Cestovní náhrady OSVČ jsou zavádějící název pro něco, co v zákoně vůbec neexistuje. Podnikatel není zaměstnancem svého podniku, takže si žádnou náhradu nevyplácí a nárok podle zákoníku práce nemá. Co má, je daňový výdaj, u kterého zákoník práce slouží jen jako měřítko nejvyšší uznatelné částky. Tenhle rozdíl rozhoduje o tom, co projde při kontrole. Text je informativní, konkrétní sazby si ověřte v platné vyhlášce.
Ve zkratce
- OSVČ uplatňuje výdaje na pracovní cesty podle zákona o daních z příjmů, ne podle zákoníku práce.
- Tuzemské stravné lze uplatnit teprve u cesty delší než dvanáct hodin. Zaměstnanci vzniká nárok už od pěti.
- Cesta se počítá od sídla nebo místa výkonu činnosti, ne od bydliště, pokud bydliště není zároveň sídlem.
- U auta rozhodují čtyři různé režimy podle toho, jestli je nebo bylo v obchodním majetku.
- Paušální výdaj na dopravu lze uplatnit nejvýše u tří vozidel a nelze ho v průběhu roku měnit.
- Knihu jízd žádný zákon nepřikazuje. Její obsah plyne z důkazního břemene a z pokynu Generálního finančního ředitelství.
- Při paušální dani ani při výdajích procentem z příjmů se cestovní výdaje neuplatňují vůbec.
Proč OSVČ žádné náhrady nedostává
U zaměstnance jsou cestovní náhrady nárokem z pracovněprávního vztahu. Zaměstnavatel je povinen je vyplatit a zaměstnanec z nich neplatí daň. Podnikatel je ale na obou stranách zároveň, takže tenhle mechanismus nedává smysl. Zákon o daních z příjmů proto pro něj zavádí vlastní, oddělený režim: výdaje na pracovní cesty jsou daňovým výdajem maximálně do výše podle zvláštních předpisů.
Slovo maximálně je klíčové. Zákoník práce se nepoužije jako zdroj nároku, ale jako strop. A pozor na to, který strop: zákon odkazuje na náhrady vymezené pro zaměstnance odměňovaného platem, tedy na horní hranici rozpětí ve státní sféře. Řada článků na internetu uvádí místo toho nižší sazby pro podnikatelskou sféru, což je věcně špatně.
Odkud se cesta počítá
Zákon výslovně říká, že pravidelným pracovištěm podnikatele je také sídlo nebo místo výkonu činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti. Cesta se tedy měří odsud, ne od domova. Kdo má sídlo na adrese bydliště, rozdíl nepozná. Kdo má provozovnu jinde, měl by si to pohlídat, protože právě tady vzniká nejvíc sporných kilometrů. Výdaje na osobní potřebu jsou ze zákona vyloučené, takže soukromá část cesty se do nákladů nedostane.
Co si lze uplatnit a v čem je háček se stravným
Ubytování, jízdné hromadnou dopravou a nutné vedlejší výdaje jdou do nákladů v prokázané výši, tedy proti dokladu. Tady se OSVČ od zaměstnance věcně neliší. Rozdíl je u stravného a je zásadní.
Tuzemské stravné si podnikatel může uplatnit teprve tehdy, když cesta v kalendářním dni trvala déle než dvanáct hodin. Zaměstnanci nárok vzniká už od pěti hodin a ve státní sféře může dostat stravné i u kratší cesty. Podnikatel nic z toho nemá. Kratší cesty tedy stravné negenerují, i když jsou nesporně pracovní.
Stravné se nedokládá účtenkou za jídlo. Není to prokazovaný výdaj, ale zákonný limit. Prokazuje se délka a účel cesty. Pokud součástí cesty bylo bezplatné jídlo, stravné se povinně krátí, a při dvou nebo třech bezplatných jídlech nemusí náležet vůbec.
Auto: čtyři režimy, které se pletou nejčastěji
Způsob, jakým se uplatní jízdní výdaje, závisí na tom, jaký vztah k vozidlu podnikatel má. Nejde jen o to, jestli je auto v obchodním majetku dnes, ale i o to, jestli v něm někdy bylo.
| Situace vozidla | Co lze uplatnit |
|---|---|
| V obchodním majetku, v nájmu nebo na finanční leasing | skutečné prokázané výdaje včetně pohonných hmot, oprav a odpisů |
| Vlastní, nikdy nebylo v obchodním majetku | základní náhrada za každý kilometr a náhrada za spotřebované pohonné hmoty |
| Vlastní, dříve v obchodním majetku nebo po finančním leasingu | pouze náhrada za spotřebované pohonné hmoty, základní náhrada už ne |
| Vypůjčené nebo užívané z výprosy | pouze náhrada za spotřebované pohonné hmoty |
Třetí řádek je past, na kterou se přichází až při kontrole. Jakmile bylo auto jednou v obchodním majetku a odepisovalo se, opotřebení už bylo daňově uplatněno. Základní náhrada za kilometr proto po vyřazení nenáleží, zůstávají jen pohonné hmoty. Totéž platí po finančním leasingu, u kterého se úplata uplatnila jako výdaj.
U nákladních automobilů a autobusů se použije sazba pro osobní vozidla. Zaměstnanci přitom u těchto vozidel náleží nejméně dvojnásobek, podnikatel na něj nárok nemá. Podrobněji se vztahem k vozidlu zabývá text o tom, jestli pořídit auto na firmu, nebo na sebe.
Paušální výdaj na dopravu
Místo dokládání pohonných hmot lze u téhož vozidla zvolit měsíční paušál. Je to alternativa, ne doplněk: u jednoho auta nelze kombinovat obojí. Uplatňuje se za každý celý měsíc, ve kterém bylo vozidlo použito k podnikání a ani po část měsíce nebylo přenecháno jiné osobě.
Pravidel je několik a všechna jsou pevná. Paušál lze uplatnit nejvýše u tří vlastních vozidel za zdaňovací období. Používá-li se vozidlo jen zčásti k podnikání, náleží krácený paušál ve výši osmdesáti procent a odpisy se krátí na osmdesát procent. Krácený paušál smí být jen u jednoho vozidla, ostatní se pak považují za používaná výlučně k podnikání. Způsob uplatnění nelze v průběhu roku změnit.
Největší výhoda paušálu je důkazní. Zákon zavádí domněnku, že poplatník vozidlo užívá výlučně k podnikání, pokud to prohlásí, není-li prokázáno jinak. Břemeno se tím přesouvá na správce daně. Cenou za to je, že u takového vozidla nelze uplatnit pohonné hmoty ani parkovné při pracovní cestě.
Kniha jízd: povinnost, která v zákoně není
Ani zákon o daních z příjmů, ani zákoník práce knihu jízd nikde nepřikazuje a nepředepisuje její formu. Povinnost je odvozená: výdaj se uznává ve výši prokázané poplatníkem a daňový řád ukládá daňovému subjektu prokázat skutečnosti, které uvádí v tvrzení. Bez evidence to nejde doložit.
Co bude správce daně chtít, popisuje metodický pokyn Generálního finančního ředitelství. U každé jízdy datum, cíl, účel a ujeté kilometry. K vozidlu pak typ, registrační značku a stav tachometru na začátku a na konci roku, případně k datu zahájení a ukončení používání. Pokyn není obecně závazný předpis, ale popisuje očekávaný rozsah a je nejsnazší cesta, jak důkazní břemeno unést.
Při paušálním výdaji na dopravu evidence jízd pro tenhle účel odpadá, protože pohonné hmoty se neuplatňují a výlučné užití stojí na prohlášení. Nezaniká tím ale evidence potřebná pro jiné účely, zejména pro nárok na odpočet daně z přidané hodnoty.
Kdy se cestovní výdaje neuplatní vůbec
Tohle je nejčastější zdroj zbytečné práce. Kdo uplatňuje výdaje procentem z příjmů, má ze zákona za to, že jsou v procentu zahrnuty veškeré výdaje. Cestovní výdaje ani paušál na dopravu už tedy uplatnit nelze a knihu jízd pro daň z příjmů takový poplatník nepotřebuje.
V paušálním režimu je to ještě jednoznačnější. Základ daně se nezjišťuje a daň je rovna paušální dani, takže výdaje nemají kam vstoupit. Evidenční povinnosti pro jiné účely tím ovšem nemizí. Podmínky vstupu do režimu shrnuje článek o tom, jak funguje paušální daň pro OSVČ.
Zahraniční cesty
U zahraničního stravného dvanáctihodinová hranice neplatí, uplatní se pásma podle doby strávené mimo území republiky. Nad osmnáct hodin náleží plná sazba, nad dvanáct a nejvýše osmnáct dvě třetiny, od jedné do dvanácti hodin jedna třetina. Pod jednu hodinu se zahraniční stravné neposkytuje. Rozhoduje stát, ve kterém poplatník strávil v daném dni nejvíce času.
Sazby stanovují dvě různá ministerstva. Tuzemské stravné, základní náhradu za kilometr a průměrné ceny pohonných hmot vyhlašuje Ministerstvo práce a sociálních věcí, základní sazby zahraničního stravného Ministerstvo financí. Obojí se mění k prvnímu lednu, a když se ceny pohnou alespoň o pětinu, může přijít i mimořádná úprava uprostřed roku. Právě proto je nutné sazbu ověřovat podle data jízdy, ne podle roku.
U zahraniční cesty lze k zahraničnímu stravnému uplatnit i kapesné, a to do čtyřiceti procent zahraničního stravného. Nedají-li se u zahraniční cesty pohonné hmoty prokázat, použijí se tuzemské ceny platné v době použití vozidla.
Šest chyb, které kontrola najde nejdřív
- Stravné u cesty kratší než dvanáct hodin. U podnikatele nevzniká, i když u zaměstnance by vzniklo.
- Měření cesty od bydliště, když je sídlo jinde. Pravidelným pracovištěm je sídlo nebo místo výkonu činnosti.
- Základní náhrada za kilometr u auta, které bylo dřív v obchodním majetku. Po vyřazení zůstávají jen pohonné hmoty.
- Kombinace paušálu a skutečných výdajů u téhož vozidla. Zákon to vylučuje a měnit režim v průběhu roku nelze.
- Kniha jízd bez stavu tachometru na začátku a na konci roku. Bez něj evidence neodpovídá očekávanému rozsahu.
- Uplatňování cestovních výdajů vedle výdajů procentem z příjmů. Ty jsou v procentu už zahrnuté.
Časté otázky
Má OSVČ nárok na cestovní náhrady jako zaměstnanec?
Nemá. Nárok podle zákoníku práce se váže na pracovní poměr. Podnikatel uplatňuje daňový výdaj podle zákona o daních z příjmů a zákoník práce určuje jen jeho horní hranici.
Od jak dlouhé cesty si můžu uplatnit tuzemské stravné?
Od cesty delší než dvanáct hodin v kalendářním dni. U zahraničních cest tahle hranice neplatí, tam se uplatní pásma podle doby strávené mimo republiku.
Musím ke stravnému dokládat účtenky za jídlo?
Nemusíte. Stravné je zákonný limit, ne prokazovaný výdaj. Doložit je potřeba délku a účel cesty, nikoli útratu za jídlo.
Přikazuje zákon vést knihu jízd?
Nepřikazuje, žádný předpis ji neukládá ani nepředepisuje její formu. Povinnost plyne z toho, že výdaj musíte prokázat, a rozsah popisuje metodický pokyn finanční správy.
U kolika aut můžu uplatnit paušální výdaj na dopravu?
Nejvýše u tří vlastních vozidel za zdaňovací období. Krácený paušál smí být jen u jednoho z nich, ostatní se považují za používaná výlučně k podnikání.
Uplatním cestovní výdaje, když jsem v paušálním režimu?
Neuplatníte. V paušálním režimu se základ daně nezjišťuje. Totéž platí u výdajů procentem z příjmů, kde jsou veškeré výdaje ze zákona zahrnuté.
Mohlo by vás zajímat
- kde leží hranice švarcsystému, pokud jezdíte hlavně k jednomu odběrateli
- jak si vybrat účetní, když si nejste jistí režimem uplatňování výdajů
- rozdíly mezi dohodami a pracovním poměrem pro srovnání s postavením zaměstnance
Zdroje: zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů, zákon č. 262/2006 Sb. zákoník práce, zákon č. 280/2009 Sb. daňový řád, pokyn Generálního finančního ředitelství D-59, vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí o sazbách pro příslušný rok.
