Asana, Trello a ClickUp se srovnávají podle ceny, jenže rozdíl mezi nimi je jinde. Každý z těch tří je postavený kolem jiné základní jednotky, a právě to rozhoduje, jestli ho tým bude používat, nebo se za dva měsíce vrátí k tabulce a e-mailu. Cenový rozdíl mezi úrovněmi je proti tomu drobnost. Text je informativní přehled, ne doporučení konkrétního produktu.
Ostatní nástroje pro provoz firmy drží rozcestník o softwaru pro malé firmy.
Ve zkratce
- Trello je postavené na kanbanové nástěnce, Asana na úkolech a portfoliích, ClickUp chce pokrýt všechno.
- Bezplatné úrovně omezují každá něco jiného, takže se nedají porovnat jedním číslem.
- Všechny tři provozují americké firmy, ale jen dvě umí data držet v Evropě.
- Trello jako jediný produkt své skupiny volbu umístění dat nenabízí.
- Češtinu v rozhraní má z té trojice jen Trello.
- Trello podle vlastní dokumentace neumí svůj export naimportovat zpět.
- Vlastní měření času má jen ClickUp, u Asany je až ve vyšší úrovni a Trello ho řeší doplňkem.
Tři nástroje, tři různé typy
Než začnete porovnávat funkce, je potřeba vědět, kolem čeho je každý nástroj postavený. Tenhle rozdíl se z ceníku nevyčte a přitom rozhoduje o všem ostatním.
Nástěnka: Trello
Základní jednotkou je karta na nástěnce, která se posouvá mezi sloupci. Ostatní pohledy Trello má, ale jsou to nadstavby dostupné až na vyšší úrovni a podle vlastní dokumentace zobrazují karty z jedné nástěnky. Napříč nástěnkami existuje jen tabulka a kalendář na úrovni pracovního prostoru.
Praktický důsledek: Trello je silné, dokud se práce vejde na jednu nástěnku, a slábne ve chvíli, kdy chcete jeden pohled na deset projektů naráz. Firma sama uvádí, že vyšší úroveň se nejlépe hodí týmům do stovky lidí.
Úkoly a portfolia: Asana
Základní jednotkou je úkol, úkoly se skládají do projektů a projekty do portfolií. Portfolia jsou samostatná úroveň hierarchie a jsou spolu s cíli a řízením vytížení lidí dostupná až ve třetí úrovni odspoda. Nástěnka i kalendář jsou tady jen jiné zobrazení téhož seznamu, ne jiná datová struktura.
Asana proto dává smysl tam, kde běží víc projektů naráz a někdo je má vidět shora a ptát se, kdo je čím vytížený. Pro dva lidi a jednu nástěnku je zbytečně těžká.
Všechno v jednom: ClickUp
Vedle úkolů obsahuje dokumenty a wiki, tabule a myšlenkové mapy, chat, formuláře, cíle a vestavěné měření času s odhady a výkazy. Firma mluví o víc než patnácti přizpůsobitelných rozvrženích. Je to jeden nástroj místo tří, ale zaplatíte to složitostí, což je zároveň nejčastější výtka uživatelů.
Bezplatné úrovně: každá omezuje něco jiného
Tohle je místo, kde se srovnání nejčastěji zvrtne, protože nic z toho není zjevné z názvu. Asana v bezplatné variantě neomezuje počet úkolů, projektů ani úložiště, ale spolupracovat mohou nejvýš dva lidé. To je nejpřísnější strop z celé trojice a znamená, že i malý tým platí od začátku.
Trello dovolí zdarma vyšší jednotky spolupracovníků na pracovní prostor a neomezené karty, ale omezuje počet nástěnek, velikost přílohy a počet spuštění automatizace za měsíc. Chybí zdarma všechny pohledy kromě nástěnky. ClickUp jako jediný nemá strop na počet lidí, zato má velmi nízký strop na celkové úložiště, omezený počet prostorů a automatizací, a přehledy s časovou osou dává jen na zkoušku.
Vzorec zní: bezplatná úroveň nikdy neomezuje jen jednu věc. Vždycky se sáhne na kombinaci počtu lidí nebo prostorů, dostupných pohledů, počtu automatizací a velikosti příloh. Kdo si vybírá podle jediného čísla, narazí na jiné.
Kde leží vaše data
Nástroj na úkoly vypadá jako nevinná věc, ale osobní údaje se v něm objevují na místech, kde je nikdo nečeká: v komentářích, v přílohách a v názvech úkolů typu jméno klienta a jeho problém. Tím se z vaší firmy stává správce a z dodavatele zpracovatel.
Rozdíl, který je vidět jen v dokumentaci
Asana provozuje datová centra i v Evropě a v seznamu podzpracovatelů uvádí u svého poskytovatele infrastruktury lokality v Německu a v Irsku vedle amerických. ClickUp běží celý na jedné cloudové platformě a evropské datové centrum nabízí, byť jen na nejvyšší úrovni, zato bez příplatku.
U Trella je situace jiná a v článcích to nenajdete. Oficiální dokumentace jeho mateřské skupiny vyjmenovává produkty, u kterých jde zvolit umístění dat, a Trello mezi nimi není. Znamená to, že evropské uložení si u něj nekoupíte ani na nejvyšší úrovni a předání do třetí země se řeší výhradně smluvně. Pokud vaše firma řeší povinnosti kolem ochrany osobních údajů, je tohle konkrétní rozdíl, na kterém záleží.
Zpracovatelská smlouva není formalita
Evropské nařízení vyžaduje, aby vztah upravovala smlouva, která určuje předmět, dobu, povahu a účel zpracování, zavazuje dodavatele jednat jen podle pokynů, zavázat své lidi mlčenlivostí, pomáhat s žádostmi lidí, jichž se údaje týkají, a po skončení data smazat nebo vrátit. Asana má úplné znění takového dodatku veřejné, včetně lhůt pro oznámení nového podzpracovatele a pro audit, a nepodepisuje se zvlášť, je do smlouvy začleněný odkazem.
Jak se z nástroje dostanou data ven
Ze všech tří jde dostat tabulku úkolů. Rozdíl je v tom, co v ní chybí a jestli se dá cesta obrátit.
Trello nabízí dva formáty, přičemž ten tabulkový je až na vyšší úrovni a neobsahuje komentáře, protože formát neunese vazbu více ku jedné. Zásadní je ale jiná věta z jeho vlastní dokumentace: export se nedá naimportovat zpět, nástěnky se z něj znovu nesestaví. ClickUp ve vlastním blogu přiznává, že export velkých objemů může selhat kvůli limitům tabulkového procesoru a že se některá vlastní pole nemusí přenést správně.
Obecně platí, že tabulkový export nese pole úkolu, ne vazby a chování. Mimo tabulku zůstávají komentáře, přílohy, pokud se nestáhnou zvlášť, a automatizace, protože pravidla neobsahuje export ani jednoho z těch tří.
Čeština a napojení na okolí
Češtinu v rozhraní má z té trojice jen Trello, které ji uvádí mezi dvěma desítkami jazyků. Jazyk se přepíná v profilu, u mobilní aplikace se ale nastavit nedá a převezme se ze zařízení. U Asany ani ClickUpu čeština v seznamu jazyků není.
Napojení mají všechny tři široké a všechny umí udělat úkol z e-mailu. Trello má schránku se zachytáváním z pošty a firemních chatů už zdarma, Asana má rozsáhlý katalog integrací a rozhraní pro vývojáře s knihovnami pro běžné jazyky, ClickUp mluví o tisících propojených nástrojů. Kdo si vybírá podle počtu integrací, vybírá podle marketingového čísla, protože každý počítá něco jiného.
Tři chyby, které zavedení nástroje zabijí
První je zavedení bez dohodnutého způsobu práce. Nástroj sám nerozhodne, co znamená hotovo, kdo úkol zakládá a kdo ho zavírá. Trello i ClickUp dovolí každému týmu udělat si vlastní strukturu, což je výhoda, dokud tři týmy nezačnou vykazovat totéž třemi způsoby.
Druhá je duplicitní evidence vedle e-mailu. Pokud se cesta z pošty do nástroje nezavede jako jediná, běží dvě evidence vedle sebe a ta v poště vždycky vyhraje, protože je starší. Třetí je přehnaná struktura: nikdo nechce vyplňovat dvanáct polí a vlastní pole jsou navíc přesně to, co se z exportů ztrácí nejčastěji.
| Parametr | Jak se ta trojice liší |
|---|---|
| Kolem čeho je nástroj postavený | Trello nástěnka, Asana úkoly a portfolia, ClickUp všechno dohromady |
| Co omezuje bezplatná úroveň | Asana počet lidí, Trello počet nástěnek a přílohy, ClickUp úložiště |
| Evropské uložení dat | Asana a ClickUp ano, Trello volbu umístění nemá |
| Čeština v rozhraní | jen Trello |
| Vlastní měření času | ClickUp od základu, Asana až ve vyšší úrovni, Trello doplňkem |
| Pohledy nad více projekty | Asana portfolia, ClickUp portfolia, Trello jen omezeně |
| Export zpět do nástroje | Trello ho podle dokumentace neumožňuje |
| Komu se hodí | Trello malý tým, Asana firma s více projekty, ClickUp kdo chce vše v jednom |
Šest věcí, které stojí za pozornost
- Vybírejte typ nástroje, ne cenu. Rozdíl mezi úrovněmi je proti tomu drobnost.
- Bezplatné úrovně nejsou srovnatelné. Každá omezuje jinou věc.
- Trello neumí evropské uložení dat. Ostatní produkty jeho skupiny ano.
- Ověřte si cestu ven předem. Nejhůř se z nástrojů dostávají komentáře a vlastní pole.
- Zpracovatelskou smlouvu potřebujete i u nástroje na úkoly. Osobní údaje v něm jsou.
- Dohodněte pravidla dřív než nástroj. Bez toho vzniknou tři evidence místo jedné.
Časté otázky
Který z těch tří je nejlevnější?
Rozdíl mezi placenými úrovněmi je u všech tří v jednotkách dolarů na člověka a měsíc. Rozhodovat by měl typ nástroje, protože cena se v čase mění, ale způsob práce ne.
Dá se s nimi pracovat zdarma?
Ano, všechny tři mají trvale bezplatnou úroveň. Asana v ní ale dovolí spolupráci jen dvěma lidem, Trello omezuje počet nástěnek a velikost příloh a ClickUp celkové úložiště.
Mám v nástroji na úkoly osobní údaje?
Téměř jistě ano. Jsou to jména členů týmu, jejich pracovní výkon, komentáře, často jména a kontakty zákazníků a přílohy. Proto je potřeba zpracovatelská smlouva s dodavatelem.
Můžu mít data v Evropě?
U Asany a ClickUpu ano, byť to bývá vázané na vyšší úroveň. Trello mezi produkty své skupiny s volbou umístění dat není, takže u něj tahle možnost chybí.
Který má češtinu?
Z té trojice jen Trello, které ji uvádí mezi zhruba dvěma desítkami jazyků rozhraní. U mobilní aplikace se ale jazyk přebírá ze zařízení a nedá se nastavit zvlášť.
Dostanu z nástroje data ven, když budu chtít odejít?
Tabulku úkolů ano. Hůř se dostávají komentáře, přílohy a automatizace. Trello navíc podle vlastní dokumentace neumí svůj export naimportovat zpět.
Mohlo by vás zajímat
- srovnání nástrojů na online schůzky, další nástroj, který tým potřebuje denně
- srovnání systémů pro řízení vztahů se zákazníky, když řešíte obchod
- přehled nástrojů s umělou inteligencí pro firmy, které se s úkoly často propojují
Zdroje: oficiální ceníky a dokumentace Asany, Trella a ClickUpu včetně stránek o zabezpečení, o důvěře, seznamu podzpracovatelů a zpracovatelského dodatku Asany, dokumentace skupiny Atlassian k umístění dat a k exportu z Trella, tisková zpráva Atlassianu k akvizici Trella, dokumentace aplikačních rozhraní všech tří produktů a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně osobních údajů, zejména článek 28 a kapitola pátá o předávání do třetích zemí.
