Alternativa k Trellu existuje pro každý typ firmy: český Freelo, Asana, ClickUp, Microsoft Planner, Notion a pro vlastní server Nextcloud Deck. Všechny umějí nástěnku se sloupci a kartami, na kterou jste z Trella zvyklí. Liší se tím, jak snadno do nich data z Trella přenesete, kde leží a jestli s nimi tým bude pracovat česky.
Důvodů k odchodu bývá několik. Základní tarif Trella hlídá počet spolupracovníků a po překročení limitu nástěnky zamkne jen pro čtení, kalendář a časová osa jsou až ve vyšších tarifech a data leží v USA. Malá firma pak řeší, jestli připlatit, nebo přejít jinam, a přitom nechce ztratit roky karet a komentářů.
Šest nástrojů jsme vybrali podle tří otevřených kritérií: mají kanbanovou nástěnku jako Trello, nabízejí cestu, jak z Trella přenést data, a výrobce popisuje, kde data ukládá. Pořadí v článku není žebříček, každá alternativa se hodí pro jinou situaci. Obecné srovnání najdete v článku Asana, Trello nebo ClickUp pro řízení projektů, ceny neuvádíme, protože se často mění.
V kostce
- Freelo: český nástroj s podporou v češtině, servery v Praze a vestavěným importem nástěnek z Trella.
- Asana a ClickUp: silné projektové nástroje s mnoha pohledy a importem z Trella, ale bez češtiny v rozhraní.
- Microsoft Planner: dává smysl firmám, které už platí Microsoft 365 a pracují v Teams.
- Notion: nástěnka je jen jeden pohled na databázi, vedle ní máte dokumenty a wiki.
- Nextcloud Deck: nástěnky na vlastním serveru pro firmy, které chtějí mít data pod kontrolou.
- Před přechodem si z Trella stáhněte export a ověřte, co z něj cílový nástroj opravdu načte.
Proč firmy od Trella odcházejí
Nejčastějším důvodem je limit spolupracovníků v základním tarifu. Podle Atlassianu má takový Workspace nejvýš deset spolupracovníků a počítá se každý, kdo byl pozván na nástěnku nebo do Workspace, včetně hostů a nevyřízených pozvánek. Když limit překročíte, nástěnky přejdou do režimu jen pro čtení, nové lidi nepřidáte a automatizace přestanou běžet.
Druhým důvodem jsou pohledy. Kalendář, časová osa, tabulka a přehled jsou v Trellu až v tarifech Premium a Enterprise, v nižších tarifech zůstáváte u samotné nástěnky. Kdo potřebuje plánovat termíny v čase, musí buď přejít na vyšší tarif, nebo hledat nástroj, který tyto pohledy nabízí jinak.
Třetím důvodem je umístění dat. Atlassian v nápovědě k GDPR uvádí, že data Trella ukládá v datových centrech AWS v USA a volbu evropského umístění nenabízí. Přenos do USA kryje smlouvou se standardními smluvními doložkami, což je pro většinu firem v pořádku, ale některé zakázky vyžadují data v EU.
Které nástroje připadají v úvahu
Freelo: český nástroj s nástěnkami
Freelo provozuje Freelo Bay s.r.o. se sídlem v Pardubicích. Jde o český nástroj na úkoly a projekty s kanbanovými nástěnkami, diskusemi u úkolů, kalendářem a měřením času a nákladů na projekt. Rozhraní i zákaznická podpora jsou v češtině a aplikace běží na webu, v mobilu i jako program pro Mac a Windows.
Pro přechod z Trella má Freelo vestavěný import. V Trellu si vytvoříte API klíč a token, vložíte je ve Freelu do Nastavení v části Import a export a vyberete nástěnky, které chcete přenést. Podle nápovědy se přenesou projekty, úkoly i dokončené karty, a to najednou nebo postupně po nástěnkách.
Import probíhá vždy mezi sedmnáctou a dvaadvacátou hodinou a o dokončení přijde e-mail. E-mailové adresy uživatelů Trello neexportuje, takže je po importu přiřadíte ručně v tabulce, aby komentáře patřily správným lidem. Časová osa v podobě Ganttova diagramu, vlastní pole a API jsou až od tarifu Business, nejnižší tarif je určený pro menší osobní projekty.
Servery Freela stojí podle výrobce v Praze, v datových centrech TTC Teleport a Master DC. Data se každý den zálohují do jiné serverovny vzdálené dvacet kilometrů. Freelo se hodí pro malé firmy a agentury, které chtějí češtinu, data v Česku a sledování odpracovaného času u zakázek.
Asana: úkoly, nástěnky a časová osa
Asana nabízí k jednomu projektu seznam, nástěnku, časovou osu a kalendář. Stejné úkoly tak jeden člověk vidí jako kanbanovou nástěnku a jiný jako Ganttův diagram s návaznostmi. Pro tým, kterému Trello přestalo stačit na plánování termínů, je to přirozený krok výš.
Asana nemá české rozhraní. Podle nápovědy ji přepnete do angličtiny, němčiny, polštiny, francouzštiny a několika dalších jazyků, čeština mezi nimi není. Pro tým, kde část lidí anglicky nepracuje, je to zásadní překážka a vyplatí se ji ověřit na zkušebním projektu.
Přímý import z Trella Asana sama nedělá, v jejím adresáři aplikací najdete partnerský nástroj Migrator.xyz. Ten přenese nástěnky s termíny, štítky, checklisty a přílohami, podporu ale poskytuje jeho vlastní tým. Evropské datové centrum ve Frankfurtu Asana nabízí jen zákazníkům Enterprise a data se do něj musí aktivně přesunout, výchozím umístěním zůstávají USA.
ClickUp: mnoho pohledů v jednom
ClickUp staví na tom, že jednu sadu úkolů zobrazíte mnoha způsoby. Kromě nástěnky má seznam, kalendář, Ganttův diagram, tabulku, časovou osu, vytížení lidí a myšlenkovou mapu. K tomu přidává dokumenty, chat a formuláře, takže může nahradit víc nástrojů najednou.
Import z Trella spustíte v nastavení Workspace v části Imports a Exports. Nápověda ClickUp uvádí, že přenese přiřazené osoby, komentáře, popisy, štítky, termíny, checklisty i vlastní pole, přílohy do velikosti jednoho gigabajtu. Titulní obrázky karet se nepřenesou a sloupce Trella můžete převést buď na stavy úkolů, nebo na samostatné seznamy.
Mobilní aplikace ClickUp podle nápovědy nabízí angličtinu, němčinu, francouzštinu, italštinu, španělštinu a portugalštinu, čeština mezi nimi není. Data ukládá v AWS v USA, Austrálii, Singapuru nebo v Irsku a volbu výhradně evropského umístění má jen tarif Enterprise. ClickUp se hodí týmům, které chtějí mít úkoly, dokumenty a reporty v jednom nástroji a nevadí jim angličtina.
Microsoft Planner ve světě Microsoft 365
Planner je součástí předplatného Microsoft 365 a Office 365, takže ho řada firem už platí, aniž by o tom věděla. Úkoly třídí do kbelíků, což jsou sloupce na nástěnce, a vedle nástěnky nabízí mřížku, grafy a plán s propojením na kalendář v Outlooku. Pokud se rozhodujete mezi balíky, pomůže článek srovnání Google Workspace a Microsoft 365 a přehled náhrad za Microsoft Office.
Microsoft rozlišuje základní a prémiové plány. Základní plány zvládnou nástěnku, opakované úkoly, export do Excelu a propojení se SharePointem, časová osa, závislosti mezi úkoly, vlastní pole a historie úkolu jsou jen v prémiových plánech. Ty vyžadují licenci Planner Plan 1 nebo Planner and Project Plan 3.
Planner v Teams potřebuje předplatné, které Teams obsahuje, a data ukládá do služeb Dataverse a Azure. Jazyk rozhraní se na webu řídí nastavením prohlížeče, v Teams nastavením Teams. Hotový import z Trella Microsoft v nápovědě nepopisuje, karty proto obvykle přepíšete ručně nebo přes export do tabulky.
★ Než začnete platit nový nástroj
Podívejte se do administrace Microsoft 365 nebo Google Workspace, co už ve firmě máte. Planner je součástí předplatných Microsoft 365 a Office 365, takže nástěnku s úkoly můžete vyzkoušet bez další smlouvy a bez nového dodavatele pro GDPR.
Notion: nástěnka jako databáze
V Notionu je nástěnka jen jedním pohledem na databázi. Karty seskupíte podle stavu, řešitele nebo priority a stejnou databázi můžete zobrazit také jako tabulku, časovou osu, kalendář nebo galerii. Vedle úkolů v něm vznikají dokumenty, zápisy z porad a firemní wiki.
Import z Trella Notion nabízí přímo. Nástěnky se převedou na databáze, karty na položky a seznamy na skupiny, Power-Upy, automatizace a oprávnění ale musíte v Notionu nastavit znovu. Po importu se proto vyplatí projít nejpoužívanější nástěnky a zkontrolovat, kdo k nim má přístup.
Notion není v češtině, podle nápovědy je dostupný ve třiadvaceti jazycích a čeština mezi nimi chybí. Umístění dat v EU, konkrétně ve Frankfurtu se zálohou v Irsku, nabízí jen v tarifu Enterprise. Hodí se týmům, které chtějí úkoly propojit s dokumentací a znalostní bází, a lidem, kteří rádi stavějí vlastní strukturu.
Nextcloud Deck na vlastním serveru
Nextcloud Deck je kanbanová aplikace pro Nextcloud, tedy pro úložiště, které si firma provozuje sama nebo u svého poskytovatele. Je to jiná cesta než cloudová úložiště Google Drive, OneDrive a Dropbox, kde servery patří výrobci. Nabízí nástěnky, sloupce, karty se štítky, termíny, přílohami a komentáři, přiřazení lidí s upozorněním a sdílení s uživateli a skupinami v Nextcloudu.
Deck je šířený pod otevřenou licencí AGPLv3 a umí importovat nástěnky z Trella přes JSON export nebo API. Výhodou je, že data zůstávají na serveru, který si vyberete, třeba u českého poskytovatele hostingu. Nevýhodou je starost o provoz, aktualizace a zálohy.
Vývojáři v popisu projektu upozorňují, že při velkém množství nástěnek, karet a příloh Deck zatím není připravený na intenzivní použití. Pro malý tým s několika nástěnkami to obvykle nevadí, pro firmu se stovkami aktivních karet je to důvod k testu. Deck se hodí tam, kde už Nextcloud běží nebo kde má firma vlastního správce IT.
Kde leží data a GDPR
Každý z těchto nástrojů je pro vás zpracovatelem osobních údajů, protože na kartách máte jména klientů, kontakty a poznámky o zakázkách. Úřad pro ochranu osobních údajů připomíná, že se zpracovatelem musíte mít smlouvu podle čl. 28 odst. 3 obecného nařízení s předmětem, dobou, účelem a typem zpracovávaných údajů. U cloudových nástrojů ji najdete jako Data Processing Addendum v obchodních podmínkách.
Druhou otázkou je, zda data opouštějí EU. Do USA lze údaje předávat bez dalších záruk jen organizacím certifikovaným v rámci EU-US Data Privacy Framework, jinak nastupují standardní smluvní doložky. Trello, Asana, ClickUp i Notion ukládají data standardně v USA nebo v kombinaci regionů a evropské umístění nabízejí až v nejvyšších tarifech.
Freelo se servery v Praze a Nextcloud Deck na vlastním serveru tuto otázku řeší nejjednodušeji. U ostatních si před přechodem přečtěte, do jaké země data míří a jaký právní nástroj přenos kryje. Záznam o volbě nástroje a uzavřené smlouvě si uložte k ostatní dokumentaci, přehled povinností malé firmy shrnuje článek GDPR pro malé firmy v praxi.
Jak vybrat a přejít
Srovnání funkcí v tabulce
Tabulka srovnává funkce, ne kvalitu. Údaje vycházejí z nápověd a produktových stránek výrobců, „neuvádí“ znamená, že je výrobce na oficiálních stránkách nepopisuje. Pořadí sloupců je stejné jako v textu a nic neříká o tom, který nástroj je lepší.
| Funkce | Freelo | Asana | ClickUp | Planner | Notion | Deck |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kanbanová nástěnka | ano | ano | ano | ano, kbelíky | ano, pohled databáze | ano |
| Časová osa nebo Gantt | od tarifu Business | ano | ano | jen prémiové plány | ano | neuvádí |
| Import z Trella | vestavěný | přes Migrator.xyz | vestavěný | neuvádí | vestavěný | JSON nebo API |
| České rozhraní | ano | ne | ne v mobilu | podle prohlížeče | ne | neuvádí |
| Data v EU | ano, Praha | jen Enterprise | jen Enterprise | neuvádí | jen Enterprise | podle vašeho serveru |
| Měření času | ano | neuvádí | neuvádí | neuvádí | neuvádí | neuvádí |
| Provoz | cloud výrobce | cloud výrobce | cloud výrobce | cloud Microsoftu | cloud výrobce | váš server |
Jak vybrat podle situace
Nejrychleji vybere ten, kdo ví, co mu na Trellu dnes vadí. Tabulka převádí typické důvody odchodu na to, co potřebujete, a ukazuje, kde to hledat. Nástroje se dají kombinovat, Notion třeba pro dokumentaci a Planner pro úkoly týmu v Teams.
| Co řešíte | Co potřebujete | Kde to hledat |
|---|---|---|
| Víc než deset lidí na nástěnkách | nástroj bez tohoto limitu | Freelo, Planner v Microsoft 365, Deck |
| Část týmu nemluví anglicky | české rozhraní a podporu | Freelo |
| Plánování termínů v čase | časovou osu nebo Gantt | Asana, ClickUp, Freelo Business |
| Firma žije v Teams a Outlooku | úkoly propojené s Microsoft 365 | Microsoft Planner |
| Úkoly a dokumentace na jednom místě | databáze s více pohledy | Notion, ClickUp |
| Data musí zůstat v Česku nebo EU | servery v EU nebo vlastní server | Freelo, Nextcloud Deck |
| Vyúčtování práce klientům | měření času u úkolů | Freelo |
Přechod z Trella krok za krokem
Stěhování nástěnek zvládnete za odpoledne, zaběhnutí týmu trvá pár týdnů. Nejdůležitější je nepřenášet nepořádek a mít zálohu pro případ, že import něco vynechá. Osvědčené pořadí vypadá takto.
- Projděte nástěnky v Trellu, archivujte staré karty a sepište, které nástěnky se opravdu používají.
- Z každé důležité nástěnky stáhněte export ve formátu JSON, který podle Atlassianu může udělat každý člen nástěnky.
- Založte v novém nástroji zkušební projekt a naimportujte jednu menší nástěnku.
- Zkontrolujte komentáře, přílohy, termíny a přiřazení lidí a porovnejte je s originálem.
- Uzavřete s dodavatelem smlouvu o zpracování osobních údajů a uložte ji k dokumentaci GDPR.
- Naimportujte zbytek, v Trellu nastavte nástěnky jen pro čtení a po měsíci je archivujte.
✗ Častá chyba při přechodu
Tým začne pracovat v novém nástroji, ale Trello zůstane otevřené a část lidí dál píše do starých karet. Po importu proto nástěnky v Trellu uzavřete a do popisu každé napište, kde práce pokračuje. Jinak budete mít dvě verze pravdy a žádnou úplnou.
Na co myslet po přechodu
Automatizace a Power-Upy z Trella se většinou nepřenesou. Notion to uvádí výslovně a u ostatních nástrojů počítejte se stejným výsledkem, protože každá aplikace má vlastní systém pravidel. Sepište si, co vám v Trellu dělalo automaticky, a nastavte to v novém nástroji znovu.
Myslete i na napojení na další systémy. Pokud Trello dostávalo úkoly z e-mailu, formuláře nebo CRM, musíte integraci přepojit. Při výběru se proto vyplatí podívat, jestli nový nástroj spolupracuje s tím, co už používáte, například s CRM pro obchodní případy.
Nakonec zaškolte tým. Krátká ukázka na jednom skutečném projektu funguje lépe než dlouhý návod, protože lidé hned vidí svoje karty. Další nástroje pro malou firmu, od fakturace po sdílené úložiště, najdete v přehledu softwaru pro firmy.
Co si z toho odnést
Pět bodů rozhoduje víc než konkrétní značka: jazyk týmu, pohledy, které opravdu potřebujete, cesta pro import, umístění dat a smlouva o zpracování. Nástroj jen pomáhá tyto body dodržet. Tady je shrnutí.
- Freelo je nejbližší náhrada pro český tým, který chce nástěnky, měření času a data v Česku.
- Asana a ClickUp přidají časovou osu a mnoho pohledů, ale počítejte s anglickým rozhraním.
- Planner vyzkoušejte jako první, pokud už firma platí Microsoft 365.
- Notion zvolte, když chcete úkoly propojit s dokumenty a wiki v jednom místě.
- Před stěhováním si stáhněte JSON export z Trella a importujte nejdřív jednu nástěnku.
Recenze a zkušenosti uživatelů
Recenze nástrojů na úkoly najdete v obchodech s aplikacemi Google Play a App Store a u Freela také na jeho webu v referencích firem. Při čtení recenzí hledejte zkušenosti týmů podobné velikosti jako váš a všímejte si data, protože se aplikace rychle mění. Hodnocení mobilní aplikace neříká nic o importu z Trella, ten si vždy vyzkoušejte sami.
Časté otázky
Jaká je česká alternativa k Trellu?
Freelo od společnosti Freelo Bay s.r.o. z Pardubic. Má české rozhraní i podporu, kanbanové nástěnky, měření času a vestavěný import nástěnek z Trella.
Co se stane, když v Trellu překročím limit spolupracovníků?
V základním tarifu je limit deset spolupracovníků na Workspace. Po jeho překročení jsou nástěnky jen pro čtení, nemůžete přidat nové lidi a automatizace neběží.
Kdo se v Trellu počítá do spolupracovníků?
Každý, kdo byl pozván na nástěnku nebo do Workspace, včetně hostů a nevyřízených pozvánek. Nepočítají se lidé jen na uzavřených nástěnkách a deaktivované účty.
Jak z Trella dostanu svá data?
Každý člen nástěnky ji může exportovat do formátu JSON. Export do CSV a export všech nástěnek Workspace najednou je jen v tarifu Premium.
Umí Freelo import z Trella?
Ano. V Trellu vytvoříte API klíč a token, vložíte je ve Freelu do Nastavení v části Import a export a vyberete nástěnky. Import proběhne večer a e-maily uživatelů přiřadíte ručně.
Je Asana v češtině?
Není. Asana nabízí angličtinu, němčinu, polštinu a další jazyky, čeština mezi nimi podle nápovědy chybí.
Jak přenesu nástěnky z Trella do Asany?
Přes partnerskou aplikaci Migrator.xyz z adresáře aplikací Asany. Přenáší termíny, štítky, checklisty a přílohy, podporu poskytuje její vlastní tým.
Co z Trella přenese import do ClickUp?
Přiřazené osoby, komentáře, popisy, štítky, termíny, checklisty, vlastní pole a přílohy do jednoho gigabajtu. Titulní obrázky karet se nepřenesou.
Mám Microsoft Planner v Microsoft 365?
Planner je součástí předplatných Microsoft 365 a Office 365. Časovou osu, závislosti a vlastní pole ale mají jen prémiové plány s licencí Planner Plan 1 nebo Planner and Project Plan 3.
Přenese Notion automatizace z Trella?
Nepřenese. Nástěnky se převedou na databáze a karty na položky, Power-Upy, automatizace a oprávnění musíte nastavit znovu.
Kde Trello ukládá data?
Podle Atlassianu v datových centrech AWS v USA. Umístění v EU pro Trello nenabízí a přenos kryje smlouvou se standardními smluvními doložkami.
Který nástroj má data v Česku?
Freelo uvádí servery v Praze. U Nextcloud Deck rozhodujete o umístění sami, protože běží na vašem serveru.
Potřebuji s nástrojem na úkoly smlouvu podle GDPR?
Ano, pokud na kartách máte osobní údaje, je poskytovatel vaším zpracovatelem a potřebujete smlouvu podle čl. 28 obecného nařízení. U cloudových služeb bývá součástí obchodních podmínek.
Je Nextcloud Deck vhodný pro velkou firmu?
Vývojáři upozorňují, že při velkém množství nástěnek a karet zatím není připravený na intenzivní použití. Pro malý tým s vlastním Nextcloudem obvykle stačí.
