Signi, DocuSign i Adobe Acrobat Sign zvládnou poslat smlouvu k podpisu e-mailem a vrátit podepsané PDF, v každodenní práci se ale liší hodně. Signi je český nástroj s BankID, vlastními vzory a archivem s časovými razítky. DocuSign staví na obálkách, šablonách a stovkách integrací a Acrobat Sign je součástí Acrobatu a úzce navazuje na prostředí Microsoftu.
Tenhle článek neřeší, jaký druh elektronického podpisu která smlouva potřebuje. Právní stránku shrnuje samostatný článek o tom, k čemu je elektronický podpis pro firmy. Tady jde o praxi: jak rychle připravíte opakovaný dokument, jak nastavíte pořadí podepisujících, jak ověříte protistranu a kde podepsané dokumenty skončí.
Údaje vycházejí z webů výrobců, jejich ceníků a nápovědy. Ceny neuvádíme, protože se mění, místo nich popisujeme, čím se tarify liší a co v nich chybí. Další nástroje pro malé firmy najdete v přehledu softwaru pro firmy a živnostníky.
V kostce
- Signi: pražský nástroj s vlastními vzory z Wordu, podpisem přes BankID, ověřením protistrany a dlouhodobým archivem s časovými razítky.
- DocuSign: americká služba s obálkami, sdílenými šablonami, hromadným odesíláním a širokou nabídkou integrací od Google Drive po Salesforce.
- Adobe Acrobat Sign: podpisy jako součást Acrobatu pro týmy, s pořadím sekvenčním, paralelním i hybridním a integracemi do Microsoft 365.
- Pozor na archiv: bez modulu archivu Signi podle nápovědy dokončené dokumenty po několika měsících maže, PDF si proto ukládejte i jinam.
- Ověření identity: BankID z trojice popisuje jen Signi, DocuSign a Adobe ověřují dokladem se selfie nebo kódem v SMS jako placený doplněk.
- Protistrana účet nepotřebuje ani v jednom ze tří nástrojů, podepisuje z odkazu v e-mailu.
Co online podpis v praxi řeší
Nástroj na podpis nahrazuje tisk, skenování a obíhání papírů jedním odkazem, který protistrana otevře v telefonu. Kdo dokument podepsal a kdy, zaznamená auditní stopa. Podepsané PDF pak dostanou všechny strany e-mailem.
Pro malou firmu je ale podpis jen konec procesu. Většinu času zabere příprava dokumentu: doplnění jména, adresy a částky, určení, kdo podepisuje první, a hlídání, kdo ještě nepodepsal. Právě tady se nástroje liší nejvíc.
Třetí otázka přichází až po měsících: kde podepsané dokumenty leží a jak dlouho. Smlouvy, dohody a předávací protokoly je potřeba uchovat roky. Archiv proto řešte hned na začátku, ne ve chvíli, kdy dokument hledáte kvůli sporu.
Kdo za nástroji stojí
Signi provozuje pražská Digital factory s.r.o., která podle webu začínala se službou iSmlouva a později se přejmenovala. Mezi investory uvádí Českou spořitelnu a působí také na Slovensku a v Maďarsku. Data podle svého webu ukládá výhradně na serverech v Evropské unii.
DocuSign je americká společnost Docusign, Inc., která se zaměřuje na smlouvy od podpisu po jejich správu. Samoobslužné tarify se kupují online, podnikové plány přes obchodní oddělení. Ceník a nápověda jsou pro české zákazníky v angličtině.
Adobe Acrobat Sign je podpisová služba Adobe, kterou firma prodává hlavně jako součást Acrobatu pro týmy. Kdo už Acrobat Standard nebo Pro používá, má odesílání k podpisu v licenci. Pro větší firmy existují samostatné plány Acrobat Sign Solutions na míru.
Jak probíhá podepisování
Šablony místo opakovaného nahrávání
Pokud posíláte pořád stejný typ dokumentu, šablona ušetří víc času než samotný elektronický podpis. Signi umí vytvořit vlastní vzor z libovolného dokumentu Word s doplňovacími poli pro text, číslo, adresu nebo výběr z možností. U každého pole určíte, jestli je povinné a kdo ho vyplňuje.
Zajímavá je možnost nechat část polí vyplnit protistranu, například zaměstnance u osobního dotazníku nebo zákazníka u objednávky. Navrhovatel pak podepisuje až jako druhý, protože každá úprava dokumentu dřívější podpisy odstraní. Vzory jsou v Signi placenou funkcí vyšší licence, případně je provozovatel za poplatek připraví podle vašich podkladů.
DocuSign má opakovaně použitelné šablony ve všech tarifech, sdílení šablon v týmu od tarifu Standard a zamčené šablony v Business Pro. Acrobat Sign pracuje s knihovními šablonami, u kterých tvůrce nastaví, zda je vidí jen on, skupina, nebo celý účet. Pro jednoho podnikatele stačí osobní šablony, pro tým rozhoduje právě sdílení.
Pořadí podepisujících a role
Pořadí určuje, kdo dokument uvidí první a kdo až po něm. V Signi se podepisující přetahují v seznamu a volba „Navrhovatelé první“ zajistí, že nejdřív podepíše vaše firma a teprve pak protistrana. Když dopředu nevíte, kdo bude za dodavatele podepisovat, pomůže vícekrokové podepisování, kdy se dokument zamkne až posledním podpisem.
Acrobat Sign nabízí tři režimy. Sekvenční pošle dokument postupně, paralelní všem najednou a hybridní kombinuje obojí, takže například tři jednatelé podepíší současně a teprve pak dokument jde zákazníkovi. Každý příjemce může mít vlastní roli, způsob ověření i soukromou zprávu.
DocuSign řeší totéž pořadím doručení a typy příjemců. Kromě podepisujícího zná například příjemce kopie, osobu, která dokument musí jen zobrazit, editora nebo prostředníka, který doplní údaje dalších podepisujících. Podpisové role má Signi až v licenci Corporate a podmíněné směrování DocuSign nabízí jen v podnikových plánech.
★ Jeden vzorový dokument si projděte celý
Než nástroj koupíte, pošlete si ve zkušební verzi skutečnou smlouvu se dvěma podepisujícími na vaší straně a jedním externím. Zkuste pořadí, připomínku i odmítnutí. Za půl hodiny uvidíte, co vám bude v každodenní práci vadit.
Jak ověřit, kdo podepisuje
Základem všech tří nástrojů je odkaz v e-mailu, u důležitějších dokumentů je ale vhodné přidat druhý krok. Signi standardně vyžaduje kód z SMS a podpis prstem, stylusem nebo touchpadem, který se ukládá jako biometrický záznam. DocuSign ve všech tarifech umí přístupový kód e-mailem a Acrobat Sign jednorázové heslo e-mailem.
Silnější ověření se všude platí zvlášť. Signi jako jediné ze tří nabízí BankID, tedy ověření přes internetové bankovnictví, které banka už jednou provedla. Jak bankovní identita funguje, vysvětluje článek o bankovní identitě a jejím využití. Signi ověření navíc umí kontrolu dokladu se selfie, sankčních seznamů a mikroplatbu a platné ověření použije znovu u dalších dokumentů.
DocuSign v samoobslužných tarifech prodává ověření dokladem totožnosti s biometrickou kontrolou jako placený doplněk, ověření kódem přes SMS nebo telefon se sjednává přes obchod. Acrobat Sign zná telefonní ověření, doklad se selfie a cloudové digitální podpisy přes poskytovatele identity, ověření podle znalostních otázek je ale jen pro příjemce v USA. Tyto metody Adobe účtuje podle spotřeby.
Podpis na jednom zařízení
Ne každý podpis probíhá na dálku, v prodejně nebo u zákazníka se podepisuje na tabletu na místě. Signi má pro to režim podpisu na jednom zařízení: všechny podpisy proběhnou na zařízení navrhovatele a výzvy se neposílají. Dá se kombinovat s dálkovým podpisem, takže jednatel podepíše předem a zákazník na místě.
Acrobat Sign má roli podepisujícího osobně s hostitelem, který dokument na sdíleném zařízení předloží. Totožnost podepisujícího v tu chvíli ověřuje hostitel, funkci musí povolit administrátor účtu. DocuSign nabízí osobní podpis od tarifu Standard.
V praxi se tento režim hodí u předávacích protokolů, servisních listů nebo smluv uzavíraných v kanceláři. Tablet s nabíječkou a jasný postup pro obsluhu jsou důležitější než samotný nástroj, protože zákazník nechce čekat. V Signi se e-mail zákazníka zadává jen proto, aby mu po podpisu přišlo hotové PDF.
Připomínky, lhůty a odmítnutí
Dokument, na který protistrana zapomene, je nejčastější brzda. Signi nastavuje platnost návrhu a četnost upomínek už při odeslání, expirovaný dokument jde upravit a poslat znovu. Smazáním expirovaného dokumentu se podle nápovědy vrací kredit.
Signi má v licenci Corporate také fikci doručení, která dokument automaticky dokončí, když adresát do lhůty nepodepíše. Funguje jen pro scénáře s jednou protistranou a výchozí lhůtu lze v nastavení pracovního prostoru změnit. Protistrana, která podepsat nechce, může dokument v Signi i v Acrobat Sign odmítnout místo podpisu.
DocuSign má připomínky ve všech tarifech a plánované odesílání od tarifu Standard. Pozor na počítání obálek: podle ceníku se obálka započítá už při odeslání, i když ji nikdo nepodepíše. Acrobat Sign umožňuje nastavit termín dokončení a připomínky upravovat v přehledu smluv.
Archiv a co po podpisu
Nejdůležitější rozdíl, který v tabulkách funkcí snadno přehlédnete, je archiv. Nápověda Signi uvádí, že bez modulu Signi Archive se dokončené dokumenty po šesti měsících přesunou do koše a po dalších třiceti dnech se trvale smažou. S modulem archivu Signi obnovuje časová razítka, ukládá PDF/A a doba uchování se nastavuje v letech.
Acrobat Sign podle nápovědy ve výchozím stavu drží smlouvy, dokud je účet aktivní. Administrátor může nastavit automatické mazání po zvolené lhůtě a zapnout zasílání kopie každé dokončené smlouvy s auditní zprávou na archivní e-mail. Přes Power Automate se dokumenty dají ukládat do SharePointu, OneDrivu, Google Drive nebo Dropboxu.
DocuSign má úložiště smluv ve všech tarifech a retenční politiky v podnikových plánech. Ať zvolíte cokoli, ukládejte podepsaná PDF i do vlastního firemního úložiště. Srovnání takových úložišť najdete v článku Google Workspace, nebo Microsoft 365.
⚠ Neberte podpisový nástroj jako jediný archiv
Předplatné se může změnit, licence skončit a moduly archivu nemusí být v každém tarifu. Každý podepsaný dokument si proto automaticky ukládejte do firemního cloudu nebo do systému, kde máte ostatní dokumentaci. Ověřte si i to, jak dlouho nástroj dokumenty drží po zrušení účtu.
Integrace s firemními systémy
Integrace rozhodují, jestli budete dokumenty k podpisu nahrávat ručně, nebo je odešlete přímo z CRM, e-mailu či personálního systému. Signi nabízí hotové konektory pro Microsoft 365 a Dynamics, doplněk pro Gmail a Disk Google, Make, Salesforce, Helios a řadu českých HR systémů. API s webhooky o změně stavu dokumentu je v licenci Scaleup.
DocuSign má napojení na Google Drive, OneDrive, Dropbox a Box a na Google Workspace a Microsoft 365 ve všech tarifech. Slack, Teams a Zoom přidává tarif Standard, integrace se Salesforce, Dynamics a NetSuite jsou jen v podnikových plánech. Podle provozovatele nabízí přes tisíc hotových integrací.
Acrobat Sign podle Adobe funguje jako preferované podpisové řešení Microsoftu, s doplňky pro Outlook, Word a Teams a s Power Automate. Integrace Adobe uvádí jako součást ceny, bez příplatku. Na seznamu jsou i Salesforce, Workday, SAP SuccessFactors, ServiceNow a Zapier.
Jak vybrat a zavést nástroj
Tarify a limity odesílání
Každý nástroj počítá spotřebu jinak, a to rozhoduje víc než cena licence. Signi prodává licence s neomezeným počtem uživatelů a k nim předplatné dokumentů s platností dvanáct měsíců. Pro příležitostné použití má balíček Pay as You Go pro jednoho uživatele a pár dokumentů měsíčně.
DocuSign počítá obálky. Nejnižší tarif Personal má jednoho uživatele a pevný měsíční počet obálek, tarify Standard a Business Pro mají roční limit obálek na uživatele a nadlimitní obálky se doplácejí. Vyšší úrovně podpisu jsou podle ceníku jen v podnikových plánech.
Adobe u Acrobatu Standard a Pro uvádí neomezený počet transakcí s výhradami, omezuje ale velikost souboru, počet stran a počet podepisujících na jednu smlouvu. Acrobat Pro dovolí víc podepisujících na dokument než Standard. Telefonní ověření a ověření dokladem jsou placené zvlášť.
Srovnání v jedné tabulce
Tabulka shrnuje praktické funkce podle webů a nápovědy výrobců. Údaj „nepopisuje“ znamená, že jsme funkci na oficiálních stránkách nenašli.
| Funkce | Signi | DocuSign | Adobe Acrobat Sign |
|---|---|---|---|
| Provozovatel | Digital factory s.r.o., Praha | Docusign, Inc., USA | Adobe |
| Čeština v aplikaci | ano | nepopisuje | český web a ceník |
| Vlastní šablony | ano, vyšší licence | ano, sdílení od Standard | ano, knihovní šablony |
| Pořadí podepisujících | ano, i vícekrokové | ano, pořadí doručení | sekvenční, paralelní, hybridní |
| Podpis přes BankID | ano, vyšší licence | nepopisuje | nepopisuje |
| Ověření dokladem a selfie | ano, placené ověření | ano, placený doplněk | ano, placené podle spotřeby |
| Podpis na jednom zařízení | ano, vyšší licence | ano, od Standard | ano, s hostitelem |
| Hromadné odeslání | ano, Corporate Plus | ano, Business Pro | ano |
| Dlouhodobý archiv | modul Signi Archive | retence v podnikových plánech | drží se, dokud je účet aktivní |
| Umístění dat | servery v EU | na dotaz v podnikových plánech | nepopisuje |
Jak vybrat podle situace
Nejrychleji vybere ten, kdo ví, co ho dnes nejvíc zdržuje. Tabulka převádí typické situace na potřebnou funkci a nástroj, který ji popisuje.
| Co řešíte | Co potřebujete | Kde to hledat |
|---|---|---|
| Opakujete stejné smlouvy | vzory s doplňovacími poli | Signi, DocuSign, Acrobat Sign |
| Podepisujete s neznámými lidmi | ověření přes BankID nebo doklad | Signi BankID, ostatní doklad se selfie |
| Pracujete v Microsoft 365 | doplňky pro Outlook, Word a Teams | Acrobat Sign, DocuSign, Signi |
| Podepisujete na prodejně | podpis na jednom zařízení | všechny tři |
| Rozesíláte dokument celé firmě | hromadné odeslání | DocuSign Business Pro, Signi Corporate Plus |
| Musíte dokumenty držet roky | archiv s časovými razítky | Signi Archive |
| Podepisujete jen občas | balíček bez licence | Signi Pay as You Go, DocuSign Personal |
Zavedení ve firmě krok za krokem
Technicky je nástroj připravený za hodinu, zvyk ve firmě trvá déle. Postup, který funguje u všech tří:
- Sepište pět dokumentů, které podepisujete nejčastěji, a u každého počet podepisujících.
- Ve zkušební verzi vyzkoušejte jeden skutečný dokument od šablony po archiv.
- Nastavte výchozí pořadí, připomínky a platnost návrhu, ať je nemusí nikdo řešit ručně.
- Rozhodněte, kam se budou podepsaná PDF ukládat, a nastavte to automaticky.
- Zapište nástroj do záznamů o zpracování osobních údajů, jak popisuje článek o GDPR pro malé firmy.
- Po měsíci zkontrolujte spotřebu dokumentů nebo obálek a podle ní upravte tarif.
Co si z toho odnést
Pět bodů, které rozhodují víc než délka seznamu funkcí:
- Signi vybírejte pro české prostředí, BankID, vzory z Wordu a archiv s časovými razítky.
- DocuSign dává smysl pro mezinárodní obchod a firmy, které chtějí integrace s mnoha aplikacemi.
- Acrobat Sign je nejpohodlnější pro firmy, které už platí Acrobat a pracují v Microsoft 365.
- Archiv řešte hned, nespoléhejte, že nástroj dokumenty udrží navždy.
- Silnější ověření identity počítejte jako náklad navíc ve všech třech nástrojích.
Recenze a zkušenosti uživatelů
Recenze podpisových nástrojů najdete v hodnocení mobilních aplikací na Google Play a App Store a v případových studiích, které výrobci zveřejňují na svých webech. Při čtení recenzí sledujte velikost firmy a zemi pisatele, protože zkušenost korporace z USA se s českou živnostnickou praxí často nepotká. Všímejte si hlavně poznámek k podpoře, archivu a změnám tarifů.
Časté otázky
Který nástroj na podpis dokumentů online je nejvhodnější pro malou firmu?
Pro českou firmu s českými zákazníky obvykle Signi, protože má češtinu, BankID a české integrace. Kdo už platí Acrobat, může začít s Acrobat Sign bez dalšího nákupu, a DocuSign se vyplatí hlavně při mezinárodním obchodu.
Musí mít protistrana účet?
Ne. Ve všech třech nástrojích protistrana podepíše z odkazu v e-mailu bez registrace. Účet potřebuje jen ten, kdo dokumenty odesílá.
Dá se podepisovat přes BankID?
Z těchto tří nástrojů BankID popisuje jen Signi, a to pro vzdálenou identifikaci i podpis BankID Sign. Funkce je ve vyšší licenci a služby BankID se přefakturují podle spotřeby.
Jak nastavím, kdo podepisuje první?
V Signi přetažením podepisujících v seznamu nebo volbou Navrhovatelé první, v Acrobat Sign zapnutím podpisu v pořadí. DocuSign určuje pořadí doručení u každého příjemce.
Můžu podepsat více lidí najednou?
Ano. Acrobat Sign má paralelní i hybridní režim, kdy skupina podepíše současně a pak dokument pokračuje dál. Signi a DocuSign také umějí více podepisujících v jednom dokumentu.
Co se stane s dokumenty po zrušení předplatného?
Záleží na nástroji a tarifu. Signi bez modulu archivu podle nápovědy dokončené dokumenty po několika měsících maže, Adobe je drží, dokud je účet aktivní. Podepsaná PDF si proto vždy ukládejte i do vlastního úložiště.
Jde podepsat dokument na tabletu v kanceláři?
Ano, všechny tři to umějí. Signi má podpis na jednom zařízení, Acrobat Sign roli osobního podpisu s hostitelem a DocuSign osobní podpis od tarifu Standard.
Kolik dokumentů můžu poslat?
Signi prodává předplatné dokumentů s platností dvanáct měsíců, DocuSign počítá obálky podle tarifu a Adobe u Acrobatu omezuje hlavně velikost souboru, počet stran a podepisujících na smlouvu.
Počítá se nepodepsaná obálka v DocuSign?
Ano. Podle ceníku se obálka započítá už při odeslání, bez ohledu na to, jestli ji někdo podepíše.
Dá se podpis napojit na CRM?
Ano. Signi má konektory například pro Salesforce, Microsoft Dynamics a Helios, DocuSign a Acrobat Sign nabízejí integraci se Salesforce a dalšími systémy. U DocuSign je Salesforce jen v podnikových plánech.
Kde leží data?
Signi uvádí servery výhradně v Evropské unii. DocuSign nabízí volbu umístění dat v podnikových plánech a u Acrobat Sign jsme umístění dat na oficiálních stránkách nenašli.
Umí nástroj rozeslat dokument celé firmě?
Ano. Signi má hromadnou rozesílku v nejvyšší licenci, DocuSign hromadné odeslání v tarifu Business Pro a Acrobat Sign funkci Send in Bulk.
Je potřeba řešit GDPR?
Ano, podpisový nástroj zpracovává jména, e-maily a telefony. Zapište ho do záznamů o zpracování a ověřte si smluvní podmínky zpracovatele.
Jaký podpis potřebuje konkrétní smlouva?
To je právní otázka, kterou tento článek neřeší. Rozdíly mezi prostým, zaručeným a kvalifikovaným podpisem vysvětluje samostatný článek o elektronickém podpisu pro firmy.
