživatelů. Jeden člověk s velkými soubory tak může využít místo, které ostatní nepotřebují, ale v tarifu Starter může místo dojít rychleji, než by se čekalo.

Synchronizace s počítačem, verze souborů, obnova smazaných dat a sdílení odkazem jsou samostatné téma. Podrobně je rozebírá srovnání Disku Google, OneDrivu a Dropboxu, kde najdete i Dropbox pro firmy, které kancelářský balík měnit nechtějí. Obě služby umožňují další úložiště dokoupit.

Kalendář a plánování schůzek

Sdílené kalendáře a rezervace zasedaček nabízí Google ve všech tarifech. Kalendář Google se umí synchronizovat i se serverem Microsoft Exchange, což pomůže při spolupráci s partnery na Microsoftu. Microsoft má kalendář přímo v Outlooku, propojený s poštou, úkoly a kontakty.

Pro domlouvání schůzek s klienty má každý balík vlastní nástroj. Google nabízí rezervační stránky, přes které si klient sám vybere volný termín; v tarifu Starter jen základní verzi s jednou stránkou, plnou verzi od tarifu Standard. Microsoft má aplikaci Bookings pro plánování schůzek a aplikaci Směny pro rozpis personálu, obě v plánech s Teams.

Dokumenty, tabulky a prezentace

Tady je rozdíl mezi balíky nejvíc vidět. Microsoft 365 od plánu Standard obsahuje desktopové aplikace Word, Excel, PowerPoint, Outlook a OneNote, na PC i Access, a každý uživatel je může mít až na pěti počítačích, pěti tabletech a pěti telefonech. Plán Basic nabízí jen webové a mobilní verze, podobně jako Google.

Google Workspace pracuje s Dokumenty, Tabulkami a Prezentacemi v prohlížeči a v mobilních aplikacích. Soubory Office umí otevřít i upravovat, buď přímo, nebo v režimu kompatibility, ale podle nápovědy nepodporuje makra a vložené grafy a videa ve Wordu a PowerPointu převede na obrázky. Offline se s dokumenty pracuje v prohlížeči Chrome nebo Edge s rozšířením.

Pro firmu, která posílá smlouvy a nabídky ve Wordu a vede složité tabulky s makry, je proto Microsoft 365 Standard nebo Premium bezpečnější volba. Tým, který dokumenty hlavně sdílí a upravuje společně, ocení Google, kde je společná úprava od začátku výchozí způsob práce. Obě služby umějí upravovat jeden dokument více lidmi najednou.

Schůzky a firemní chat

Microsoft 365 používá pro schůzky a chat Teams, Google Workspace Meet a Chat. Teams v plánech Basic, Standard a Premium zvládne schůzky až pro 300 účastníků a podle Microsoftu až 30 hodin dlouhé. Google Meet má ve Starteru limit 100 účastníků, ve Standard 150 a v Plus 500, se schůzkou až 24 hodin.

Nahrávání schůzek a přepisy nabízí Google od tarifu Standard, stejně jako ankety, podskupiny a čekárnu. Microsoft zahrnuje nahrávání do všech plánů s Teams a webináře s registrací účastníků do plánů Standard a Premium. Připojení k hovoru telefonem mají oba balíky, u Microsoftu jako doplněk bez poplatku.

Firemní chat funguje v obou balících podobně: přímé zprávy, skupinové prostory a sdílení souborů. Teams pracuje s kanály, ve kterých tým sdílí soubory a firemní aplikace, Google Chat se skupinovými prostory a externím chatem. Podrobné srovnání videoschůzek včetně Zoomu najdete v článku Teams, Zoom a Google Meet pro firmy.

AI asistent v balíku

Oba balíky dnes obsahují AI asistenta, liší se ale jeho rozsahem. Google má Gemini v Gmailu a aplikaci Gemini ve všech tarifech, Gemini v Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích, na Disku a v Meetu od tarifu Standard. Rozšířený přístup k AI prodává jako samostatný doplněk.

Microsoft zahrnuje Copilot Chat bez dalších nákladů pro uživatele s oprávněným předplatným. Copilot přímo ve Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku je v balíčcích plánů Standard a Premium s Microsoft 365 Copilot Business, případně jako doplněk ke stávajícímu plánu. Používání AI agentů se podle Microsoftu účtuje podle skutečného využití přes předplatné Azure.

Správa uživatelů a zabezpečení

Oba balíky mají administrátorskou konzoli, kde správce zakládá účty, přiřazuje licence a nastavuje zásady. Dvoufázové ověření a ochranu před phishingem a spamem nabízejí všechny firemní tarify. Google k tomu v každém tarifu uvádí program pokročilé ochrany a řízení zásad podle skupin, Microsoft jednotné přihlašování k aplikacím.

Rozdíl je u správy zařízení. Microsoft 365 Business Premium obsahuje Intune pro správu počítačů a telefonů, Defender pro firmy proti ransomwaru a malwaru na zařízeních, ochranu citlivých dat Purview a pokročilou správu identit Entra ID. Plány Basic a Standard mají jen základní správu identit a filtr spamu a malwaru.

Google nabízí v tarifech Starter a Standard základní správu koncových bodů a v tarifu Plus rozšířenou, včetně bezpečnostních zásad pro mobily a pracovních profilů na Androidu. Pokud firma potřebuje centrálně spravovat notebooky s Windows, má Microsoft Premium v tomto ohledu širší nabídku. Pro tým, který pracuje hlavně v prohlížeči, obvykle stačí základní správa.

Data, GDPR a smlouvy

E-mail a dokumenty obsahují osobní údaje klientů i zaměstnanců, takže rozhoduje, kde data leží a jakou smlouvu o zpracování firma uzavírá. Google umožňuje od tarifu Business Standard nastavit datový region pro data v klidu, na výběr jsou USA, Evropská unie nebo bez preference. Pro zpracování dat má Google dodatek Cloud Data Processing Addendum.

Microsoft se v rámci datové hranice EU zavázal ukládat a zpracovávat zákaznická a osobní data v Evropské unii pro své podnikové online služby včetně Microsoft 365, s omezenými výjimkami. Další možnosti rezidence dat nabízí přes podmínky produktu a doplněk Advanced Data Residency. Pro malou firmu obvykle stačí výchozí nastavení, doplňky míří spíš na regulované obory.

Pro firmu to znamená jediné: balík zapsat do záznamů o zpracování a ověřit si, že smlouva o zpracování je součástí podmínek služby. Co všechno k tomu patří, shrnuje článek GDPR pro malé firmy. U tarifu Google Business Starter datový region nastavit nejde, což může rozhodnout u firem s citlivými daty.

Zkušební verze a platby

Google Workspace nabízí čtrnáctidenní zkušební verzi, Microsoft 365 měsíční. U Microsoftu přechází zkušební verze po skončení automaticky do placeného předplatného, pokud ji včas nezrušíte. Po zahájení placeného předplatného má zákazník sedm dní na zrušení s poměrnou refundací.

Google má flexibilní tarif, u kterého se platí jen za účty v daném měsíci a předplatné jde kdykoli zrušit bez sankce, a levnější roční závazek. V prvních 90 dnech flexibilního tarifu je ale limit 20 až 50 uživatelů. Microsoft nabízí měsíční závazek s možností kdykoli zrušit a roční závazek s platbou měsíčně nebo ročně předem.

Podpora se liší kanálem. Microsoft uvádí u všech plánů nepřetržitou podporu po telefonu a na webu, Google standardní podporu ve všech tarifech Business s možností placeného upgradu na rozšířenou. Google uvádí u tarifů Business záruku dostupnosti 99,9 procenta, Microsoft garanci dostupnosti s finanční zárukou.

Jak vybrat kancelářský balík

Srovnání v jedné tabulce

Tabulka shrnuje parametry, které malou firmu zajímají nejčastěji. Název v závorce označuje tarif, od kterého je funkce dostupná. Stav odpovídá webům a nápovědě výrobců.

Parametr	Google Workspace	Microsoft 365
Tarify pro firmy	Starter, Standard, Plus	Basic, Standard, Premium
Počet uživatelů	1 až 300	1 až 300
E-mail na doméně	ano, všechny tarify	ano, všechny plány
Místo na poštu	společné úložiště s dokumenty	100 GB schránka na uživatele
Úložiště souborů	30 GB, 2 TB, 5 TB na uživatele, sdílené	1 TB na uživatele
Desktopové kancelářské aplikace	nepopisuje, práce v prohlížeči	ano (Standard)
Videoschůzky	100, 150, 500 účastníků	300 účastníků
Nahrávání schůzek	ano (Standard)	ano, plány s Teams
Rezervace schůzek	rezervační stránky (plně od Standard)	Bookings
Správa počítačů	rozšířená správa mobilů (Plus)	Intune (Premium)
Volba umístění dat	datový region EU (Standard)	datová hranice EU
Zkušební verze	14 dní	1 měsíc

Jak vybrat podle provozu

Nejrychleji k výběru vede otázka, co dnes ve firmě nejvíc drhne. Tabulka převádí typické situace na funkce, které je řeší, a ukazuje, kde je výrobci popisují.

Co řešíte	Co potřebujete	Kde to hledat
Posíláte smlouvy a tabulky ve Wordu a Excelu	desktopové aplikace Office	Microsoft 365 Standard nebo Premium
Tým pracuje z různých počítačů a telefonů	práce v prohlížeči a společná úprava	Google Workspace, Microsoft 365 Basic
Pár lidí má obrovskou poštu	velká schránka a archiv	Microsoft 365, archiv 1,5 TB v Premium
Jeden člověk má hodně dat, ostatní málo	společné úložiště firmy	Google Workspace
Potřebujete spravovat firemní notebooky	správa zařízení	Microsoft 365 Premium
Klienti si sami rezervují konzultace	rezervace v kalendáři	Google od Standard, Microsoft Bookings
Chcete mít data v EU	volba regionu nebo datová hranice	Google od Standard, Microsoft 365

Přechod na nový balík

Stěhování pošty a dokumentů zabere pár dní, zvykání několik týdnů. Google nabízí nástroje pro migraci pošty, kalendářů, kontaktů a souborů ve všech tarifech, migraci z Exchange a nástroj Google Workspace Migrate od tarifu Standard. Postup, který se osvědčuje:

1. Sepište, kdo potřebuje jakou schránku, kolik dat má a kdo pracuje v desktopovém Office.
2. Založte zkušební verzi a ověřte doménu, bez ní většina funkcí pro firmy nefunguje.
3. Založte účty a sdílené adresy typu info@ nebo fakturace@ a nastavte dvoufázové ověření.
4. Převeďte poštu, kalendáře a kontakty a teprve potom přepněte záznamy MX u domény.
5. Přesuňte sdílené dokumenty do týmových složek, ne do osobního úložiště jednoho člověka.
6. Po měsíci zkontrolujte využití úložiště a podle něj upravte tarify jednotlivých uživatelů.

Co si z toho odnést

Pět bodů, které rozhodují víc než seznam funkcí:

1. Microsoft 365 Standard nebo Premium vybírejte, když firma žije ve Wordu, Excelu a Outlooku.
2. Google Workspace vybírejte, když tým pracuje v prohlížeči a chce dokumenty sdílet a upravovat společně.
3. Srovnávejte úložiště celé firmy: Google ho sdílí, Microsoft dává schránku a 1 TB každému zvlášť.
4. Správu firemních počítačů hledejte v Microsoft 365 Premium, u Googlu je silnější správa mobilů v tarifu Plus.
5. Oba balíky si vyzkoušejte na skutečném týdnu práce, ne na ukázkových datech.

Recenze a zkušenosti uživatelů

Recenze obou balíků najdete v hodnocení aplikací Gmail, Outlook, Teams a Google Meet na Google Play a App Store a v komunitních fórech Googlu a Microsoftu. Při čtení recenzí sledujte, jestli pisatel používá firemní tarif, nebo osobní účet, a z jaké doby recenze je, protože se funkce obou balíků často mění.

Časté otázky

Jaký je hlavní rozdíl mezi Google Workspace a Microsoft 365?

Google Workspace staví na práci v prohlížeči a společném úložišti pro celou firmu. Microsoft 365 nabízí od plánu Standard desktopové aplikace Word, Excel a Outlook, každému uživateli samostatnou poštovní schránku a v plánu Premium správu počítačů.

Který balík se hodí pro malou firmu do deseti lidí?

Oba mají tarify pro 1 až 300 uživatelů. Rozhoduje způsob práce: pokud tým používá hlavně prohlížeč a sdílí dokumenty, sedí Google Workspace, pokud pracuje v desktopovém Office, Microsoft 365 Standard.

Mají oba balíky e-mail na vlastní doméně?

Ano, ve všech firemních tarifech. Microsoft k tomu dává schránku 100 GB na uživatele.

Obsahuje Google Workspace Word a Excel?

Ne. Google má vlastní Dokumenty, Tabulky a Prezentace, které soubory Office otevřou a upraví. Makra podle nápovědy nepodporují.

Obsahuje Microsoft 365 Business Basic desktopový Office?

Ne. Business Basic má jen webové a mobilní verze Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku. Desktopové aplikace jsou od plánu Business Standard.

Kolik místa mají uživatelé na poštu a soubory?

Microsoft dává schránku 100 GB a 1 TB na OneDrivu na uživatele. Google má společné úložiště pro poštu i soubory: 30 GB na uživatele ve Starteru, 2 TB ve Standard a 5 TB v Plus.

Kolik lidí může být na videoschůzce?

V Teams až 300 účastníků v plánech Basic, Standard a Premium. Google Meet má limit 100 účastníků ve Starteru, 150 ve Standard a 500 v Plus.

Dá se balík vyzkoušet bez placení?

Ano. Google Workspace nabízí čtrnáctidenní zkušební verzi, Microsoft 365 měsíční.

Kde leží data firmy?

Google umožňuje od tarifu Business Standard zvolit datový region Evropská unie. Microsoft se v rámci datové hranice EU zavázal ukládat a zpracovávat data v EU, s omezenými výjimkami.

Jak se liší zabezpečení obou balíků?

Microsoft 365 Premium přidává správu počítačů Intune a Defender pro zařízení, Google Plus rozšířenou správu mobilů a archivaci Vault.

Je v balících AI asistent?

Ano. Google má Gemini v Gmailu ve všech tarifech a v dokumentech od Standard. Microsoft zahrnuje Copilot Chat a Copilot v aplikacích nabízí v balíčcích s Copilot Business nebo jako doplněk.

Můžu kombinovat různé tarify?

Microsoft kombinování plánů pro firmy výslovně umožňuje, s limitem 300 licencí na organizaci. Google kombinování tarifů na stránce s cenami nepopisuje, proto si ho ověřte u prodejního týmu.

Co se stane s daty po zrušení předplatného?

Google uvádí, že data se po zrušení smažou a nelze je obnovit, proto je potřeba je předem exportovat. Microsoft ponechává správcům přístup k datům 90 dní.

Jak dlouho trvá přechod z jednoho balíku na druhý?

Doba migrace závisí hlavně na objemu pošty a souborů. Vyplatí se přecházet v klidnějším období.